Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что работодатель должен возмещать при командировочных расходах». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Важные изменения коснулись порядка нормирования размера суточных в организации. Предельно допустимого размера суточных действующим законодательством не установлено. Следовательно, в учреждении может быть принята любая сумма в день: как 50, так и 3000 рублей.
Изменения по командировочным с 2020 года
Еще одно изменение, которое может скорректировать сумму командировочных в 2020 году, — это новый курортный сбор. Платеж становится обязательным с 01.05.2018 и равен 50 рублям с человека в сутки.
Платить сбор обязаны все граждане, пребывающие более 24 часов на территории Крыма, Севастопольского, Краснодарского и Алтайского краев. Причем командированные сотрудники не стали исключением. Следовательно, работники, направленные в поездку на «курортные территории», должны будут оплатить взнос.
Эксперты полагают, что оплата курортного сбора будет включена в командировочные расходы, подлежащие возмещению. Приведет ли это к увеличению норм суточных, пока неизвестно.
Перед отправкой работника в служебную поездку ему необходимо выдать аванс. Размер аванса определяют приблизительно, но с учетом следующих факторов:
- Траты на проживание определите приблизительно, исходя из мониторинга цен на гостиничные номера в регион командирования. Цены сравнить можно в интернете или же сразу при бронировании гостиничного номера.
- Транспортные издержки определяем исходя из стоимости билетов (авиа, ЖД, автобус, электричка, троллейбус, прочее). Комиссионные сборы, страховки также следует компенсировать работнику.
- Суточные рассчитайте с учетом утвержденных норм и дней командировки.
- Согласуйте дополнительные траты в поездке. Например, покупку материалов или пробных изделий.
Отразим бухгалтерские проводки по отражению расходов на командировки в бюджетном учреждении в 2020 году.
|
Операция |
Дебет |
Кредит |
Документ-основание |
|---|---|---|---|
|
Выплачен аванс на затраты по командированию |
0 208 12 560 — суточные 0 208 26 560 — иные расходы (проживание, проезд, прочее) |
0 201 11 610 — с расчетного счета 0 201 34 610 — из кассы |
|
|
Отражены произведенные расходы учреждения на оплату суточных |
0 401 20 212 0 109 ХХ 212 |
0 208 12 660 |
Авансовый отчет, сданный сотрудником, проверен и утвержден работодателем. Вместе с авансовым отчетом предоставляются подтверждающие документы:
Иная подтверждающая документация. |
|
Отражены иные затраты на командировку |
0 401 20 226 0 109 ХХ 226 |
0 208 26 660 |
Учет командировочных расходов: проводки
Выдача сотруднику аванса на командировочные расходы сопровождается проводкой:
- Дт 71 Кт 50 — если аванс выдан наличными;
- Дт 71 Кт 51 — если аванс перечислен на банковскую карту сотрудника.
При списании командировочных затрат ключевое значение имеет цель поездки:
- Дт 20 Кт 71 — сотрудник направлен в командировку для выполнения работ по заданию заказчика;
- Дт 44 Кт 71 — командировка сопряжена с реализацией товара;
- Дт 08 Кт 71 — командировка связана с приобретением имущества для фирмы;
- Дт 28 Кт 71 — сотрудник направляется в командировку для возврата брака.
Если компания применяется ОСНО и в составе расходов отдельно выделен НДС, применяются следующие проводки:
- Дт 19 Кт 71 — НДС учтен в составе командировочных расходов;
- Дт 68 Кт 19 — НДС учтен в составе налогового вычета.
Если сотрудник в командировке израсходовал собственные средства и работодатель ему их возместил, делаются проводки:
- Дт 71 Кт 50 — если средства сотруднику выданы наличными деньгами;
- Дт 71 Кт 51 — при перечислении средств на карту.
Если сотрудник потратил меньше, чем ему было выделено, выбирается проводка в зависимости от того, как происходит возврат средств:
- Дт 70 Кт 71 — задолженность удержана из зарплаты работника;
- Дт 50 Кт 71 — сотрудник вернул деньги в кассу;
- Дт 51 Кт 71 — сотрудник вернул деньги на расчетный счет работодателя.
Суточные в рублях и валюте
Компания может выдать командировочные сотрудникам в кассе, либо перечислить на карту. При заграничных поездках суточные можно выплатить в валюте или в рублях, пересчитав по курсу на день выдачи.
Сумму для оплаты проезда, жилья, питания и иных издержек работника, согласованных с работодателем, оформляют как подотчетные средства. По возвращении сотрудник в течение трех рабочих дней представляет по ним авансовый отчет с документами, которые подтверждают расходы.
Деньги, которые остались после командировки, работник возвращает работодателю. При этом расходы в валюте бухгалтеру нужно пересчитать в рубли:
-
если работник платил с рублевой карты — по курсу, установленному банком на дату списания денег;
-
если работник покупал валюту в обменном пункте — по курсу, указанному в документах на покупку валюты;
-
если работник не представил первичный документ на обмен валюты — по курсу ЦБ РФ, действовавшему на дату выдачи работнику подотчетной суммы в рублях.
Сколько дней может длиться командировка?
Минимальный срок командировки не ограничен (т.е. можно отправить работника в командировку даже на 1 день, например, по области). Максимальный срок командировки также не ограничен ТК РК.
Но есть ограничение со стороны Налогового кодекса. Согласно пп.2 п.2 ст.319 НК РК, если командировка длительностью до 40 календарных дней, то полученные суточные не признаются доходом работника. Если командировка больше 40 дней, с суточных за каждый последующий день необходимо удерживать ОПВ, ИПН и прочие налоги и соцплатежи. Поэтому, чтобы этого избежать, на практике командировку оформляют либо до 40 дней, либо оформляется работа вахтовым методом.
В каждом конкретном случае срок командировки устанавливает работодатель в зависимости от ее целей и служебного задания.
Днем отъезда считается дата отправки поезда, вылета самолета и т.д. Если транспорт отправляется в 24.00, датой направления в командировку считается предыдущий день. Если позже – то следующие сутки.
Если работник вернулся из командировки и в тот же день вышел на работу, это считается днем командировки, а значит за этот день выплачиваются суточные.
Важно! Суточные не заменяют выплату зарплаты за этот день. Зарплата продолжает начисляться за каждый день нахождения в командировке.
Командировка генерального директора. Оформление в 2021
Важно! На сегодняшний день правила по оформлению командировок претерпели некоторые изменения, что привело к более простому порядку ведения отчетов и сокращению перечня обязательных документов.
Какие документы в 2021 году при оформлении командировки являются необязательными:
| Наименование документа | Пояснение |
| Командировочное удостоверение | Данным документом подтверждался срок командировки. Теперь достаточно только билетов, в которых указывается время отправления и время прибытия, а также иные заменяющие документы (например, путевой лист, если работник в командировку едет на личном транспорте) |
| Служебное задание | Составляется на усмотрение компании |
| Отчет о выполнении служебного задания | Может составляться один документ, содержащий в себе и служебное задание и отчет по его выполнению. Также возможно составление альтернативных документов |
| Журнал регистрации командировок | Отдельного журнала не требуется |
Таким образом, компании вправе самостоятельно решить использовать ли им указанную документацию или нет. Также они могут пользоваться только некоторыми документами, главное, чтобы это было закреплено в нормативных актах компании, регламентирующих командировки (например, в Положении о командировках).
Важно! Многие работодатели не отказались от оформления служебного задания и отчетов о командировке. Эти документы позволяют обосновать целесообразность расходования денежных средств на поездку. В свою очередь это необходимо для того, чтобы на данные суммы можно было снизить налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.
Вопрос: Как указать в приказе период командировки, если он точно не известен?
Приказ на командировку в 2021 году
Рассмотрим подробнее какие вопросы включаются в Положение по командировкам.
Основным документом, который содержит основные правила и принципы оформления командировок, является положение №749. Потому в данном Положении лучше всего описать те моменты, которые прямо не оговорены и устанавливаются на усмотрение работодателей.
Например, будет ли считаться командировкой поездка надомного работника к своему работодателю, либо на основании каких условий однодневная поездка будет считаться командировкой.
Такой раздел нужно обязательно включать в положение, поскольку именно в нем будет указываться каким образом сотрудники могут получать деньги подотчет, а затем как именно они должны отчитаться о понесенных расходах.
В разделе оговариваются следующие моменты:
- В какое время работник, который едет в служебную командировку, должен получить средства подотчет;
- Каким именно образом и за какой промежуток времени после возвращения из поездки работник должен оформить отчет по помеченным во время нее расходам.
Положение по командировкам относится к числу внутренних нормативных актов компании. Поэтому, оно не закреплено как обязательное к применению. Но если субъект бизнеса принимает решение об использовании данного документа, необходимо соблюдать строгую процедуру по вводе его в действие.
Если в компании есть сформированный орган профсоюза, то проект положения необходимо обязательно отправить туда для проведения согласования. Если же органа такого нет — то данный шаг пропускается.
Затем документ требуется ввести в действие.
Это можно осуществить одним из следующих способов:
- На Положении проставляется гриф «Утверждаю» с отметкой руководящего лица. Если согласование документа производилось с иными должностными лицами, то тогда нужно предусмотреть аналогичные графы и для них.
- Составляется специальный распорядительный акт – приказ об утверждении положения о командировках. В нем обычно описывается при наступлении каких условий либо какой даты данное положение начинает действовать. На обложке документа тогда необходимо поставить гриф «Утверждено» и вписать информацию о приказе, которым он был принят.
Специалисты отдела кадров заказывают выезжающему сотруднику билеты и бронируют для него номер в гостинице. После этого его приглашают для ознакомления с документом и просят его расписаться в Журнале учета командированного персонала, куда вносится соответствующая запись.
Командированному лицу выдаются билеты и предоставляются сведения о месте его проживания.
Поскольку, пребывая в командировке, работник все же выполняет трудовые обязанности, то ему начисляется заработная плата, но не в стандартном размере. Выплаты за время пребывания в поездке равны:
- Среднедневному заработку при осуществлении деятельности в рабочие дни;
- Удвоенному среднедневному заработку при выполнении обязанностей в выходные и праздничные дни.
Что касается заполнения табеля, то в нем проставляется пометка «К» в рабочие дни и «РВ/К» – в нерабочие.
После того как работник вернулся из поездки, он составляет вместе с бухгалтером авансовый отчет и прилагает к нему все билеты, квитанции и чеки. Копии тех страниц паспорта, на которых указано время пересечения гражданином границ России, также прилагаются к документу.
Если работник выезжал в командировку на личном транспортном средстве, то он составляет служебную записку, в которой указывает размер понесенных затрат, подтверждаемых квитанциями. Эти расходы возмещает сотруднику работодатель.
Таким образом, несмотря на отмену командировочного удостоверения, в компании все же придется оформить в отношении выезжающего работника приказ, авансовый отчет и внести соответствующие записи в специальный журнал и рабочий табель. Проверяющие органы обращают особое внимание на порядок оформления поездок сотрудников, посему строгое выполнение перечисленных выше правил обязательно для всех организаций.
При отправлении работника в командировку в одну из стран СНГ, руководитель компании при начислении суточных должен опираться на положение для поездок за границу.
Важно! При пересечении границы страны штампы в загранпаспорте не проставляются. Данная особенность регламентируется Таможенным законодательствам.
В качестве документов, подтверждающих пребывание в служебной командировке за границей, работник сохраняет проездные билеты.
Минимального срока служебной поездки не существуют. Работодатель имеет право командировать сотрудника на один день. В этом случае документальное оформление многодневной служебной поездки невозможно, а в соответствии с законодательством суточные за однодневные командировки не положены. В зависимости от организации возможна компенсация денежных затрат.
При командировках в 2021 году суточные рассчитываются согласно нормам и внутренней документации компании. выплата командировочных расходов происходит после предоставления чеков, квитанций и других бумаг, подтверждающих затраты. Организация не вправе отказать в выплате суточных, но за ней сохраняется возможность уменьшить их до минимальной суммы, равной 100 рублям.
В положении о командировках не лишним будет перечислить все случаи, когда работник имеет право отказаться от командировки, и ситуации, когда запрет на отправку работника в служебную поездку налагается законом. Это позволит сотрудникам отстаивать свои законные права и исключит тр��довые конфликты.
Так, ТК РФ запрещает направлять в служебные поездки беременных сотрудниц (ст. 259), работников в период действия ученического договора, если командировки не связаны с ученичеством (абз. 3 ст. 203), а также несовершеннолетних работников фирмы (ст. 268). В отношении последней категории работающих указанной статьей ТК РФ предусмотрены нюансы: не запрещены командировки несовершеннолетних творческих работников согласно перечню, утверждаемому Правительством РФ (постановление от 28.04.2007 № 252).
Другой группе работников позволено выразить отказ или согласиться поехать в служебную поездку. Свою волю в данном случае они могут выразить в письменной форме. Среди таких сотрудников (ст. 259 ТК РФ):
- женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет;
- матери и отцы, единолично воспитывающие детей в возрасте до 5 лет;
- работники с детьми-инвалидами;
- сотрудники, ухаживающие за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением (ст. 259 ТК РФ).
Такой же выбор предоставлен опекунам и попечителям несовершеннолетних (ст. 264 ТК РФ).
Для работников, не попавших в вышеперечисленные категории, отказ ехать в командировку означает высокую вероятность получить дисциплинарное наказание.
ВАЖНО! В соответствии со ст. 192 ТК РФ работник совершит дисциплинарный поступок, если не исполнит или плохо выполнит свои трудовые обязанности.
Сотрудник должен получить компенсацию за все время нахождения в командировке. Компания обязана оплатить таким образом не только рабочие дни, но и все выходные и праздники, если они совпали с этим периодом. При этом расчет заработной платы сотруднику производится в обычном режиме (за выходные и нерабочие праздничные дни в двойном размере). Суточные командировочные платят также за период нахождения работника в пути. Например, если он ехал в поезде из Москвы в Новосибирск три дня, то за эти дни он также выплачиваются суточные. Оплачиваются и дни вынужденного простоя. Оплата суточных командировочных расходов в 2021 году бюджетникам происходит по тем же правилам.
Для того чтобы произвести выплату, издается приказ о направлении в командировку, в котором может также содержаться распоряжение о начислении сотруднику аванса на поездку. Вернувшись, сотрудник должен будет отчитаться о потраченных деньгах: представить в бухгалтерию авансовый отчет.
Срок командировки может быть подтвержден проездными документами либо служебной запиской, если сотрудник использует личный или служебный автомобиль, чтобы добраться до места назначения и обратно.
Как подтвердить расходы в командировке
Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, командировочных, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Получить бесплатный доступ на 14 дней
Согласно постановлению правительства РФ от 29 июля 2015 года № 771, фактическое время, которое сотрудник был в командировке, определяется исходя из предоставленных сотрудником проездных документов.
В случае, если проездной документ был утерян, бухгалтерия в праве отказать в компенсации его стоимости.
Пример: Сотрудник компании утерял посадочный талон на самолет. Он летал в деловую командировку на двое суток, оплачивал билет из своих денег в расчете на компенсацию. Бухгалтерия ем отказала поначалу в выплате, так как у него не было на руках документа, подтверждающего, что полет был. В итоге сотруднику пришлось ехать в аэропорт, чтобы запрашивать документы. подтверждающие его полет.
Сотрудникам, которые отправляются в командировку на транспорте (личном, рабочем или взятым в аренду), также полагаются компенсации. Для них командировочными документами будут являться путевые листы, квитанции об оплате, счета, чеки и т п.
Новые правила оформления командировок 2021
Рассмотрим подробнее какие вопросы включаются в Положение по командировкам.
Основным документом, который содержит основные правила и принципы оформления командировок, является положение №749. Потому в данном Положении лучше всего описать те моменты, которые прямо не оговорены и устанавливаются на усмотрение работодателей.
Например, будет ли считаться командировкой поездка надомного работника к своему работодателю, либо на основании каких условий однодневная поездка будет считаться командировкой.
Такой раздел нужно обязательно включать в положение, поскольку именно в нем будет указываться каким образом сотрудники могут получать деньги подотчет, а затем как именно они должны отчитаться о понесенных расходах.
В разделе оговариваются следующие моменты:
- В какое время работник, который едет в служебную командировку, должен получить средства подотчет;
- Каким именно образом и за какой промежуток времени после возвращения из поездки работник должен оформить отчет по помеченным во время нее расходам.
Положение по командировкам относится к числу внутренних нормативных актов компании. Поэтому, оно не закреплено как обязательное к применению. Но если субъект бизнеса принимает решение об использовании данного документа, необходимо соблюдать строгую процедуру по вводе его в действие.
Если в компании есть сформированный орган профсоюза, то проект положения необходимо обязательно отправить туда для проведения согласования. Если же органа такого нет — то данный шаг пропускается.
Затем документ требуется ввести в действие.
Это можно осуществить одним из следующих способов:
- На Положении проставляется гриф «Утверждаю» с отметкой руководящего лица. Если согласование документа производилось с иными должностными лицами, то тогда нужно предусмотреть аналогичные графы и для них.
- Составляется специальный распорядительный акт – приказ об утверждении положения о командировках. В нем обычно описывается при наступлении каких условий либо какой даты данное положение начинает действовать. На обложке документа тогда необходимо поставить гриф «Утверждено» и вписать информацию о приказе, которым он был принят.
Специалисты отдела кадров заказывают выезжающему сотруднику билеты и бронируют для него номер в гостинице. После этого его приглашают для ознакомления с документом и просят его расписаться в Журнале учета командированного персонала, куда вносится соответствующая запись.
Командированному лицу выдаются билеты и предоставляются сведения о месте его проживания.
Поскольку, пребывая в командировке, работник все же выполняет трудовые обязанности, то ему начисляется заработная плата, но не в стандартном размере. Выплаты за время пребывания в поездке равны:
- Среднедневному заработку при осуществлении деятельности в рабочие дни;
- Удвоенному среднедневному заработку при выполнении обязанностей в выходные и праздничные дни.
Что касается заполнения табеля, то в нем проставляется пометка «К» в рабочие дни и «РВ/К» – в нерабочие.
После того как работник вернулся из поездки, он составляет вместе с бухгалтером авансовый отчет и прилагает к нему все билеты, квитанции и чеки. Копии тех страниц паспорта, на которых указано время пересечения гражданином границ России, также прилагаются к документу.
Если работник выезжал в командировку на личном транспортном средстве, то он составляет служебную записку, в которой указывает размер понесенных затрат, подтверждаемых квитанциями. Эти расходы возмещает сотруднику работодатель.
Таким образом, несмотря на отмену командировочного удостоверения, в компании все же придется оформить в отношении выезжающего работника приказ, авансовый отчет и внести соответствующие записи в специальный журнал и рабочий табель. Проверяющие органы обращают особое внимание на порядок оформления поездок сотрудников, посему строгое выполнение перечисленных выше правил обязательно для всех организаций.
При отправлении работника в командировку в одну из стран СНГ, руководитель компании при начислении суточных должен опираться на положение для поездок за границу.
Важно! При пересечении границы страны штампы в загранпаспорте не проставляются. Данная особенность регламентируется Таможенным законодательствам.
В качестве документов, подтверждающих пребывание в служебной командировке за границей, работник сохраняет проездные билеты.
Минимального срока служебной поездки не существуют. Работодатель имеет право командировать сотрудника на один день. В этом случае документальное оформление многодневной служебной поездки невозможно, а в соответствии с законодательством суточные за однодневные командировки не положены. В зависимости от организации возможна компенсация денежных затрат.
При командировках в 2021 году суточные рассчитываются согласно нормам и внутренней документации компании. выплата командировочных расходов происходит после предоставления чеков, квитанций и других бумаг, подтверждающих затраты. Организация не вправе отказать в выплате суточных, но за ней сохраняется возможность уменьшить их до минимальной суммы, равной 100 рублям.
В положении о командировках не лишним будет перечислить все случаи, когда работник имеет право отказаться от командировки, и ситуации, когда запрет на отправку работника в служебную поездку налагается законом. Это позволит сотрудникам отстаивать свои законные права и исключит т��удовые конфликты.
Некоторые виды работ могут быть связаны с необходимостью для сотрудников совершать дальние или близкие поездки, имеющие непосредственную связь с выполнением основных трудовых обязанностей. По ст. 166 ТК РФ, служебная командировка — это любой выезд работника в рабочее время за пределы предприятия, связанный с выполнением трудовых задач. Минимальный срок служебной командировки может составлять один рабочий день, а вот максимум не ограничен. Длительность командировки определяется необходимостью выполнить поставленную задачу с учетом ее сложности и объема. Оформлять отъезд сотрудников в командировки работодатель должен официально, заранее определяя их цели и задачи.
В долговременных командировках, связанных с выездом за пределы родного населенного пункта, сотрудникам полагаются суточные — дополнительные средства на проживание. Также они могут рассчитывать на компенсацию транспортных расходов и оплату найма жилья.
Важно понять отличия командировки от работы, выполнение которой связано с постоянными разъездами. Представим сходства и различия в виде таблицы:
| Признаки | Командировка | Работа разъездного характера |
| Количество поездок | Разовые, до нескольких раз в год. | Постоянные. |
| Регулирующие нормы ТК РФ | Статьи 166 — 168 ТК РФ. | Часть 2 ст. 57 (в сфере заключения трудового договора); статья 168.1 ТК РФ. |
| Регион поездок | Любой. | Любой, прописывается в трудовом договоре. |
| Характер работы | Выполнение конкретных отдельных задач или поручений работодателя. | Осуществление основных трудовых обязанностей. |
| Оплата | Из расчета среднедневного заработка. | Оклад, ставка (условия содержит трудовой договор). |
| Оформление | Специальный приказ (распоряжение) руководителя. | Порядок регулируется работодателем в локальных нормативных актах. |
| Возмещение расходов при поездке |
|
|
| Варианты возмещения расходов | В соответствии с подтверждающими документами, приложенными к авансовому отчету. | По локальным нормативным актам:
|
| Оправдательные документы |
|
В соответствии с локальными нормативными актами либо авансовый отчет. |
Продолжительность предстоящей служебной командировки устанавливается руководителем, которые фиксирует этот срок в своем распоряжении. Решение о том, какой период необходим сотруднику в командировке, определяется им согласно производственным целям, которые ставятся перед работником и сроком отводимым для их выполнения.
Если Положениями предприятия предполагается издание служебного задания, то длительность командировки также должна присутствовать в этом документе.
Так как порой нельзя точно учесть все факторы, то длительность служебной поездки может быть продлена или сокращена. Оформляется данная ситуация путем издания отдельного распоряжения руководства компании.
Командировка: оформление документов в 2021 году
Так как командировочные удостоверения были отменены, значительно упростилось документальное оформление командировок
Мы расскажем в нашей статье о тех правилах оформления командировок, которые действуют в текущем 2021 году и буду «работать» в следующем 2021 году. Объясним, какие документы следует оформить, и какой размер суточных вправе выплатить компания (предприниматель – работодатель), отправляя своего сотрудника в командировку.
Командировочные удостоверения
Такой вид документа, как командировочное удостоверение, был упразднен еще в 2015 году. Отменена обязанность составления служебного задания, в котором мы ранее описывали цель командировки.
Если быть точным, то отменена обязанность, а вот само право оформлять вышеперечисленные документы, никто не отменял. Поэтому, если работодатель считает, что ему необходим такой документ, то он вправе его составить.
Проживание без подтверждающих документов
Если бумаги, которые могут подтвердить все расходы на найм жилья в месте командировки нет, это не значит, что работника не ждет компенсация, так как сейчас, в 2021 году, очень часто все решается в пользу этого работника.
И так понятно, что уезжая, у физического лица должно быть где-то жилье, и организация, на которую он работал, просто обязана выдать ему хоть какую-то часть средств на покрытие подобных расходов. Бывает так, что эти средства могут списаться из уже выданного аванса. Организация сама выделяет сумму, а ее величина все равно будет меньше настоящей затраты работником.
Важно! Если есть возможность, то можно запросить среднюю цену на найм жилья у агентства недвижимости и отталкиваться от этой, средней цены во всех остальных разбирательствах.
Для чего это нужно? При судебных разбирательствах без документов, руководствуясь лишь словами (если до такого дойдет), судья не будет разбираться, и дело сойдет к нулям.
Командировочные, естественно, будут выплачены, а вот с этими, сторонними затратами на жилье, без документов, ожидать чего-то большего – не получится.
Размер командировочных расходов в 2020 году: суточные по России и за рубежом
Пакет документов на зарубежные командировки не отличается от того, который составляется для поездок в пределах страны.
Для отправки работника в командировку оформляются следующие документы:
- Служебная записка на имя руководителя с просьбой отправить работника в поездку, с указанием места и времени. Это не обязательный документ, в некоторых организациях решение о командировке может приниматься устным распоряжением руководителя. Составляется в свободной форме.
- Приказ о направлении в командировку оформляется в унифицированной форме Т-9 или Т-9а. В приказе не делается отметка о том, что это командировка за границу, это и так понятно, поскольку в бланке приказа предусмотрена срока для указания, куда именно направляется работник.
- Авансовый отчет – составляется после возвращения работника из поездки.
Обратите внимание! В настоящий момент командировочное удостоверение и служебное задание не являются обязательными документами при направлении в командировку.
Оформление командировки регламентирует Трудовой кодекс, а также ПП № 749. Согласно этим двум нормативным актам все решения по командировке принимает исключительно работодатель. Цель поездки, сроки и многое другое зависит только от него. Свое решение работодатель обязан оформить документально. Какой это будет вид документа, нормативные акты не содержат. Но на практике начальник выдает приказ о направлении работника в командировку.
Для этого оформляется специальная форма приказа – Т-9 или Т-9а, если направляется несколько лиц. Закон также не запрещает использовать бланки приказов, разработанные работодателем для организации собственноручно. Главное, чтобы ни были утверждены соответствующими внутренними документами.
Этот этап оформления командировки за границу осуществляется очень просто. Кадровому сотруднику потребуется только приказ и служебное задание, наличие которого не является обязательным. Далее работодателю необходимо возместить расходы, которые сотрудник понесет в поездке. То есть, оформить суточные.
Заполнение авансового отчета
При заполнении авансового отчета от сотрудника потребуется наличие при себе документов, которые подтверждают трату суточных. Авансовый отчет это заполненная форма № АО-1.
Порядок заполнения авансового отчета:
Составление отчета
- Первый пункт авансового отчета – название организации
- Дата и номер отчета
- Должность, в которой состоит командируемый сотрудник и подразделение работы
- Означается причина составления отчета (служебная командировка)
- В отчет заносятся все фактические затраты, совершенные в поездке
- На листе номер 2 перечислены все расходные документы, на которых зафиксирована каждая трата выданных денег
- Затем отчет согласовывается в бухгалтерии, где прописываются номера дебет – кредита
- Готовый авансовый отчет подается руководителю, он утверждает и подписывает