Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Журнал регистрации приказов по личному составу на предприятии». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Кадровые сотрудники регистрируют изданные приказы по личному составу в отдельно отведенном журнале в день его издания, причем регистрации подлежат любое распоряжение руководства относительно сотрудников.
Зарегистрированный приказ обладает юридической значимостью, и если этого не сделать, то приказ утрачивает свою силу. Ведется журнал за текущий год, нумерация производится сначала. Подобные приказы оформляют в соответствии с требованиями ТК РФ и они выступают как веские основания для внесения записи в трудовую книжку сотрудника.
Как видно из приведенного примера, в журнале присутствуют:
- Порядковый номер проведенной записи.
- Номер приказа, на основании которого делается регистрация.
- ФИО сотрудника.
- Подразделение, где будет работать сотрудник.
- Его штатная должность.
- Присвоенный табельный номер сотрудника.
- Сведения о трудовом договоре: номер и дата заключения.
- Дополнительная информация.
Опытные кадровые сотрудники подразделяют приказы по личному составу по их значимости, и регистрируют отдельно долгосрочные и срочные приказы.
Виды приказов по движению кадров
К приказам по личному составу, имеющим постоянный срок хранения, относятся следующие:
- О приеме на работу по основному месту, совместительству, на неполный рабочий день, вахтовым методом и т.д.
- О перемещении работников, то есть повышении их в должности, переводе в другой отдел или на работу в другую местность, изменении оплаты за труд и т.д.
- О премировании сотрудников за высокие показатели в работе или хорошее исполнение трудовых обязанностей, по случаю профессионального праздника.
- Об увольнении или расторжении трудового договора по соглашению сторон или по собственному желанию работника, или по другим основаниям.
- О направлении в длительную зарубежную командировку.
- О предоставлении отпуска по уходу за ребенком.
- О командировках или отпуске, связанными с вредными, опасными условиями труда.
В отдельную группу можно выделить кадровые распоряжения, которые имеют срок хранения до пяти лет:
- о ежегодных оплачиваемых отпусках;
- о краткосрочных командировках;
- о дисциплинарных взысканиях;
- о праздничных днях и т.д.
Оперативное хранение и учет
Личная карточка и личное дело работника содержат его персональные данные, а значит, к обеспечению их сохранности предъявляются повышенные требования.
Как для документов, содержащих персональные данные, для личных карточек и дел заводится специальный несгораемый, запирающийся на ключ шкаф. Доступ к документам, содержащим персональные данные, как правило, имеет ограниченный круг лиц, которые подписали обязательство о неразглашении личной информации коллег. При работе с карточками и делами не допускается оставлять их без присмотра на столе, тем более на ночь. Личные карточки и дела должны быть возвращены на свое место строго после того, как в них будет внесена новая информация или подшиты новые документы.
Теперь объясним, как организовать систему учета личных дел в отделе кадров. При заведении личных дел на работников им присваивают порядковые номера, регистрируя в Журнале личных дел в валовом порядке. Как правило, личное дело под номером 1 заводится на руководителя, далее – на остальных сотрудников по мере их поступления в организацию.
Правила заполнения журнала регистрации приказов
Приказы по личному составу являются юридически значимыми документами, поэтому к их регистрации предъявляются строгие требования: при заполнении не допускаются ошибки, помарки, а также сокращения, если они не позволяют однозначно трактовать запись.
- Имя и отчество работников разрешается вносить в виде инициалов, но если в организации трудятся 2 однофамильца с идентичными инициалами, имя-отчество нужно вписать полностью или сокращенно, так, чтобы при чтении записи не было сомнений, какого именно сотрудника касается приказ.
- Номера записей проставляются сплошной нумерацией по всей книге, номера распоряжений присваиваются по принятому в организации шаблону (чаще всего это индекс и цифровой номер).
- Формат даты – стандартный: «дд.мм.гггг».
- В графе «вид приказа» указывается действие, предусмотренное документом в отношении работника: прием, перевод, увольнение, поощрение, взыскание, изменение фамилии, отпуск по уходу за ребенком и прочее.
- В качестве основания указывается документ, ставший причиной для издания распоряжения: заявление работника, трудовой договор (ТД), дополнительной соглашение к трудовому договору (Доп.) и т.д.
Порядок учета приказов в организации + образец журнала учета
При возникновении спорных вопросов, когда дата вступления приказа в силу не соответствует дате подписания документа, дата регистрации приказа в Журнале является дополнительным подтверждением правомерности распоряжений, описанных в приказе.Как указано выше, действующий закон не требует от компаний обязательной регистрации приказов в Журнале.
Главное соблюдать порядок присвоения номеров согласно датам утверждения приказов и отражать в книге учета перечисленную выше информацию. 4 Делайте записи в журнале учета приказов чернилами синего, черного или фиолетового цвета. При этом существует ряд действующих нормативных актов, которые предоставляют рекомендации относительно процедуры ведения Журнала.№ п/пНормативный актОписание1Приказ Минкультуры РФ №558 от 25.08.10Документ содержит полный список документов, которые ведет кадровая служба, а также описывает механизм их регистрации, сроки и условия хранения, порядок уничтожения.2Приказ
Образец заполнения журнала приказов по личному составу предприятия
| № п/п | Дата | Номер приказа | Разновидность приказа | Сотрудник | Табельный номер приказа | Основание |
| 100 | 3.05.2014 | 20-лс | Перевод на другую должность | Иванов Иван Иванович | 28394 | Дополнительное соглашение № 5 от 29.04.2014 к трудовому договору № 74 от 1.01.2012 |
| 101 | 3.05.2014 | 21-лс | Прием на работу | Орлова Ольга Павловна | 30492 | Заявление |
| 102 | 3.05.2014 | 22-лс | Прием на работу | Антонов Петр Николаевич | 67540 | Заявление |
Правила внесения изменений или исправлений в журнал регистрации приказов законодательно не предусмотрены. Эти правила разрабатываются администрацией каждой организации самостоятельно. Традиционно при исправлении рекомендуют распечатать новый бланк журнала, скопировать записи до ошибочной (пропущенной). Затем надо сделать исправленную запись. Если нужно вписать пропущенный приказ, он записывается под дробным номером (например, после приказа №14, будет вписан приказ №14/1).
Формально исправления корректором, исправляющие надписи, внесенные ручкой или карандашом в записи, не могут быть причиной претензии со стороны государственной инспекции. Но, при возникновении судебного разбирательства, связанного с конкретным приказом, суд обратит внимание на коррекцию. И может возникнуть сомнение в добросовестности делопроизводства в конкретной компании. Поэтому ошибки желательно минимизировать.
Оформления и ведение журнала регистрации приказов по личному составу
- о приеме на работу;
- о совмещении;
- о перемещении;
- об увольнении;
- о дисциплинарных взысканиях;
- о переводе на другую работу;
- о повышении квалификации, об аттестации, присвоении чинов (званий);
- о поощрении или награждении:
- об изменении фамилии;
- об оплате труда или премировании;
- о выплатах, не являющихся заработной платой, например, компенсации за неиспользованные дни отпуска;
- об отпуске без сохранения заработной платы или об отпуске по уходу за ребенком;
- о дежурстве по основной деятельности по профилю;
- о командировках;
- и другие.
- наименование организации. Оно, как правило, указывается в верхней строке лицевой стороны посередине;
- дата начала ведения журнала (указывается сразу);
- дата окончания ведения журнала;
- индекс журнала (в организации каждому журналу или иному документы присваивается регистрационный индекс документа);
- сведения о работнике, в трудовые обязанности которого входит ведение журнала (эта информация может указываться на лицевой стороне журнала, на оборотной или на каждой странице документа).
Приказы по личному составу — это какие виды приказов
- организационные — связанные с общими вопросами движения персонала — прием, увольнение, перевод и т. д.;
- дисциплинарные — накладывающие взыскание или напротив предписывающие дополнительно простимулировать работника;
- регламентные — описывающие порядок совершения каких-то действий (например, командировка, очередной отпуск);
- зарплатные — служат для отражения фактов, необходимых для определения размеров и механизмов оплаты труда;
- вспомогательного характера — для корректировки, отмены ранее изданных документов.
- получение сведений о нарушении, как правило, в форме акта или докладной записки;
- истребование пояснений у провинившегося сотрудника в письменном виде;
- рассмотрение всех обстоятельств совершения проступка;
- обобщающий анализ всех полученных данных;
- выбор варианта и формы наказания, соизмеримого с тяжестью проступка.
Все приказы можно группировать по этому показателю и формировать в отдельные дела.
- Сроком хранения в архиве до 75 лет относят изданные приказы о зачислении в штат сотрудников, увольнении, переводе в другое подразделение компании, оформлении премии и поощрении. Также подлежат хранению 75 лет приказы о получении повышения, присвоения квалификации и высокого рабочего разряда.
- До 5 лет хранят приказы об отпусках, о наложении взысканий, командировках и дежурствах на предприятии. К этой категории относят приказы о работе во внеурочное время, о денежных компенсациях по переработке сверх установленного времени.
Можно использовать специально разработанную Минфином специализированную форму, а можно использовать и свою, это также допускается.
Самое главное требование – вести журнал нужно по правилам делопроизводства:
- Титульный лист должен содержать название компании и обозначение журнала. Журнал регистрации приказов будет содержать атрибуты приказов по личному составу компании.
- Необходимо указать порядковый номер тома, дату создания. По окончании журнала на титульном листе указывают дату завершения записей. Поскольку такой журнал подлежит хранению до 75 лет, на титуле указывают срок хранения.
- Вести журнал должен назначенный сотрудник кадровой службы, он назначается отдельным приказом руководства компании. На первой странице указывают ответственное лицо и дату назначения. Также необходимо прописать данные о лице, ответственном за его заполнение: штатная должность, номер приказа о назначении и роспись отвечающего сотрудника. Если произошла смена ответственного, то подобным образом вносятся сведения о нем.
- Листы журнала предназначены для фиксации распоряжений и приказов по личному составу, в каждой графе проставляют порядковые номера распорядительного документа. Также указывают вид приказа: о приеме на работу сотрудника или его увольнении. Прописывают ФИО, должность, по срочному или бессрочному договору был принят сотрудник, и проставляют дату и номер распорядительного документа. Если были допущены ошибки, то исправленную информацию подтверждают подписью ответственного лица.
- Листы журнала должны быть пронумерованы, это действие предотвратит подмену информации. Также журнал прошнуровывают и скрепляют печатью.
Для чего в организации нужен журнал приказов по кадрам
Издаваемые приказы можно разделить на три группы:
- по основной деятельности. К ним относятся юридические акты по утверждению структуры управления, назначению руководителей и др.;
- по административно – хозяйственной деятельности. В них находят отражение текущая работа, финансовые, снабженческие и другие проблемы. Документы хранятся 5 лет;
- по личному составу. Юридические акты можно отнести к двум подгруппам. К одной из них относятся нормативные акты, связанные с трудоустроством, увольнением, поощрением работников, декретным отпуском. Документы хранятся 75 лет;
- приказы краткосрочного действия – о предоставлении отпусков, взысканиях, направлении в командировки и т.д. хранятся 3 года.
Законодательная база для учета документации
Как указано выше, действующий закон не требует от компаний обязательной регистрации приказов в Журнале. Учет приказов остается на усмотрение руководства компании, в связи с этим порядок внесения информации в Журнал, его форма и порядок хранения определяется каждой фирмой в индивидуальном порядке. При этом существует ряд действующих нормативных актов, которые предоставляют рекомендации относительно процедуры ведения Журнала.
| № п/п | Нормативный акт | Описание |
| 1 | Приказ Минкультуры РФ №558 от 25.08.10 | Документ содержит полный список документов, которые ведет кадровая служба, а также описывает механизм их регистрации, сроки и условия хранения, порядок уничтожения. |
| 2 | Приказ Федерального архивного агентства №68 от 27.11.2000 | Приказ утверждает действующую Инструкцию, описывающую порядок нумерации и индексации приказов и прочих документов предприятия. Согласно документу, приказы должны регистрироваться по правилам сквозной нумерации. |
| 3 | ГОСТ Р 6.30-2003 | Документ содержит общие стандарты оформления документов (в том числе приказов), а также приводит систему унифицированной организации документооборота. |
Ведение журнала регистрации
Порядок регистрации, оформления и составления распорядительных документов издаваемых в организации регламентируются на основании разработанного порядка ведения документооборота для внутреннего пользования. Приказы должны издаваться в хронологическом порядке, учитывая при этом дату составления и очередной порядковый номер документа по средством цифровых и буквенных обозначений.
По индивидуальному шифру в последующем будет гораздо проще найти необходимый документ. При этом можно применять определенные коды для установления принадлежности документов к конкретным подразделениям организации. Группировка приказов может осуществляться также и по их смысловому назначению.
Например:
- “В” – статус применяется для документов издаваемых при вынесении взысканий и поощрения сотрудников.
- “О” – для группировки приказов по отпускам сотрудников.
- “КМ” – приказы по командировкам работников.
- “К” – кадровые.
- “ЛС” – по личному составу, срок хранения таких документов составляет 75 лет.
Такая группировка документов позволяет быстрее находить необходимые документы. Как таковой специализированной и утвержденной формы журнала нет, поэтому его можно разработать сами, так и при желании, можно приобрести в специализированных магазинах уже готовый журнал. Отметим, что для правильного ведения все страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы, а на обороте скреплен печатью и подписью руководителя.
Добавлять, вырывать листы запрещается, иначе смысл такого документа теряется. Кроме того, на сшиве должно быть указано общее количество листов в журнале, после чего на нем ставится подпись руководителя и печать организации. Ответственность за правильное ведение и хранение документа возлагается на отдел кадров.
Структура журнала регистрации приказов
Унифицированная форма журнала регистрации приказов по основной деятельности нормативно-правовыми актами не утверждена и разрабатывается фирмами самостоятельно. Чаще всего журнал состоит из таких элементов, как:
- титульный лист;
- раздел, в котором указывается перечень сотрудников, ответственных за ведение журнала;
- основной раздел, служащий непосредственно для регистрации приказов по основной деятельности.
На титульном листе журнала может быть приведено:
- наименование фирмы;
- наименование документа;
- дата начала заполнения журнала;
- дата завершения заполнения журнала.
В разделе об ответственных сотрудниках могут быть зафиксированы:
- Ф. И. О., должности ответственных лиц;
- ссылки на документы, устанавливающие полномочия ответственных лиц;
- подписи ответственных лиц, подтверждающие ведение ими журнала в определенный период времени;
- даты, соответствующие периодам времени, в рамках которых ответственные лица ведут журнал.
В основном разделе журнала регистрации приказов по основной деятельности могут фиксироваться:
- порядковые номера приказов;
- даты, номера, наименования приказов;
- количество листов в каждом приказе;
- Ф. И. О. и должности сотрудников, на которых распространяется действие того или иного приказа.
Что такое приказы по основной деятельности
Речь идет о локальных нормативных документах, отражающих управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации товаров и т.п. Как правило, локальный нормативный акт готовит то структурное подразделение, деятельность которого связана с его исполнением. В статье мы приведем образцы приказов по основной деятельности предприятия, которыми можно пользоваться в повседневной работе.
Среди распоряжений по основной деятельности (ОД) особое место занимают приказы по административно-организационным или административно-хозяйственным вопросам. Они должны храниться раздельно, так как имеют разные сроки хранения. Если распоряжения по ОД хранятся постоянно, то по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет.