Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Служебная записка. Образец написания». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Служебную записку составляют в свободной форме. В шапке указывают, кому предназначено обращение. Далее идет текст, дата и подпись того, кто подготовил бумагу. В служебной записке должна быть кратко изложена суть вопроса. Есть идеи, как решить проблему? Укажите варианты, не описывая их подробно. Пусть коллега или руководитель примет документ и распорядится, как действовать дальше.
Служебная записка, докладная и объяснительная: в чем разница
У каждого из этих видов документов своя задача:
- Служебные записки используют, чтобы попросить о чем-то, проинформировать о проблеме, предложить пути решения вопроса.
- Докладную можно назвать жалобой. Сотрудник доводит до сведения руководства, что кто-то из коллег не соблюдает правила охраны труда, прогуливает работу, нарушает дисциплину. Начальник должен отреагировать и разобраться, что произошло.
- В объяснительной сотрудник указывает причины, почему не выполнил те или иные обязанности. Объяснительные пишут, когда из-за чьей-то невнимательности или халатности компания понесла убыток.
Составляют ли в электронном виде
Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет. Следовательно, обязательно надо изучить не только образец, как написать служебную записку от руки, но сказать пару слов об электронных докладных. Они уже существуют, и правила их оформления практически не отличаются. Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.
Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны каким-то образом отделяться от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы. Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции. В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений.
Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.
Служебная записка в деловом документообороте
В классическом представлении служебная записка — это форма коммуникации между сотрудниками организации, которая помогает зафиксировать обстоятельства различных происшествий, а также является наиболее эффективным способом урегулирования производственных вопросов, конфликтов и различных непредвиденных ситуаций.
Помимо своего непосредственного назначения, служебная записка является доказательством существующей проблемы, а также фиксирует исполнение должностным лицом своих обязанностей по её устранению.
Сотрудник не всегда может отреагировать на сложившуюся ситуацию, происходит это по целому ряду причин:
- решение проблемы выходит за рамки его компетенции;
- решение проблемы выходит за рамки его должностных инструкций;
- решение проблемы зависит не только от него, но и от других лиц, отделов, служб;
- сотрудник не владеет всей необходимой информацией, а её сбор может занять некоторое время;
- сотрудник занят более приоритетными задачами;
- возникают обстоятельства непреодолимой силы.
Служебная записка онлайн
Если организация имеет в достаточной степени компьютеризированный документооборот, то служебные записки могут пересылаться не в бумажном, а в электронном виде. Иногда это даже проще и удобнее, ведь бумажный носитель может быть утерян или испорчен, а электронный текст надежно сохраняется в памяти компьютера. При направлении текста служебной записки по Интернету стоит учитывать несколько дополнительных моментов.
- Бланки, шаблоны и образцы записок могут быть созданы, утверждены руководством и сохранены в отдельном файле или папке, доступной любому пользователю локальной сети.
- Адресат указывается не в тексте «шапки» служебной записки, а в строке «Адрес» либо «Тема», если электронный ресурс общий.
- Подпись может вставляться в текст записки автоматически, что экономит время составителя.
- Рекомендуется всегда запрашивать уведомление о прочтении электронного письма: это послужит дополнительным подтверждением получения служебной записки, а также ее своевременного отправления.
Этот пункт не регламентирован. Обычно ставится дата ознакомления и подпись с решением. Однако чаще всего форма ответа на служебную записку также устанавливается индивидуально, локальными документами с учетом специфики организации. Идеальный вариант – наличие примера такого документа в компании, утвержденный начальником, чтобы сотрудникам было проще оформлять такие бумаги.
Если сотрудник хочет выразить согласие по какому-либо вопросу, следует начать с фраз типа: «Сообщаем Вам…» или «Извещаем Вам…». Как правило, уже в первых предложениях должна быть обозначена основная мысль, которая несет позитивный характер.
Если же он отказывает по каким-либо причинам, следует использовать нейтральные и вежливые фразы: «Благодарим Вас за Ваши предложения, но…» или «В связи с…». С прямого отказа начинать не нужно, потому что для официальной переписки такая реакция не характерна.
Важно! Лучше всего обращаться к локальным документом определенной компании, чтобы решить подобные вопросы, потому что именно там указан регламент оформления документов.
Назначение и виды служебных записок
Служебная записка — это внутренний документ организации, применяющийся в делопроизводстве для следующих целей:
- для информирования коллег:
- о совершении тем или иным специалистом каких-либо действий;
- изменениях в рабочем процессе;
- изменениях в локальной документации;
- изменениях в составе информации, используемой для производственных целей;
- делегирования руководителем заданий к исполнению подчиненным по должности работникам;
- информирования сторонних организаций (контрагентов, государственных органов и т. д.) об изменениях в сложившихся между организациями правоотношениях, нарушениях с той или другой стороны, имеющихся предложениях о сотрудничестве и т. д.
Таким образом, предназначение всякой служебной записки — это передача информации определенному адресату, и, как правило, любой образец служебной записки служит для побуждения адресата к каким-либо действиям.
На этом основании выделим следующие основные группы служебных записок:
- о премировании;
- применении дисциплинарного взыскания;
- проведении служебного расследования;
- списании материальных ценностей;
- направлении в командировку;
- выдаче денежных средств под отчет;
- предоставлении материальной помощи;
- неисполнении служебных обязанностей;
- проведении проверки контрагента;
- исполнении сотрудником порученного задания и его результатах;
- согласовании изменений в типовых формах документов и др.
Внешний вид документа и описание его полей
Записка служебная – это разновидность внешнего или внутреннего штатного документа предприятия. Её внешний вид и форма зависят от адресата и функциональности. То есть, служебная записка руководителю, например, существенно будет отличаться от обращения к кадровику или другому служащему более низкого статуса. Составить её можно не только в форме обращения к директору, но и в виде доклада. В качестве реакции на непредвиденное поведение сотрудника. И подобное «донесение» не будет считаться докладной, если оформить его грамотно, как служебную записку.
Чаще всего служебные записки адресуются вышестоящим лицам, так как связаться с руководителями простым служащим бывает трудно – то директора нет на месте, то он не в настроении. А как же работнику достучаться до руководства? Ответ один: путем передачи служебной записки. В ней можно отразить не только просьбу, но и обращение, и претензию.
Виды записок бывают разными.
В зависимости от функции выделяют следующие разновидности:
- докладная;
- объяснительная;
- аналитическая.
Служебная записка: назначение, форма, функции
Сводка содержит определенную сумму сведений, полученных от различных должностных лиц, или организаций, например, сводка отзывов по проекту документа, сводка предложений, замечаний. Чаще всего сводка оформляется в форме таблиц или графиков по тем же правилам, что и справка.
Зачастую основаниями являются оскорбительные выражения на предприятии во время работы, хамские поступки, которые учитывают с особым вниманием при ее создании.
По законодательству не выделяют различные сведения служебного характера, таким образом упоминание о докладной записке не встречается в разделах Трудового Кодекса и нормативных актах.
Ее сравнивают с внутренним кодом, применяемым в целях удобной передачи информационных сведений различным должностным лицам одного предприятия, также как объяснительные или служебные записки.
По каким случаям составляют служебную записку
Взаимоотношения между подразделениями – дело щепетильное и требующее порой письменного оформления. Предположим, над проектом совместно работают сотрудники нескольких территориально удалённых подразделений. Чтобы обмениваться достоверной информацией, телефона мало, необходимы письменные источники.
Или же другой, менее приятный вариант: нужно привлечь работника к дисциплинарной ответственности за нарушение должностных обязанностей. Как доказать, что такое нарушение вообще было, и в чём оно состояло? Разумеется, при помощи письменных источников: резолюций, внутренней переписки, письменных поручений и других подобных записей.
Возможны случаи, когда нужно сделать заявку или довести до сведения всех сотрудников важную информацию. Это можно сделать при помощи служебной записки.
Обязательные реквизиты
Служебная записка – это, прежде всего, документ, а потому и составляться она должна с соблюдением правил делового документооборота, ориентируясь на образец. Служебной записки, грамотно составленной, вполне достаточно, чтобы решить производственный вопрос. Документ должен содержать следующие сведения:
- кому адресована служебная записка;
- в чём её суть, обоснование, ссылка на законы, нормы, указания;
- приложения – если есть;
- кем подписана – руководитель подразделения, имеющий право подписи внутренних документов;
- кем составлена – исполнитель, непосредственно составивший образец служебной записки;
- регистрационный номер документа и дата его отправки адресату.
Как правило, служебные составляются по количеству адресатов в оригиналах плюс один экземпляр для отправителя. Если адресатов много, то они перечисляются в порядке иерархии в правой половине листа.
Для чего нужна служебная записка
Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы.
В случае возникновения спорных ситуаций, разногласий и конфликтов этот документ позволит быстро понять, кто виновен в каждом конкретном случае.
Цель служебной записки – уведомление какого-либо уполномоченного должностного лица о появившейся проблеме, а также просьба о ее устранении, внесение рациональных предложений и согласование совместных действий.
Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета. В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д. В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки).
Составляют ли в электронном виде
Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет. Следовательно, обязательно надо изучить не только образец, как написать служебную записку от руки, но сказать пару слов об электронных докладных. Они уже существуют, и правила их оформления практически не отличаются. Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.
Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны каким-то образом отделяться от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы. Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции. В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений.
Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.