Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Главное про сроки хранения документов по охране труда работодателями». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
На ряду с приемом в организацию работников на основании трудового договора, которые выполняют свои обязанности согласно должностной инструкции и правил внутреннего трудового распорядка (ПВТР) организации, бывают случаи, когда для выполнения определенных видов работ, в оргназации на основании договора аутсорсинга, либо в рамках иных договоров на оказание услуг или выполнения работ, на территорию организации привлекаются лица, официально оформленные в сторонних организациях.
Перечень документов по охране труда имеющих сроки
- Отчёты по проведению специальной оценки условий труда (СОУТ) и документы к ним (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сведения, данные, сводные ведомости, декларации соответствия, карты специальной оценки условий труда на конкретные рабочие места, перечни мероприятий по улучшению условий и охраны труда).
- Сертификаты соответствия работ по охране труда (сертификаты безопасности).
- Документы (справки, предложения, обоснования, переписка) о состоянии и мерах по улучшению охраны труда.
- Перечни работ с вредными, опасными условиями труда, при выполнении которых запрещается применение труда лиц, не достигших 18-летнего возраста, женщин.
- Перечни вредных, опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования).
- Документы (порядки, рекомендации, психофизиологические требования) о диагностике (экспертизе) профессиональной пригодности работников.
- Протоколы, заключения психофизиологических обследований работников.
- Списки работающих на производстве с вредными, опасными условиями труда.
- Наряды-допуски на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов; на выполнение особо опасных и вредных работ.
- Журнал учёта выдачи нарядов-допусков на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов; на выполнение особо опасных и вредных работ.
- Гигиенические требования к условиям труда инвалидов.
- Документы (заключения, справки, сведения) о причинах заболеваемости работников организаций.
- Документы (акты, протоколы, заключения, сведения, справки, переписка) о расследовании и учете профессиональных заболеваний.
- Договоры добровольного страхования работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
- Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников по охране труда.
- Протоколы результатов обучения по охране труда.
- Журналы, книги учёта:
а) инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте);
б) профилактических работ по охране труда, проверки знаний по охране труда. - Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий.
- Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки, эскизы, схемы, фото и видеодокументы, выписки из журналов инструктажа по охране труда) о производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве.
- Нормы обеспечения средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием.
- Документы (докладные записки, акты, заключения, переписка) об обеспечении рабочих и служащих средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием.
- Списки (ведомости) на выдачу средств индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием.
- Документы (акты, доклады, справки, заключения, переписка) о соответствии (несоответствии) санитарно-эпидемиологическим и гигиеническим требованиям условий деятельности, территорий, зданий, строений, сооружений, помещений, оборудования, транспортных средств.
- Переписка по вопросам охраны труда.
Всё. Сами сроки хранения смотрите в Перечне к приказу Росархива от 20.12.2019 г. № 236.
Журнал регистрации вводного инструктажа: образец заполнения и правила ведения
По ГОСТу основной частью журнала является табличная его часть. В нее вносятся сведения о:
- наименовании компании;
- датах, в которые были проведены инструктажи;
- журнал вводного инструктажа должен иметь графы для подписей сотрудников, проходящих обучение, и указания их персональных данных;
- структурных подразделениях, в которых будут работать принимаемые сотрудники;
- обязательный элемент – подпись инструктора с расшифровкой.
Журнал вводного инструктажа по охране труда допускает информирование по вопросам безопасности работы на предприятии сразу нескольких человек. Заполнение граф с ФИО инструктора в этом случае может происходить путем указания данных только напротив первого инструктируемого сотрудника. Подписи должны быть напротив каждой фамилии.
Образец журнала вводного инструктажа по охране труда не допускает наличия в бланках:
- подтирок;
- заклеенных строк;
- исправленных ошибок при помощи корректора;
- заранее внесенных записей;
- вклеенных или вставленных дополнительных листов;
- ячеек, заполненных карандашом.
Форма журнала вводного инструктажа по охране труда предполагает исправление ошибочных записей в таком порядке:
- Строка с неверными данными или опечаткой зачеркивается так, чтобы первоначальный вариант текста был виден.
- Рядом делается приписка «ошибочная запись».
- Фиксируется дата внесения исправления.
- Лицо, ответственное за ведение и хранение журнала, ставит свою подпись.
- В следующей строке делается правильная запись.
Журналов для регистрации инструктажей при приеме на работу в одной организации может быть несколько. Это допускается, если у предприятия есть обособленные подразделения.
Другие записи в журнале регистрации вводного инструктажа
Журнал регистрации вводного инструктажа также включает в себя следующую информацию:
- приблизительную программу инструктажа;
- выдержки из Трудового кодекса РФ.
Важно!!! Заполнять книгу в свободной форме недопустимо.
Обложка книги, где регистрируются проинструктированные работники, должна иметь пометку о названии учреждения, и даты – начала и окончания ведения записей. Заполнение и хранение документации с данной информацией должно осуществляться у того, кто проводит обучение сотрудников. Обычно им является инженер, отвечающий за технику безопасности.
Важно!!! Пройти процедуру инструктажа и расписаться об этом в журнале регистрации обязан каждый новый сотрудник. Исключений не делается ни для работников с многолетним стажем, ни для имеющих высшее профильное образование.
Существует ряд нюансов относительно заполнения рекомендуемой ГОСТ 12.0.004-90 формы документа:
- в журнале может присутствовать графа с указанием подразделения фирмы, в котором работает инструктируемый (в том числе и вместо той графы, где отражается, куда он направляется в целях получения инструктажа);
- если инструктаж получает группа сотрудников, то Ф.И.О. инструктора может быть указано только 1 раз напротив списка имен этих сотрудников (так же, как и место проведения инструктажа), но расписаться должны все участники инструктажа.
Отдельное внимание нужно обратить на то, что фамилию имя и отчество инструктируемого работника следует писать полностью, а вот данные инструктора можно сократить. Строки между записями пропускать нельзя.
Правила заполнения журнала по охране труда
Согласно нормативным актам существуют некоторые правила по ведению журналов, а именно:
- На предприятиях рекомендуется разработать локальный документ, в котором стоит прописать, как заполнять те или иные журналы, чтобы было единообразие подхода.
- Нежелательно допускать опечаток или помарок, при их наличии, необходимо аккуратно зачеркнуть ненужную информацию, напротив слова надписать звездочку, и внизу сделать сноску «исправленному верить». Обязательно поставить подпись и число, когда она была поставлена. Важно знать, что подпись без даты не будет считаться действительной.
- Заполнять необходимо каждую графу, своевременно.
- На титульном листе любого журнала необходимо указать полное наименование организации, а также прописать название службы, в котором он ведется.
- Желательно не допускать помарок и исправлений.
Журнал регистрации вводного инструктажа: образец заполнения и правила ведения
По ГОСТу основной частью журнала является табличная его часть. В нее вносятся сведения о:
- наименовании компании;
- датах, в которые были проведены инструктажи;
- журнал вводного инструктажа должен иметь графы для подписей сотрудников, проходящих обучение, и указания их персональных данных;
- структурных подразделениях, в которых будут работать принимаемые сотрудники;
- обязательный элемент – подпись инструктора с расшифровкой.
Журнал вводного инструктажа по охране труда допускает информирование по вопросам безопасности работы на предприятии сразу нескольких человек. Заполнение граф с ФИО инструктора в этом случае может происходить путем указания данных только напротив первого инструктируемого сотрудника. Подписи должны быть напротив каждой фамилии.
Образец журнала вводного инструктажа по охране труда не допускает наличия в бланках:
- подтирок;
- заклеенных строк;
- исправленных ошибок при помощи корректора;
- заранее внесенных записей;
- вклеенных или вставленных дополнительных листов;
- ячеек, заполненных карандашом.
Форма журнала вводного инструктажа по охране труда предполагает исправление ошибочных записей в таком порядке:
- Строка с неверными данными или опечаткой зачеркивается так, чтобы первоначальный вариант текста был виден.
- Рядом делается приписка «ошибочная запись».
- Фиксируется дата внесения исправления.
- Лицо, ответственное за ведение и хранение журнала, ставит свою подпись.
- В следующей строке делается правильная запись.
Журналов для регистрации инструктажей при приеме на работу в одной организации может быть несколько. Это допускается, если у предприятия есть обособленные подразделения.
Журнал вводного инструктажа: условия и срок хранения
Срок хранения документа оговаривается в приказе Министерства культуры от 25.08.2010 № 558. Предприятие должно обеспечить сохранность закрытого журнала на протяжении 10 лет. Хранить книги учета инструктажей следует на рабочем месте инженера по охране труда или другого лица, на которое возложена обязанность инструктирования принимаемых сотрудников. Необходимо организовать такие условия хранения книги учета, которые могут обеспечить недоступность документа для посторонних лиц.
При работе с документацией рано или поздно сталкиваешься с необходимостью вести журналы регистрации. Хорошо, если эти знания будут получены не во время очередной проверки каких-нибудь уполномоченных органов. Прошивка – это важный элемент в делопроизводстве, который лучше не оставлять без внимания, дабы не «попасть на штраф». Если документ сшит неправильно, то в дальнейшем будет проблематично доказать, что подмена сведений не имела места. О том, как правильно прошить, пронумеровать журнал, рассказано в данной публикации.
- Журналом может стать даже самая обыкновенная ученическая тетрадь.
- Перелопатив информацию о том, как прошивать журнал, не всегда можно натолкнуться на следующий полезный совет. Следите за натяжением, прошивка должна быть выполнена достаточно свободно, в противном случае шнурок/нить будут врезаться в отверстия и рвать страницы, либо книгу невозможно будет открыть полностью. Туго сшитый журнал не позволяет вести записи в центре разворота.
- А еще можно найти в интернете нужную форму установленного образца, распечатать, проколоть дыроколом, сшить, наклеить «контрольку».
- Желательно крепить контрольный листок клеем-карандашом: ПВА долго сохнет, а влага часто размывает подпись и печать, поставленную руководителем в спешке.
- Случаются ситуации, когда внести какие-нибудь изменения в журнал все же необходимо. Например, из-за досадной оплошности или безответственности должностного лица были внесены некорректные данные, либо вовсе регистрационная информация отсутствует, в этом случае порой приходится переписать журнал полностью.
Итак, мы рассмотрели, как заполнять журналы по охране труда, которые считаются наиболее востребованными в кадровом менеджменте. При работе с графами журналов по охране труда необходимо уделять внимание корректности заполнения каждой из них, но есть элементы структуры, в которых по возможности следует принципиально исключать ошибки.
Ознакомиться с различными нюансами законодательного регулирования сферы охраны труда в РФ вы можете в статьях:
- «Государственные нормативные требования охраны труда»;
- «Какие сроки хранения документов по охране труда?».
Штрафы, если инструктаж не проводится и журнал не ведется
Отсутствие журнала учета инструктажа по ТБ, а также его не проведение трактуется компетентными органами как допуск работника к исполнению им трудовых обязанностей без прохождения в установленном порядке обучения и проверки знаний требований охраны труда. Ст. 5.27.1 КоАП России определяет, что на юридическое лицо может быть наложено административное наказание в виде штрафа от 110000 до 130000 рублей, а на его должностных лиц — от 15000 до 25000 рублей.
Повторное нарушение данных норм (а также не устранение ранее этого факта) ведет к наложению штрафа на организацию от 100000 до 200000 рублей или приостановление ее деятельности на 90 суток. В этом случае к должностному лицу применяются меры наказания в виде штрафа от 35000 до 40000 рублей или дисквалификации от 1 до 3 лет.
Где хранится и сколько
Срок хранения данного документа составляет 10 лет в соответствии со строкой 626 б Перечня, утверждённого Министерством культуры (Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558). Хранится журнал у инженера по ОТ.
Если во время хранения он внезапно теряется, требуется сделать следующее, чтобы создать новый и восстановить утерянные сведения:
- зафиксировать факт утраты надлежащим актом;
- издать приказ об оформлении нового журнала на основе выпущенного акта;
- завести новый документ;
- провести инструктажи заново с сотрудниками, которые подтверждают подписью их осуществление.
Форма журнала вводного инструктажа по охране труда
На обложке журнала, как правило, располагается название журнала, наименование организации, для которой ведётся данный журнал, и даты начала и окончания ведения журнала. Следовательно, листы журнала же заполняются по следующей форме:
| дата | ФИО инструктируемого | год рождения | должность инструктируемого | наименование подразделения | ФИО инструктирующего | подпись инструктируемого | подпись инструктирующего |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Журнал вводного инструктажа по пожарной безопасности и журнал учета проведения инструктажей: в чем разница
Строго говоря, в официальных нормативно-правовых источниках образец журнала регистрации вводного противопожарного инструктажа нигде не представлен.
В приложении 1 к Приказу устанавливается форма для общего журнала учета проведения всех инструктажей по пожарной безопасности. Таких инструктажей своих работников работодатель должен проводить пять видов, с разной периодичностью.
Журнал состоит из двух частей:
- обложки;
- собственно страниц (бланков).
Так, согласно п. 11 Приказа противопожарный инструктаж дифференцируется по его характеру и времени проведения, подразделяясь на следующие пять видов:
- вводный – для только что оформленных сотрудников;
- первичный, проводимый непосредственно на рабочем месте сотрудника;
- повторный;
- внеплановый;
- целевой.
Оформление журнала, особенности
Как и формат журнала, так и его оформление полностью отдаются на усмотрение представителей организации. Иными словами, его можно сделать в электронном виде или же в рукописном. Но бланк, набранный на компьютере, впоследствии обязательно следует распечатать: это необходимо для того, чтобы каждый сотрудник, прошедший инструктаж мог поставить в журнале свою подпись. Следует отметить, что журнал может состоять из множества листов. В таком случае их надо пронумеровать и сшить между собой при помощи специальной нити, затем на последней страничке ответственный сотрудник должен поставить дату и расписаться.
Журнал формируется в единственном экземпляре на срок, определенный руководством. Он может быть равен одному кварталу, полугодию, году или же бессрочным.