Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно заполнять трудовую книжку». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для правильной записи, свидетельствующей о смене занимаемой должности или о переводе в иную организацию или отдел, нужно отступить 1 строчку от предыдущей заметки и продолжать нумерацию учетных записей арабскими цифрами. Форма записи даты должна быть стандартной (вида 02.02.2017г.), несоблюдение правил оформления может привести к тому, что потребуется исправлять что-либо, что влечет за собой становление книжки непригодной для использования, за что работодатель будет обязан выплатить штраф.
О переводе на другую должность
Важно! В случае если перевод по должности происходит в одной и той же компании, то указывать ее полное название необязательно. Можно просто написать номер приказа, на основании которого совершен перевод, нынешнюю должность работника и заверить все это через печать и подпись.
Комментарий к ст. 66 TК РФ
1. Трудовые книжки, являясь основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже, ведутся работодателем по основному месту работы на всех работников, работающих более пяти дней.
2. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках» (СЗ РФ. 2003. N 13. Ст. 1539).
3. Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69 утверждена Инструкция по заполнению трудовых книжек (БНА РФ. 2003. N 49), а Приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. N 117н «О трудовых книжках» (БНА РФ. 2004. N 3) — образцы трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, а также Порядок обеспечения ими работодателей.
4. В трудовую книжку заносятся сведения, исчерпывающий перечень которых приведен в ч. 4 ст. 66 ТК.
5. По желанию работника работодатель по основному месту работы может внести в трудовую книжку подтвержденные соответствующим документом сведения о его работе по совместительству (см. комментарий к гл. 44 ТК).
6. Работодатели — физические лица не могут вести трудовые книжки на лиц, работающих у них по трудовому договору (см. комментарий к ст. 309 ТК).
Порядок выдачи трудовой книжки
При увольнении работника записи, внесенные в его трудовую книжку, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя (отдела кадров) при ее наличии (п. 36 Порядка). А вот условие об обязательном заверении внесенных сведений подписью работника отсутствует. Но помните, что согласно п. 41 Правил при получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Статьями 34 – 36 Порядка установлены сроки, в которые работодатель обязан выдать работнику на руки трудовую книжку. При увольнении – в последний день работы (с внесенной в нее записью об увольнении). При получении от работника заявления о выдаче или заявления о переходе на электронный «трудовик» – в течение 3 рабочих дней.
Как заполняется титульный лист?
Необходимость в том, чтобы заполнить титульный лист трудовой книжки, чаще всего возникает, если принимаемый сотрудник впервые устраивается на работу (во всяком случае, официально). Поскольку титульник является «лицом» документа, к его заполнению нужно подходить особо ответственно. На титульном листе указывается следующая информация:
- фамилия, имя и отчество владельца книжки, а также дата его рождения;
- уровень образования (например, среднее или высшее);
- наименование профессии;
- дата, в которую открывается ТК;
- подпись лица, заполнившего книжку, а также печать организации (при наличии).
Запись о приеме на работу
При найме на работу порядок заполнения трудовой книжке такой:
- В графе 3 указывается наименование работодателя в соответствии с учредительными документами — полное и сокращенное, если оно предусмотрено. Часто кадровики указывают только сокращенное наименование, например, ООО «Ромашка», однако это неверно.
- В графе 1 строчкой ниже наименования работодателя ставится порядковый номер записи.
- В графе 2 в той же строке прописывается дата приема на работу — она берется из приказа о найме.
-
В графе 3 в той же строке делается запись о приеме. Тут правила такие:
- отдел (структурное подразделение) работодателя указывается в том случае, если это прописано в трудовом договоре;
- делается запись о должности, профессии с указанием квалификации.
Никаких иных записей при приеме на работу не делается. Например, не нужно указывать, что работник принимается по срочному договору или о том, что до принятия на работу он не имел трудового стажа.
- В графе 4 в той же строке делается ссылка на приказ, на основании которого принят сотрудник. Запись должна иметь такой вид: «Приказ от (дата) № (номер)». Допустимо в целях экономии места поменять дату и номер местами, но это уже отступление от точного следования правилам.
Печатью запись о приеме на работу не заверяется.
Такой документ как трудовая имеет одну основную цель — отображать и подтверждать имеющийся у человека трудовой стаж. Поэтому она обязательная для каждого работающего человека.
Также во время назначения пенсии в пенсионном фонде её нужно предъявлять вместе с остальными документами.
Итак, какие законодательные акты и предписания регламентируют обращение работодателя с этим важным документом:
- ТК РФ.
- Постановление правительства РФ № 255 от 16.04.2003, где прописаны нормативы её ведения.
- Приказ Министерства труда № 69 от 10.10.2003, где содержится инструктаж.
Также каждому важно знать следующие моменты:
- Трудовая будет храниться (а работодатель соответственно обеспечивать хранение) весь период работы сотрудника — от поступления на должность, до увольнения.
- Ошибка в составлении записи об увольнении работника в трудовой книжке может стать причиной проблем при последующем устройстве на работу.
- Тот работодатель, кто принимает человека на должность впервые (если до этого книжки у работника не было) несёт ответственность за то, как в трудовой будет заполнена первая страница.
Комментарий к Ст. 66 ТК РФ
1. Трудовые книжки, являясь основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже, ведутся работодателем по основному месту работы на всех работников, работающих более пяти дней.
2. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках» (СЗ РФ. 2003. N 13. Ст. 1539).
3. Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69 утверждена Инструкция по заполнению трудовых книжек (БНА РФ. 2003. N 49), а Приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. N 117н «О трудовых книжках» (БНА РФ. 2004. N 3) — образцы трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, а также Порядок обеспечения ими работодателей.
4. В трудовую книжку заносятся сведения, исчерпывающий перечень которых приведен в ч. 4 ст. 66 ТК РФ.
5. По желанию работника работодатель по основному месту работы может внести в трудовую книжку подтвержденные соответствующим документом сведения о его работе по совместительству (см. комментарий к гл. 44 ТК РФ).
6. Работодатели — физические лица не могут вести трудовые книжки на лиц, работающих у них по трудовому договору (см. комментарий к ст. 309 ТК РФ).
Что собой представляет трудовая книжка
Главный документ каждого официально работающего человека – трудовая книжка. В нее заносятся сведения о квалификации гражданина, смене им работодателя и о должностях занимаемых сотрудником. Также имеются сведения о поощрениях и наказаниях работника. Именно по указанным здесь данным можно восстановить, при необходимости, общий трудовой стаж.
Сейчас на законодательном уровне поговаривают о необходимости отмены этого документа как пережитка советского прошлого, дескать, в эру цифровых технологий негоже пользоваться архаичными носителями информации. Однако книжки применялись не только в нашем государстве: были они и во многих европейских и других странах. А переход на единую систему хранения данных о рабочей занятости гражданина — дело, конечно, хорошее, но в масштабах нашей страны и общего количества трудоспособного населения уж очень грандиозное, и требующее времени. Поэтому, пока продолжаем пользоваться привычными носителями информации о деятельности, а чтобы не создавать путаницы, постараемся делать это правильно.
Какие записи вносятся в трудовую книжку первоначально
Гражданин, который в первый раз пришел устраиваться на службу, приобретает на законных основаниях бланк трудовой у руководителя. Здесь же начинается первичное заполнение книжки.
Главной страницей в документе является титульник, так как именно с него считывается вся необходимая информация о данных владельца книжки.
- ФИО,
- дата рождения,
- образование,
- специальность,
- профессия.
Чрезвычайно важно, чтобы каждое слово, зафиксированное в трудовой, подтверждалось наличием соответствующего документа:
- паспорт,
- диплом,
- аттестат,
- военный билет и так далее.
После записи основной информации в нижней части страницы необходимо поставить подписи владельца и лица, заполняющего документ. Также здесь пишется должность этого лица и ставится печать, которая утверждает ранее написанные данные. На оформление документа руководителю дается семь дней.
Можно ли иметь две трудовые книжки одновременно?
По трудовому законодательству у работника должна быть одна трудовая книжка, в которую работодатель вносит все необходимые записи. Однако иногда в силу различных жизненных обстоятельств может случиться так, что у работника обнаружится вторая трудовая книжка.
Это может произойти, например, если сотрудник уволился, потерял трудовую книжку, и при трудоустройстве на новую работу ему оформили новую трудовую книжку (ч. 5 ст. 65 ТК РФ, письмо Федеральной службы по труду и занятости от 30.04.2008 № 1026-6). Впоследствии же работник нашел потерянную книжку. Так у него оказалось одновременно 2 документа.
В этом случае в законодательстве не прописано каких-либо санкций за наличие у работника 2 трудовых книжек. Работодатель также не имеет права как-либо оштрафовать сотрудника или отказать ему в приеме на работу по этому основанию (ч. 1 ст. 64 ТК РФ).
При этом работодатель должен вносить сведения о работе и иные необходимые записи только в одну из трудовых книжек, поскольку ведение нескольких книжек на одного работника законом не предусматривается.
Как заполнять трудовую книжку
Все записи в трудовую книжку заносятся должностным лицом организации, уполномоченным на это приказом руководителя, чаще всего — работником отдела кадров. В случае его отсутствия это может быть бухгалтер или директор предприятия. Документ подлежит регистрации в книге учета и хранится у работодателя вплоть до увольнения сотрудника или его перевода на другое место работы. При необходимости работнику выдается выписка из книжки по месту требования.
Записи ведутся разборчивым почерком, все слова приводятся в полном варианте, без каких-либо сокращений. Числовое выражение дат, характеристик и других сведений указывается только в арабских цифрах. Также нельзя записывать название месяца прописью. Правильный формат заполнения даты: 05.03.2019. Допустимо использовать шариковые, гелевые и перьевые ручки. Содержащиеся в них паста, гель и чернила должны обладать повышенной устойчивостью к воздействию воды и ультрафиолетовых лучей. Оптимальными являются синий, темно-фиолетовый и черный оттенки красящего пигмента.
Выдача трудовой книжки после увольнения работника
При увольнении сотрудника выносится соответствующий приказ Сведения о нем вносятся в трудовую книжку, запись заверяется печатью организации и печатью Документ выдается в последний день работы.
При отказе сотрудника в получении трудовой книжки, составляется соответствующий акт, работнику направляется уведомление о возможности получения трудовой книжки почтой.
Если в этот момент специалист занят в удаленном офисе, находится в командировке или не имеет возможности прибыть в кадровый отдел, ему направляется извещение о необходимости явки на предприятие для получения трудовой книжки. Как вариант, представляется возможность дать согласие на отправку трудовой книжки Почтой России.
ГЛАВА 4 ЗАПОЛНЕНИЕ СВЕДЕНИЙ О РАБОТЕ
26. Записи о приеме на работу, заключении трудового договора (контракта), переводе на другую постоянную работу, присвоении категории (разряда, класса), увольнении и основаниях прекращения трудового договора (контракта) вносятся в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки. Записи, указанные в части первой настоящего пункта, вносятся в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) нанимателя в течение семи календарных дней после его издания, а при увольнении работника – в день увольнения. Вносимые в трудовую книжку записи должны соответствовать формулировке приказа (распоряжения) нанимателя. Основанием для внесения записи о приеме на работу домашнего работника и его увольнении является трудовой договор (контракт).
27. При внесении записи о приеме на работу в графе 3 трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование нанимателя. В трудовой книжке работника, работающего у индивидуального предпринимателя, в графе 3 трудовой книжки в виде заголовка указываются фамилия, собственное имя, отчество индивидуального предпринимателя, наименование государственного органа, иной государственной организации, осуществивших государственную регистрацию индивидуального предпринимателя, дата и номер решения о государственной регистрации. Ниже заголовка в графе 1 трудовой книжки указывается порядковый номер вносимой записи, в графе 2 – дата приема на работу. В графу 3 трудовой книжки вносится запись о приеме или назначении в структурное подразделение организации с указанием его наименования, наименования должности, профессии с указанием квалификационного разряда, класса, категории, в графу 4 трудовой книжки вносятся дата и номер приказа (распоряжения) нанимателя.
28. Запись о наименовании профессии, должности в приказе (распоряжении) нанимателя о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу производится на основании штатного расписания.
29. В случае приема на работу лица, не имеющего соответствующей квалификации (разряда, класса) по профессии, после заключения трудового договора (контракта) и оформления приема на работу приказом (распоряжением) нанимателя в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу с указанием наименования профессии без квалификации. После прохождения работником обучения наниматель вносит в трудовую книжку работника запись о присвоении соответствующего квалификационного разряда.
30. Запись о приеме на работу в производство или структурное подразделение по профессиям, должностям, предусмотренным списками производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на пенсию по возрасту за работу с особыми условиями труда, утвержденными постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25 мая 2005 г. № 536 «О списках производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на пенсию по возрасту за работу с особыми условиями труда» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., № 87, 5/16012), вносится в трудовую книжку с указанием сведений, уточняющих характер выполняемой работы (производства и работы, вредные и опасные условия труда).
31. В трудовых книжках работников, занятых на работах, дающих право на пенсию по возрасту за работу с особыми условиями труда или за выслугу лет, производится запись о периоде нахождения их в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет (далее – отпуск по уходу за ребенком). Указанная запись вносится в графу 3 трудовой книжки после того, как работник вышел из отпуска по уходу за ребенком. В графе 4 трудовой книжки указываются соответствующие приказы (распоряжения) нанимателя о предоставлении отпуска по уходу за ребенком и выходе из отпуска по уходу за ребенком. Допускается внесение записей в трудовую книжку о периоде нахождения работника в отпуске по уходу за ребенком путем внесения двух записей: о предоставлении социального отпуска по уходу за ребенком и о его прекращении со ссылками на соответствующие приказы (распоряжения) нанимателя о предоставлении (прекращении) отпуска по уходу за ребенком.
ГЛАВА 9 ОФОРМЛЕНИЕ И ВЫДАЧА ДУБЛИКАТА ТРУДОВОЙ КНИЖКИ (ВКЛАДЫША К НЕЙ)
62. Дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней) выдается по письменному заявлению работника в случаях: утраты трудовой книжки (вкладыша к ней); повреждения трудовой книжки (вкладыша к ней); наличия в трудовой книжке записей о переводе на другую работу, об увольнении, признанных недействительными; отбытия лицом наказания с ограничением в трудовой деятельности либо освобождения от него; изменения половой принадлежности.
63. При выдаче дубликата трудовой книжки (вкладыша к ней) наниматель оформляет трудовую книжку (вкладыш к ней) с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу титульной страницы. Наниматель оказывает содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению к данному нанимателю.
64. В случае утраты трудовой книжки (вкладыша к ней) работник обращается к нанимателю, а уволенный работник – к нанимателю по последнему месту работы в течение шести месяцев после его увольнения с письменным заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней) выдается нанимателем не позднее 15 календарных дней со дня поступления заявления работника. При обращении работника по истечении шести месяцев после его увольнения прежним нанимателем выдается справка о периоде работы, службы работника, которая является основанием для заведения по новому месту работы работника дубликата трудовой книжки (вкладыша к ней). При прекращении деятельности нанимателя, смерти нанимателя – физического лица по вопросу выдачи справки о периоде работы, службы у данного нанимателя, а также выдачи иных документов уволенный работник обращается по месту хранения этих документов. При утрате трудовой книжки по вине нанимателя наниматель самостоятельно принимает меры для получения соответствующих документов, подтверждающих стаж работы работника, предшествующий поступлению на работу к данному нанимателю, и выдает дубликат трудовой книжки.
65. В случае если трудовая книжка (вкладыш к ней) повреждена, наниматель по последнему месту работы по письменному заявлению работника выдает ему дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней) в порядке, предусмотренном частями первой и второй пункта 64 настоящей Инструкции. На первой странице поврежденной трудовой книжки производится отметка «Взамен выдан дубликат», а трудовая книжка возвращается ее владельцу. При поступлении на новое место работы лицо предъявляет дубликат трудовой книжки.
66. При наличии в трудовой книжке работника записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, признанной недействительной, нанимателем, внесшим такую запись, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в нее этой записи. На первой странице прежней трудовой книжки производится отметка «Взамен выдан дубликат», а трудовая книжка возвращается владельцу.
67. Лицу, отбывшему наказание с ограничением в трудовой деятельности либо освобожденному от него, взамен трудовой книжки выдается дубликат без внесения в него записи об ограничениях в трудовой деятельности в порядке, предусмотренном пунктом 66 настоящей Инструкции.
68. При изменении половой принадлежности дубликат трудовой книжки выдается нанимателем по месту работы либо по последнему месту работы работника на основании документов, подтверждающих факт изменения половой принадлежности. В дубликат трудовой книжки вносится запись об общем стаже работы до поступления к данному нанимателю, подтвержденном прежней трудовой книжкой, которая остается у работника.
69. Дубликат трудовой книжки заполняется в порядке, предусмотренном для заполнения трудовой книжки. В случае если работник до поступления к данному нанимателю ранее работал, основанием для внесения записей о периодах предыдущей работы при заполнении дубликата трудовой книжки являются документы, подтверждающие стаж работы (справка о периоде работы (службы), копия приказа (распоряжения) нанимателя), которые нанимателем возвращаются работнику. При наличии копии трудовой книжки внесение сведений в дубликат трудовой книжки осуществляется на ее основании без представления документов, подтверждающих стаж работы.
70. В разделы «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях и поощрениях» нанимателем по последнему месту работы при заполнении дубликата трудовой книжки вносятся все записи о работе, награждениях и поощрениях на основании ранее изданных приказов (распоряжений). При внесении записей о работе, награждениях и поощрениях эти записи отдельно в соответствующих разделах трудовой книжки заверяются подписью нанимателя, иного лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки, и печатью нанимателя (представительства иностранной организации), а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя – печатью регистрирующего органа по месту жительства индивидуального предпринимателя.
Сведения о трудоустройстве
При внесении сведений о приёме на работу стоит соблюдать следующие правила. Если будет допущена ошибка, при оформлении данных записей, то за нею должна последовать запись о том, что предыдущая запись является не действительной, затем вносится правильная запись. Все 3 записи нумеруются в таких случаях отдельно.
Сведения о приёме сотрудника на работу должны быть внесены в раздел «Сведения о работе», согласно следующему порядку:
- В 1 графе указывается порядковый номер записи;
- Во 2, дата зачисления работника в организацию;
- В 3 графе пишется следующее – «Принят/Принята в отдел (указывается название) на должность (указывается должность)»;
- В 4 графе указывается номер и дата документа, на основании которого сотрудник принят на работу.
- В 3 графе так же указывается название организации, её реквизиты, ставится печать.
Запись о приеме на работу
Сведения о работе приводятся в графе 3 раздела «Сведения о работе». Начинается запись с наименования организации. При этом порядковой номер записи не ставится. В соответствии с разд. 3 Инструкции в виде заголовка указываются полное наименование организации, а также (при наличии) ее сокращенное наименование (например, «Муниципальное образовательное учреждение «Средняя общеобразовательная школа N 4″ (МОУ СОШ N 4)»).
К сведению. Не запрещено вносить сведения об организации путем проставления штампа, если он заправлен чернилами черного, синего или фиолетового цвета и не заходит за границы раздела.
Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, а в графе 2 — дата приема на работу.
Затем на основании приказа о приеме на работу в графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его наименования (если условие о работе в конкретном подразделении включено в трудовой договор). Наименование должности (работы), специальности, профессии указывается с отметкой о квалификации, например: «Принята на должность учителя истории второй квалификационной категории».