Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Электронная трудовая книжка: особенности оформления и ведения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Работодатель может попасть в сложную ситуацию, если сотрудник упросил выдать трудовую и не возвращает ее. Еще неприятнее, когда трудовая выдана на законном основании, например, для оформления пенсии: в ПФР требуется предоставить оригинал ТК РФ в ст. 62 разрешает и даже предписывает такую выдачу. В законодательстве не указано, что делать работодателю и что за это может грозить сотруднику.
Новые трудовые книжки с 2023 года: основные изменения
В новых бланках трудовой книжки с 2023 года нужно учитывать такие изменения:
- на титульном листе появится отметка о печати — ее ставят, если компания или ИП работает с печатью;
- сведения о работе теперь можно размещать на 14 разворотах (в нынешних бланках их всего 10);
- раздел о награждениях или поощрениях станет меньше — 7 разворотов вместо 10.
Корректировки в бланках вкладышей такие:
- та же самая отметка о печати появится на титульных листах;
- в разделе со сведениями о работе будет 12 разворотов вместо 9;
- в разделе с награждениями и поощрениями сотрудника — 5 разворотов вместо 8.
Новый порядок оформления трудовых книжек
С 2023 года бланки ТК не обязательно заполнять только гелевыми и перьевыми ручками. Записи можно вносить на принтере, краской, стойкими чернилами или даже оттиском штампа. Цвет краски варьируется от черного до фиолетового или синего.
Рассмотрим основные нововведения в оформлении трудовых книжек и вкладышей, которые вступят в силу с 1 января следующего года.
Прием нового сотрудника
При оформлении сотрудника необходимо проверить, подавал ли он заявление об отказе от бумажной ТК по предыдущему месту работы. Далее порядок действий такой:
-
Если подавал заявление, то нужно найти соответствующую запись в бумажной ТК и начать формировать электронные данные на основе СТД-Р или СТД-ПФР.
-
Если работник сохранил бумажную ТК, нужно сделать запись о приёме на работу в ней, вести её и хранить в обычном порядке, а также одновременно формировать электронные данные.
-
Если у нового работника нет трудового стажа, работодатель заводит только электронную ТК.
Хранение трудовых книжек
Работодатель обязан организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них. Уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя, осуществляет ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.
Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся у работодателя как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.
По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию работодателя отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.
Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя согласно гл. IV Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Обратите внимание: работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. В случае неправильного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем (п. 44, 45 Порядка № 320н).
Закон и постановления об ЭТК
Главный закон, регулирующий основные положения об электронной трудовой книжке — № 439-ФЗ от 16.12.2019. Он имеет юридическую силу с начала 2020 года. Также переход на ЭТК регулируют нижеперечисленные нормативные акты:
- Закон 436-ФЗ от 16.12.2019 — изменения вносятся в Закон № 27-ФЗ от 01.04.1996 года.
- Закон 136-ФЗ от 24.04.2020 — изменения вносятся в статьи 2, 11 Закона № 27-ФЗ от 01.04.96 года.
- Постановление Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п — в этом документе утверждаются изменения в бланке формы СЗВ-ТД;
- Приказ Министерства Труда № 23н от 20.01.2020 — здесь можно ознакомиться с формами бланков СТД-Р и СТД-ПФР.
- Приказ Министерства Труда № 320н от 19.05.2021 — В документе отражено утверждение нормативов по ведению и хранению электронных трудовых книжек.
Требования к записям, заносимым в трудовую книжку
Записи, которые заносятся в трудовую книжку, должны быть аккуратными, с использованием световодостойких чернил, отличающихся черным, синим или фиолетовых цветом. Никаких сокращений не допускается. Например, заменять слово «приказ» сокращением «пр.» или заменять слово «переведен» сокращением «пер.», или заменять слово «распоряжение» сокращением «расп.» запрещается.
В соответствии с новыми правилами, действующими с 1 сентября 2021 года, для полного или частичного внесения записей можно воспользоваться техническими средствами, например, оттиском печати или штампа, посредством переноса красителей. Использование штампов, по новым правилам, разрешено. Для написания порядкового номера записи и даты используют арабские цифры. Месяц и число заносятся в виде двузначных цифр.
Внесение в трудовую книжку сведений о работе
Любые записи, связанные с работой, переводом, квалификацией, награждениями, вносятся в трудовую книжку в соответствии с приказом, распоряжением или иным решением работодателя. Внесение всех записей, помимо записи, касающейся увольнения, вносятся в рамках 5 рабочих дней после того, как руководитель компании подписал распорядительный документ.
Запись, касающаяся увольнения, должна быть внесена в трудовую книжку в дату увольнения, точно соответствуя причине, указанной в приказе. В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в форме заголовка указывается полное наименование конкретной организации и сокращенное (если оно имеется). Ниже заголовка в графе 1 указывается порядковый номер записи. В графе 2 указывают дату приема на работу. В графе 3 делают запись в отношении структурного подразделения, в которое был принят работник, там же указывается наименование должности, специальности, профессии с имеющейся квалификацией. В графу 4 заносят дату и номер приказа либо иного решения работодателя, в соответствии с которым работника приняли на работу.
Если работник увольняется, выдача трудовой книжки осуществляется в последний день его работы, тогда же делается запись об увольнении. Если выдача трудовой в дату увольнения невозможна, требуется направить работнику уведомление, что ему необходимо явиться и получить трудовую книжку, или дать согласие, чтобы ее отправили по почте. Отправление трудовой почтой возможно при письменном его согласии, причем по тому адресу, который указан работником в заявлении.
После того, как работнику направляется уведомление, касающееся получения трудовой книжки, работодателя освобождают от ответственности, связанной с несвоевременной выдачей трудовой книжки. При наступлении смерти работника, в трудовую книжку вносят соответствующую запись, касающуюся прекращения трудового договора, а затем выдают ее члену семьи работника. При неполучении работниками трудовых книжек и дубликатов, они продолжают храниться работодателем до востребования.
Заполнение трудовой книжки
Многие положения Порядка повторяют зафиксированные ранее в Инструкции и Правилах. Однако появились и новые. Например, затрагивающие дистанционных сотрудников. В частности, в абз. 2 п. 2 Порядка прописано, что сведения о трудовой деятельности в трудовую книжку дистанционщика вносятся по его желанию и при условии предоставления книжки работодателю. К слову, отправить ее можно в том числе по почте заказным письмом с уведомлением.
Заполнять трудовые книжки с 01.09.2021 рекомендуется только световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Сейчас, напомним, также допускается использование перьевой, гелевой и ручки-роллера. Кроме того, разрешено вносить записи не только вручную, но и с использованием технических средств или в виде оттиска штампа (печати) (абз. 2 п. 3 Порядка).
Уточнено, что изменение записей в трудовых книжках о Ф.И.О. и дате рождения производятся на основании документов со ссылкой не только на их номер и дату, но также орган, выдавший документ (п. 7 Порядка). Ранее подобного требования не было.
Все записи о работе, постоянном переводе, квалификации, награждениях вносятся в трудовую книжку:
- не только на основании приказа (распоряжения), но и иного решения работодателя;
- в течение 5 рабочих дней, а не в течение недели, как было указано раньше (п. 9 Порядка).
Появились разъяснения о том, как вносить запись в случае признания временного перевода постоянным (абз. 6 п. 10 Порядка). Так в разделе «Сведения о работе»:
- в графе 1 ставится порядковый номер записи;
- графе 2 – дата фактического начала исполнения работником обязанностей в связи с временным переводом (а не когда он стал постоянным);
- графе 3 – наименование структурного подразделения организации, наименования должности / работы, специальности, профессии с указанием квалификации;
- графе 4 – даты и номера приказов (распоряжений, иных решений работодателя), на основании которых работник был переведен временно и на постоянной основе.
Раньше, напомним, ситуация эта прописана в Инструкции не была. Из-за этого на практике в трудовую книжку вносили запись о преобразовании временного перевода в постоянный кто как хотел:
- кто-то предлагал указывать приказ (и дату кадрового мероприятия) о постоянном переводе,
- кто-то приказ и дату временного перевода, который позже трансформировался в постоянный,
- а ряд специалистов рекомендовали ссылаться на оба приказа.
Теперь же проблема решена – указывать надо дату, когда работник был переведен временно, и оба приказа. Правда, написано в Порядке это довольно коряво: «в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого работник был временно переведен и на основании которого работник переведен на постоянной основе» (см. Пример 1).
Изменились особенности заполнения дубликата трудовой книжки. Добавили, что утративший трудовую книжку сотрудник должен немедленно об этом заявить работодателю, внесшему последнюю запись в трудовую книжку (значит, рассчитано, в том числе на тех сотрудников, которые в момент потери трудовой книжки нигде не работают). Уточнено, что работодатель должен помочь работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, только если в потере книжки виноват работодатель. Сейчас же в Инструкции работодателю предписано оказывать содействие в любом случае. Срок на выдачу работодателем дубликата трудовой книжки с момента подачи работником заявления с сентября 2021 года будет составлять 15 рабочих дней (в Правилах говорится о 15 календарных днях).
В Порядке прописано, какие сведения о работнике вносятся на первую страницу дубликата трудовой книжки и на основании каких документов. Интересно, что аналогичная информация по поводу заполнения самой трудовой книжки отсутствует, так что можно использовать требования к дубликату (п. 28 Порядка). Например, заполнение сведений об образовании работника приведено в соответствие с Федеральным законом от 29.12.2012 № 273 «Об образовании в Российской Федерации». Если ранее в Инструкции оставались устаревшие записи об образовании, то сейчас они актуализированы. Запись об образовании должна быть следующей:
- основное общее,
- среднее общее,
- среднее профессиональное,
- высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации).
Образец заявления об утере трудовой книжки
Теперь мы подошли к главной части нашей статьи – примеру. Нужно сказать, что этот документ не представляет особой сложности в составлении – на основе представленного ниже образца вам без особых проблем удастся написать свое заявление.
Итак, по порядку. В начале документа обозначьте, кому вы его адресуете: здесь надо указать должность, ФИО руководителя компании, в которой вы работаете (или работали), а также название самой организации. Далее внесите свои данные – также должность и ФИО. Затем, посередине строки, напишите слово «заявление» и поставьте точку.
С новой строки информируйте работодателя о собственно утере трудовой книжки. Причины утраты писать не обязательно – в законодательстве такое требование отсутствует. Далее сославшись на ст. 65 ч.5 ТК РФ попросите оформить новую трудовую. Напоследок поставьте под документом свою подпись и вручите его ответственному сотруднику.
У работодателя должно быть нужное число бланков трудовой книжки и вкладышей в нее по закону. Он не может требовать у сотрудника, чтобы он сам покупал документ. При выдаче книжки работодатель может взять плату, сумма которой устанавливается размером расходов на ее покупку.
Рассматривая тему, как завести трудовую книжку впервые, следует определить, кому надо покупать бланк – работнику или работодателю. Приобретать бланк нежелательно самостоятельно, так как есть риск приобретения экземпляра, который не соответствует стандартам, или созданного предприятием, не имеющим на это права.
Покупать книжки должен работодатель. В его обязанности входит:
- ведение книги по выдаче, хранению, приходу-расходу, регистрации документов новых работников;
- хранение книжек;
- выдача документов при увольнении с записью.
После оформления документа работодатель вправе удерживать из зарплаты работника цену трудовой книжки. Но выполняется это после выхода приказа, с которым следует ознакомить сотрудника под подпись. Нельзя высчитывать сумму без согласия лица.
Когда трудовая книжка может быть выдана работнику на руки
В период, когда работник числится на предприятии по основному месту работы, трудовая хранится в службе управления персоналом (в кадрах). Совместители оформляют трудовую по основному месту.
Фактически есть только один вариант, когда трудовой регистр выдаётся работнику, — увольнение. Во всех других жизненных ситуациях, как правило, готовится официальная выписка (заверяется печатью работодателя) либо нотариально заверенная копия оригинала. Один из этих документов должен быть предоставлен сотруднику в течение трёх дней после его письменного заявления.
Трудовой кодекс не содержит прямого запрета на выдачу трудовых книжек сотрудникам. Но рассматривая этот вопрос, нужно опираться на Постановление № 225, которое определяет, что пока человек числится на предприятии, полную ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учёту и выдаче трудовых книжек несёт наниматель. Вернее, должностное лицо, назначенное приказом по предприятию. Поэтому, если трудовая будет утеряна или повреждена в этот период, вся ответственность будет возложена на кадровика. Даже если сотрудник расписался в журнале учёта, что он её получил. То есть кадровик может выдать книжку, но безопаснее сделать всё-таки её копию (смотри уведомление Роструда № 656–6-0).
Для ПФР нужно сделать полную копию трудового регистра. А для других учреждений будет достаточно простой выписки из трудовой, она может понадобиться:
- при обращении в кредитную организацию;
- для представления в ФССП, например, приставы могут потребовать её при назначении алиментов;
- при получении загранпаспорта или визы;
- если работнику нужно подтвердить квалификацию.
Вопросы, на которые пока нет ответов
На первый взгляд, система должна быть простой и понятной – стаж с 2020 года будет формироваться в электронной трудовой книжке автоматически, а за период с 2002 по 2019 годы его будут сверять с данными системы персонифицированного учета. Но такой учет ведется с 2002 года, а стаж за периоды до этого момента обычно подтверждается самой трудовой книжкой или архивными справками.
Так, сотрудники ПФР при назначении пенсий обычно проверяют записи в трудовых книжках на предмет их достоверности – например, если печать выглядит смазанной, а текст неразборчивым, будущему пенсионеру придется собирать справки о работе (если речь идет о годах по 2001-й включительно). Если к записям претензий нет, стаж засчитывается на основании записей в трудовой книжке.
Но как будет переноситься информация по записям до 2001 года в электронные трудовые книжки – до сих пор неизвестно. Все официальные комментарии указывают на то, что за периоды с 2002-го будут учитываться данные системы персонифицированного учета – и то же самое говорится в принятом в феврале законе (федеральный закон от 24.02.2021 № 30-ФЗ).
Если следовать логике, то возможны несколько вариантов:
- периоды стажа до 2001 года будут включаться точно так же, как и при назначении пенсий. То есть – с полноценной проверкой трудовой книжки на подлинность и запросом недостающих справок;
- такие периоды вообще не внесут в электронные трудовые книжки, если к записям в бумажном документе будут вопросы;
- такие периоды полностью перенесут из бумажной трудовой книжки, но «подозрительные» как-то дополнительно пометят (чтобы при назначении пенсии запросить справки).
Первый вариант будет самым сложным, но и самым понятным для будущих пенсионеров – так можно будет без лишней спешки подготовиться к выходу на пенсию, собрав информацию обо всех недостающих фрагментах трудового стажа.