Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Хранение электронных документов в организации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В Концепции развития электронного документооборота, подготовленной Федеральной налоговой службой РФ, обозначены факторы, препятствующие всеобщему переходу на ЭДО, а также определены меры по их устранению.
Выбор облачного архива
Такого рода хранилища считаются самым приемлемым вариантом, который обеспечит необходимый порядок архивного хранения электронных документов. Тем более на рынке представлены сервисы, которые учитывают в работе все требования законодательства. И владельцу не придется волноваться об организации и защите процесса. При выборе «облака» следует учитывать следующие параметры:
- Функциональность. В перечень опций должны входить базовые обязательные потребности пользователя: быстрый поиск, защищенность, уничтожение в соответствии с установленными сроками и т. д.
- Приемлемая цена. Услуги должного качества с соблюдением всех норм закона будут стоить соответственно. Важно, чтобы система хранения электронных документов работала бесперебойно и обеспечивала надежную защиту. При выборе поставщика услуг изучить его репутацию, опыт работы.
- Соответствие нормам закона. При покупке следует внимательно ознакомиться с техническими особенностями сервиса. Так как согласно требованиям ГОСТа документация должна храниться в РФ в двух или более образцах.
- Как работает программа. На сегодняшний день существует два способа: веб-сервис и интеграция. Второй вариант стоит дороже, так как требует дополнительных настроек, зато позволяет отправлять материалы напрямую из учетной системы.
Особенности хранения электронных документов в цифровом архиве
Электронный архив для хранения документов подчиняется таким же законодательным требованиям, что и обычный архив, но также регулируется нормами для цифрового пространства. Например, на него распространяется как ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело», так и ГОСТ Р 54989-2012 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов».
Это не единственные нормативные акты, регулирующие работу архива цифровых документов, – в целом их довольно много. Это и уже упомянутый ФЗ №125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации», и ФЗ № 149-ФЗ от 27.07.2006 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», и Налоговый Кодекс, и «Закон о бухгалтерском учете». Еще есть приказы Росархива, постановления регуляторов (например, Банка России) и т. д.
Кроме того, предприятие имеет право устанавливать собственные нормы для ведения цифрового архива – в тех вопросах, где закон оставляет некоторую свободу действий.
Кратко: что такое электронные документы и ЭДО
Немногие компании сейчас продолжают заполнять документы вручную. В основном, любые формы создаются с помощью компьютерных программ.
Для передачи в госорганы или контрагентам документы распечатываются, подписываются уполномоченным лицом и скрепляются печатью организации (при ее наличии).
Но можно обойтись и без этого, если данные в электронном виде подписать цифровой подписью и передать адресату с помощью ЭДО (системы электронного документооборота).
Цель: увеличить скорость работы бухгалтерии и организации в целом, сделать более удобным ведение и хранение документации, обеспечить конфиденциальность данных.
Электронные документы выполняют те же функции, что и их аналоги на бумажных носителях, при этом пригодны для обработки различными системами. Посредством ЭДО отчеты передаются в ФНС, фонды, другие контролирующие госорганы, идет обмен документами между клиентами и поставщиками. Сегодня уже существуют такие виды электронных документов, как
- бухгалтерские,
- складские,
- перевозочные,
- управленческие,
- архивные,
- кадровые.
Сроки хранения и утилизации электронных документов
Электронные аналоги бумажных документов должны сохраняться на предприятии те же сроки. Напомним, какие требования установил закон:
- счета-фактуры, первичка — 5 лет;
- регистры налогового учета и налоговая отчетность — 5 лет;
- квартальные финансовые отчеты — 5 лет;
- годовые финансовые отчеты — 10 лет;
- учетная политика предприятия — 5 лет;
- сведения о доходах сотрудников (физлиц) — 75 лет;
- передаточные акты, пояснительные записки — без ограничения срока;
- все документы, связанные с ЭЦП (сертификаты проверки, сведения о ключе подписи, договор с УЦ) — 5 лет.
Особенности хранения документов в бухгалтерии
Архивирование в компании не должно противоречить нормам законодательства и внутренним нормативным актам. Сегодня организации сами определяют, в каком виде им хранить оригиналы — в бумажном или электронном. Но большинство бухгалтерских документов всё же можно оформлять и сохранять в цифре.
Независимо от вида документа, важно сохранить его для подтверждения легитимности финансовых операций. Ценность архива бухгалтерских документов для предприятия заключается в том, что он связан с сутью бизнеса — движением денежных средств. Обязательному хранению подлежат:
- договоры по финансовым операциям;
- первичные, кассовые и банковские документы;
- книги учета доходов и расходов;
- налоговые декларации;
- учетная политика организации;
- данные об инвентаризации;
- бухгалтерская отчетность;
- расчеты по страховым взносам и заработной плате;
- другие документы, связанные с финансовой деятельностью.
В чём разница между хранением электронных документов и электронным архивом
С помощью системы электронного документооборота можно существенно сократить трудовые затраты на обработку документов, сделать функциональнее систему классификации, анализа, создания и поиска документов. Но нужно различать понятия «электронный архив» и «хранение электронных документов».
Электронный архив представляет собой набор упорядоченных скан-копий бумажных или электронных документов. Он создаётся с помощью программного обеспечения. Электронные копии документов помещаются в базу данных, но это не хранение, а лишь облегчение доступа. Сам электронный документ является полноценным документом, а не скан-копией бумажного.
Хранение электронных документов — это часть системы хранения документов организации, являющейся одним из основных процессов делопроизводства. Каждый бумажный или электронный документ должен храниться в течение установленных сроков и с соблюдением правил хранения.
Разработка регламента электронного архива
При формировании электронного архива обязательным этапом является формирование его регламента. Он подразумевает создание ряда требований, в соответствии с которыми хранятся документы в архиве, срок их хранения, правил передачи и обработки документов и так далее. Регламент по электронному архиву является неким «фундаментом», на котором базируется вся его последующая работа.
Кроме того, создание регламента необходимо и в рамках соблюдения действующего законодательства и соответствующих правил. Это нужно, в том числе для того, чтобы обеспечить интеграцию и взаимодействие архива с уже существующими информационными системами. Как внутренними (в рамках предприятия), так и внешними (существующими у других предприятий и органов).
Требования к хранению электронных документов
Обратимся к требованиям ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов».
Документ должен быть читабельным на протяжении всего срока хранения. Из-за быстрого устаревания компьютерной техники и программного обеспечения возможна ситуация, когда документ, созданный много лет назад, будет невозможно прочитать из-за отсутствия необходимого ПО или устройства.
Необходимо перезаписывать документы для устранения проблемы устаревания носителей. Например, уже сегодня сложно прочитать информацию с 3,5 дюймовой дискеты, которые 10 лет назад были распространенными носителями информации. Решением этой проблемы законодатели видят периодическую перезапись информации с устаревающих носителей на более современные.
Документ должен содержать атрибуты, позволяющие его идентифицировать. Имея гипотетическое хранилище электронных документов, необходимо хранить документы таким образом, чтобы, не открывая каждый документ, пользователь мог найти нужный. Тут помогут уникальные идентификаторы и различные методы группировки и сортировки.
Документ должен быть доступен для чтения, независимо от появления новых версий редакторов и ридеров. Не зря, на сегодняшний день, все крупные разработчики ПО при разработке новых версий продукта поддерживают форматы и технологии предыдущих версий.
Согласно другому документу — Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций-, организации должны разработать внутренние нормативные документы по комплектованию, учету, хранению и использованию электронных документов. Часть рекомендаций приведена в этом же документе, что существенно облегчает формирование внутренних нормативных документов.
Требования к документам, передаваемым в электронный архив
Не менее важны вопросы по формату передаваемых документов в архив:
- При сдаче документов в архив их необходимо сконвертировать в формат архивного хранения, которым назван формат — PDF/A-1.
- Учетной единицей электронных документов в архиве организации является единица хранения – контейнер электронного документа. Контейнер электронного документа представляет собой zip-архив, который содержит сам документ и его метаданные, включая ЭП.
- Систематизация документов в дела и распределение в контейнеры проводится в подразделении, в котором ведется дело.
- Контейнеры на хранение могут передаваться по сети или на обособленном носителе информации однократной записи в двух экземплярах –основной и рабочий.
- Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации электронные документы и описи электронных документов, дел.
- Учет производится путем присвоения единицам хранения электронных документов учетных номеров, которые являются составной частью их архивного шифра, понятно, что если документы передаются обособленных носителях, то шифр необходимо проставлять на футляре носителя. При хранении электронного документа в информационной системе шифр включается в метаданные контейнера документа
- Архивный шифр единицы хранения электронных документов включает те же элементы, что и архивный шифр хранения бумажных документов и дополнительно указывается отметка о статусе экземпляра электронных документов: (осн.) –основной, (раб.) – рабочий.
ПЕРЕДАЕМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ В АРХИВ
Порядок передачи электронных документов в архив организации описан в п. 4.34 Правил 2020. Алгоритм следующий:
Шаг 1: структурное подразделение готовит электронные документы для передачи в архив – самостоятельно сохраняет их в неизменяемых форматах, при необходимости формирует дела.
Шаг 2: электронные дела записываются на обособленные носители информации (каждое в двух экземплярах), для которых затем оформляются обложки.
Шаг 3: электронные дела длительных и постоянного сроков хранения вносятся в соответствующие описи (см. Примеры 3 и 4).
Шаг 4: описи с приложениями передаются в архив организации на бумажном носителе.
Шаг 5: архивариус сканирует все носители антивирусной программой, после чего проверяет каждый записанный файл документа (тот файл, который визуализирует документ) на воспроизводимость.
Шаг 6: в опись дел вносится запись о приеме-передаче. Опись подписывают архивариус и работник, передавший документы в архив.
Цифровой архив: плюсы и минусы
На практике эта система структурирования уже неоднократно применялась. Все ее преимущества менеджеры и сотрудники компании проверили на практике. Перечислим положительные стороны инноваций:
- Обеспечивает быстрый доступ к нужному файлу и его приложениям.
- Это позволяет повысить контроль над делами.
- Упрощает обмен информацией с контролирующими органами.
- Благодаря внедрению экономится рабочее время и сокращаются затраты.
Может показаться, что цифровое хранение документов в компании потребует дополнительных вложений на использование электронных носителей и программного обеспечения. Этот аргумент считается основным недостатком при выборе метода архивирования. Также необходимо позаботиться о надежной защите для защиты информации от утечек и системных сбоев. Но и традиционный метод консервации требует финансирования: оплата помещения и зарплаты архивариусам, покупка оборудования и канцтоваров.
Задачи, которые решает архив электронных документов
- Теоретически в архиве может сохраняться юридическая значимость ЭД. Это значит, что документы будут иметь свою доказательную силу в течение долгосрочного периода времени и к ним можно будет обращаться в случае проверок.
- В электронном архиве, в отличие от бумажного, быстрее и проще найти искомую информацию. Если сейчас, обращаясь в архив за справкой, мы можем потратить до нескольких дней, то в «архиве будущего» поиск данных сокращается до считанных минут, а то и секунд.
- В коммерческих организациях, таких как банки или страховые, создание электронного архива документов позволяет не только сократить количество бумаги, тем самым уменьшив финансовые издержки, но и ускорить обслуживание клиентов, повысив их лояльность. Кроме того, в архиве электронных документов исключены потери. Для коммерческих структур, равно как и для государственных учреждений, это является ценным аргументом.
Разумеется, для хранения электронных документов требуются определенные условия, исключающие несанкционированный доступ к информации, обеспечивающие читабельность документов на протяжении всего периода хранения и т.д. Если спустя много лет к документу обратятся, при нем должны сохраниться: данные, позволяющие установить дату создания, отправления или получения; информация об электронной подписи, назначении ЭД и его происхождении.
При этом не стоит забывать, что у ряда ЭД сроки хранения четко обозначены в законе. Для ознакомления с ними рекомендуем прочитать статью Ивана Агапова.
Сохранность баз данных
Что касается обеспечения сохранности баз данных, прежде всего, в каждом конкретном случае необходимо определить, что является полным (включающим контент, контекст и структуру) и точным (аутентичным, надежным, пригодным для использования) документом (то есть служит доказательством):
- таблицы базы данных;
- информация, содержащаяся в полях базы данных;
- вся база данных.
После этого можно выбрать стратегию обеспечения сохранности документов базы данных. В случае, если база данных все еще требуется для текущей управленческой деятельности, то можно:
- хранить отчеты базы данных (если отчеты базы данных являются документами);
- xранить «моментные снимки» базы данных (если в базе данных документами являются данные);
- осуществить миграцию базы данных (если вся база данных, применяемая в текущей управленческой деятельности, является документом).
Если база данных является документом и более не применяется в текущей управленческой деятельности, ее следует хранить целиком. Если база данных не является документом, она подлежит сохранению до минования надобности.
Ежегодно в организациях всё более актуально поднимаются вопросы создания, организации и функционирования архивов электронных документов. При этом данный вопрос ещё более обострили ФЦП «Электронная Россия» и подобные им программы в субъектах федерации (например, ГЦП «Электронная Москва»).Поэтому скорее всего в ближайшее время архивы электронных документов станут важнейшими источниками информации для принятия решений на всех управленческих уровнях. Исходя из этого, основное значение в методологии организации электронных архивов приобретают проблемы эффективного хранения электронных информационных ресурсов.
Для разных организаций не являются одинаковыми проблемы, практика и рекомендации по организации архивного хранения электронных документов. Они находятся в зависимости от организационно-правовой формы предприятий и от типового состава документов, подлежащих хранению в архиве, а также от задач, которые ставятся перед архивом. Однако наиболее главным является то, эти различия определяются установленными хранения электронных документов сроками. Организации должны обеспечить сохранность документов в течение сроков, определённых в законах и нормативных актах Российской Федерации. При этом перемещение информации на сменные носители наиболее актуальным является в организациях с большим объёмом документооборота.
Целью моей работы является рассмотрение особенностей хранения и использования электронных
Требования к хранению документов в электронной форме
Хранение бумаг регламентируется ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492: «Обеспечение сохранности электронных документов». В этом нормативном акте прописаны следующие требования:
- Читабельность. По отношению к электронным бумагам рассматриваемый принцип остается актуальным. Компьютерное оборудование может устареть, что приведет к утрате читабельности.
- Регулярное перезаписывание. Перезапись необходима для того, чтобы документ можно было прочитать при появлении новой техники. То есть информация переносится с устаревшего на новый носитель.
- Наличие обозначений для идентификации. Идентификаторы нужны для того, чтобы быстро отыскать нужный документ.
- Логическая связь между бумаги. К примеру, есть документ и приложение к нему. Эти две бумаги важно связать друг с другом, так как текст приложения не будет понятен без основного соглашения.
Второй документ, регулирующий электронные архивы, – это Рекомендации по учету и организации хранения. В них указано, что компания должна сформировать внутренние акты по хранению ЭД.