Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как подшивать бухгалтерские документы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Такие документы рекомендуем хранить в надежном месте (например, в сейфе), при этом целесообразно иметь в запасе по несколько нотариально заверенных копий каждого из них, чтобы в случае необходимости (например, по запросу контрагента) не бежать в очередной раз к нотариусу. Очень удобно. Ну и как вариант, нет необходимости хранить оригиналы документов в офисе, вполне будет достаточно – даже для проверяющих органов, нотариально заверенных копий. Оригиналы, по запросу, можно будет предоставить позднее, обычно этот срок составляет 5-10 дней. Такие документы вполне можно собрать в одну папку формата А4 с вложенными прозрачными файлами, упорядочив их в хронологическом порядке, например — учредительный договор, далее устав, свидетельство о регистрации и так далее.
Банковские документы.
В тех же картонных папках, в разрезе по счетам и банкам – если расчетных счетов несколько, также в хронологическом порядке. К выписке из банка подшиваются платежные документы и документы – основания для платежа (счета) за операционный день. Если Вы используете в работе систему банк-клиент, то распечатывать выписки каждый день не обязательно — можно сделать это один раз за период, например, за месяц. В этом случае счета можно подшивать в отдельную папочку – «оплаченные счета». Следует иметь ввиду, что в разных банках разные условия – в одних выписки доступны в течение всего срока действия договора по использованию электронной системы платежей, в других этот срок может быть ограничен. И тогда Вам придется запрашивать бумажные копии, а такая услуга банка может стоить денег. Внимательно изучите договор на подключение системы при его подписании и тарифы банка. При наличии валютных счетов у Вас будут еще дополнительные документы для валютного контроля – справки-подтверждения выполненных работ/услуг, паспорта сделок, справки о валютных операциях. Их также желательно хранить в разрезе контрактов/контрагентов либо номеров паспортов сделок, с приложением копий документов, особенно при больших объемах – заведите отдельные папки.
Все операции, связанные с движением наличных денежных средств, должны отражаться в кассовой книге. Кассовая книга должна быть прошнурована и пронумерована и скреплена подписью руководителя и главного бухгалтера и печатью организации. Кстати. Для сшивания документов (особенно если их не много) совсем не обязательно покупать дорогостоящие наборы в канцелярских магазинах – используйте обычную нитку плюс иголку, результат получается тот же. Тем, кто ведет кассовую книгу в электронном виде, советуем распечатывать ее по мере необходимости. Если операций по кассе немного – раз в год, полугодие или квартал. У кого большие обороты по кассе – раз в месяц, а у кого-то может быть и стопка документов за один день. Иногда оформлять книгу в печатном виде приходится в связи с проверкой обслуживающего банка соблюдения кассовой дисциплины. На каждую операцию составляются приходные или расходные кассовые ордера. Расходные и приходные кассовые документы подшиваются вместе с отчетом кассира каждый день в хронологическом порядке с приложением документов, связанных с операцией, например, расчетной ведомостью по выплате зарплаты. При наличии ККТ необходимо каждый день снимать показания счетчика, вести журнал кассира-операциониста, а также составлять отчет по установленной форме. Более подробно с порядком ведения кассовых операций и их документальным оформлением можно ознакомиться в официальном документе ЦБ России №40 «Порядок ведения кассовых операций в РФ». Напомним, что требования к хранению кассовых документов такие же, как и по прочим бухгалтерским документам – пять лет.
Приступая к сшиванию документа, нужно убедиться, что вы имеете всё необходимое под рукой. Кроме самого дела вам понадобятся специальные нитки и игла, а также шило. Используются суровые нитки, банковский шпагат или прошивные нитки ЛШ-210. Последние являются наиболее часто используемыми в делопроизводстве.
Для начала уберите из документа все скрепки или иные металлические предметы и сложите дело ровной стопочкой. На полях с левой стороны необходимо сделать 3 отверстия с помощью шила или иглы. Дырки лучше всего делать на половине свободного поля левого отступа – примерно 1,5 см. Это важно, поскольку документ должен остаться читабельным после прошивки. Можно воспользоваться дыроколом, чтобы все отверстия имели ровные края, но будьте аккуратны, так как он не сможет сделать отверстия на большом количестве листов.
Какие документы требуют такого оформления
В учреждениях и компаниях прошиваются документы практически всеми структурными подразделениями.
Сотрудники кадровой службы отдельно систематизируют и прошивают по итогам календарного года следующие документы:
- приказы личного состава,
- приказы общего состава,
- штатное расписание.
Бухгалтеры прошивают:
- авансовые отчеты,
- оборотные ведомости по материальным средствам,
- накладные,
- счета-фактуры,
- акты выполненных работ,
- путевые листы,
- кассовую книгу,
- ведомости на получение заработной платы сотрудниками учреждения в том случае если зарплата выдается работникам на руки.
Делопроизводители: входящую и исходящую документацию.
Прошивать документы можно используя следующие инструменты:
- Степлер;
- Нитки;
- Специальное оборудование.
Но документы, прошитые нитками, гарантированно не будут подменены, что актуально в современной действительности.
Документооборот первичных документов
Документооборот первичных документов включает в себя следующие этапы:
- оформление первичного документа;
- передача документа в бухгалтерию, где он проверяется и вносится в регистры;
- текущее хранение и последующая передача документа в архив.
Далеко не праздный вопрос – когда должны оформляться первичные документы? Ответ на это есть в статье 9 закона № 402-ФЗ «Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания».
Недопустимо оформлять первичные документы через несколько дней после проведения хозяйственной операции. Все работники, имеющие право оформлять первичку, должны соблюдать график документооборота, в котором можно установить, например, такие сроки сдачи документов в бухгалтерию:
- приходные и расходные кассовые ордера – в день составления;
- документы, связанные с оформлением продаж – не позднее следующего рабочего дня;
- авансовые отчеты – не позднее трех рабочих дней после расходования средств;
- листки нетрудоспособности — не позднее следующего рабочего дня после выхода на работу и т.д.
Что касается документов, подписанных контрагентами, то обязанность передавать их своевременно можно предусмотреть в тексте договора, например, так: «Покупатель обязуется передавать Поставщику оригиналы подписанных товарных накладных, актов и счетов-фактур не позднее двух рабочих дней со дня их подписания».
При передаче подписанной первички в бухгалтерии проверяют форму документа; наличие обязательных реквизитов; законность проведенной хозяйственной операции; арифметические расчеты. Данные проверенных первичных документов вносятся в бухгалтерские регистры.
Текущее хранение первички осуществляется обычно в бухгалтерии, а по окончании года документы группируются по датам, комплектуются в пачки и передаются в архив. Хранить первичные документы надо не менее пяти лет.
Способы сшивания документации
Для того чтобы правильно определиться, как прошивать документы, важно учесть все рекомендации руководства, а также назначение определенных деловых бумаг и наличие необходимых приспособлений. В традиционном формате, отдельные листы документов комплектуют и скрепляют с помощью нитей. Лучше всего такой способ подходит в тех случаях, когда объем документов достаточно небольшой. Используют для этого чаще всего дырокол или иглу. Закрепляют нитку с помощью наклейки, на которую затем ставят специальную заверительную надпись. Для того, чтобы скрепить объемные документы, используют шуруповерт и веревку или очень плотную ленту.
Если речь идет о делах очень большого объема, здесь не обойтись без переплетной машины или специального станка. Также существуют специализированные аппараты и брошюровочные машинки, которые значительно упрощают и ускоряют работу с бумагами. Такие устройства предназначены для того, чтобы скрепить большие папки с помощью пластиковых или металлических пружин. Такое крепление удобно еще и тем, что папки можно без проблем расшить и заново сшить.
Брошюровочно-переплетные станки позволяют выполнять классическое крепление с помощью ниток и иголок.
Подшивка документов в бухгалтерии для архива
Исправления в банковских документах:
Тип вопроса: 1. Выбор единственно правильного ответа
Цена вопроса (баллов): 1
Вариантов ответов:
1. не допускаются;
2. допускаются;
3. допускаются только оговоренные.
Верный ответ: 1 Вариантов ответов: 3
Для этого необходимо расположить их по группам
- Проверяем, правильно ли проставлена нумерация
- Сшиваем
- Оформляем сопроводительную надпись.
- Готовим внутреннюю опись.
- Заверяем готовое дело
Готовим документПрошиваемСвязываем концы нити узелкомЗаверяем Для прошитого пакета документов допускается следующее:
- упустить этап систематизации документов
- распределить документы без нумерации
- возможна подача документов без заверительной надписи
Прошитые документы заверяются Этап 1:
- Раскладываем бумаги так, как они должны располагаться в документе.
Нумеруем каждую страницу цифрами в правом верхнем углу. Используем для этого простой карандаш.
- Делаем проколы.
Как прошить документы для архива
Документы необходимо сдавать в архив предприятия уже через год, после того как они завершены в делопроизводстве. После того, как они хранятся определенное время в организации, их необходимо передать в государственный, региональный или муниципальный архив. Сроки определены такие:
- 75 лет – для документов по персоналу, похозяйственных книг, записей нотариальных действий и ряда другие.
- 20 лет – для проектов капстроительства, технологической и конструкторской документации, патентов.
- 15 лет – для научной документации.
- 5 лет – для кинодокументов.
- 3 года – для видео- и фотодокументов.
Документы в архив сдают сотрудники службы документационного обеспечения управления. Если такого специфического подразделения в организации нет, то архивом ведает секретарь, специалист кадровой службы или заместитель руководителя, в редких случаях – бухгалтер.
Перед подготовкой документов в архив необходимо подыскать им подходящую обложку и внести в опись дополнительные сведения, такие как:
- Дата составления описи.
- Номер тома (если дело состоит из нескольких томов).
- Фамилию и должность составляющего опись.
Само оформление дела состоит из следующих стадий:
- Контроль группировки документов в деле.
- Подшивка.
- Нумерация листов.
- Крепление и составление заверительной надписи с печатью.
- Составление описи дела.
Какие нормы регулируют эту процедуру
Процедуру регламентируют сразу несколько инструкций:
- Во-первых, это Методические рекомендации по делопроизводству, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 года.
- Во-вторых, соответствующий ГОСТ Р 51141, именуемый «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
- Также, есть еще ряд правовых норм, регулирующих сшивание документов. К ним относятся:
- приказ Минкультуры РФ, которым утверждена типовая инструкция делопроизводства;
- инструкция ЦБ России, в которой определены основные нормы ведения делопроизводства в Центробанке;
- методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, утвержденные приказом Министерства по налогам и сборам.
Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись.
Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 18.04.2003, содержащий общие указания по заполнению отдельных видов бумаг, в том числе и их прошивке.
Кроме этого документа, можно выделить следующие нормативные акты:
- ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
- Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 г. N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.
Должностные лица, ответственные за формирование и хранение кассовых и бухгалтерских документов
Нормативными документами Банка России предусмотрено формирование двух отдельных сшивов — кассовых документов дня и бухгалтерских документов дня. Для них устанавливается различный порядок формирования и хранения, а также возлагается соответствующие обязанности на сотрудников банка.
Сшив кассовых документов за каждый день формируется заведующим кассой, кассовым работником внутреннего структурного подразделения либо кассовым работником, на которого возложены указанные функции. Формирование сшива бухгалтерских документов осуществляется работником, на которого возложена эта функция.
Конкретные обязанности бухгалтерских и кассовых работников (и изменения в них) определяют главный бухгалтер кредитной организации или по его поручению — начальники отделов. Они оформляются кредитной организацией в письменной форме в соответствии с Положением N 302-П. Возложение на кассовых и бухгалтерских работников функций по формированию сшива документов дня должно быть зафиксировано либо в должностных инструкциях, либо в распорядительном документе кредитной организации, с которыми работники должны быть ознакомлены под роспись.
Ответственность за хранение бухгалтерских документов, в том числе документов в электронном виде, несет руководитель кредитной организации. До передачи на архивное хранение несброшюрованных бухгалтерских документов за операционный день их сохранность обеспечивает главный бухгалтер или его заместитель.
Ответственность за хранение кассовых документов за предыдущий календарный год и формирование кассовых документов за текущий год возлагаются на заведующего кассой или кассового работника внутреннего структурного подразделения.
Сшив кассовых документов дня
В кассовые документы дня помещаются кассовые документы и мемориальные ордера по внебалансовым счетам, относящимся к хранилищу ценностей.
К этим документам относятся: отчетные справки 0402112, журналы 0402301, справки 0402302, справки 0402304, реестры операций с наличной валютой и чеками, реестры проведенных операций, реестры платежей, объявления 0402001, денежные чеки, приходные кассовые ордера 0402008, расходные кассовые ордера 0402009, ведомости к сумкам 0402300, накладные к сумкам 0402300, распечатки программно-технических средств, приходные части, расходные части приходно-расходных кассовых ордеров 0402007, описи на перевозимые наличные деньги, контрольные ведомости 0402010, акты 0402145, акты пересчета, заявления о размене наличных денег, мемориальные ордера 0401108 вместе со справками 0402159, мемориальные ордера 0401108 вместе с заявлениями на прием сомнительных денежных знаков и описями сомнительных денежных знаков.
Хранение бухгалтерских и кассовых документов дня
Сформированные и сброшюрованные бухгалтерские документы на бумажном носителе за каждый операционный день передаются на архивное хранение не реже одного раза в месяц (не позднее десятого рабочего дня следующего месяца). До указанного срока они хранятся в бухгалтерском подразделении в условиях, исключающих несанкционированный доступ к ним. Несброшюрованные бухгалтерские документы за операционный день до проверки полноты формирования документов дня не позднее рабочего дня, следующего за операционным днем, также должны храниться в условиях, исключающих несанкционированный доступ к ним. До передачи на архивное хранение сохранность указанных документов обеспечивает главный бухгалтер или его заместитель.
Хранение бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета на бумажном носителе осуществляется в специально оборудованных помещениях (архивах). Руководитель кредитной организации по согласованию с главным бухгалтером должен закрепить за работниками бухгалтерской службы места для хранения бухгалтерских документов, установить порядок эвакуации документов в случае необходимости при возникновении чрезвычайной ситуации.
Порядок хранения документов, не учитываемых на внебалансовых счетах, обеспечивающий их сохранность, определяется руководителем кредитной организации.
Кассовые документы за предыдущий календарный и текущий годы хранятся заведующим кассой, кассовым работником внутреннего структурного подразделения. Место их хранения определяется распорядительным или иным документом кредитной организации с учетом обеспечения их сохранности.
Систематизация бухгалтерии
- Если в подшиваемом документе присутствуют письма, то сперва нумеруется сам конверт, потом все вложенные в конверт листы.
- В случае если документ имеет довольно большой объем (больше 250 листов), то его разбивают на соответствующие тома. Каждый новый том имеет самостоятельную нумерацию.
- В деле могут находиться документы, имеющие собственную нумерацию страниц, такие как периодические издания и др.
Лист-заверитель дела составляется по установленной форме (приложение 9), в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле. Форма внутренней описи документов дела В делах длительных сроков хранения можно прошивать дело насквозь, включая как верхнюю, так и нижнюю часть обложки. Дела постоянного срока хранения подшиваются, начиная с листа, идущего вслед за обложкой.
Верхняя же часть обложки не подшивается. На первый лист накладывается тонкая, шириной до 1 см картонная прокладка, и через нее прошивается дело. Кроме описей на дела постоянного срока хранения, дела временного (свыше 10 лет) срока хранения кадровые службы организаций ежегодно должны составлять описи на дела по личному составу. Документы по личному составу имеют особое социальное значение — они являются основанием для подтверждения трудового стажа, занимаемой должности, продолжительности работы в данной организации и других фактов трудовых отношений.
В целях предотвращения утери этих документов большая часть документов по личному составу уволенных работников сдается в архив и хранится 75 лет. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации. 3. 6. 2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. 3. 6. 3.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
- Если объем документации слишком велик (больше 250 листов), то он делится на тома, которые имеют свою отдельную нумерацию.
- Иногда в документах попадаются отдельно пронумерованные издания. Их также нумеруют, несмотря на уже имеющуюся нумерацию.
- Если в документации присутствуют приклеенные листы, то этот документ должен нумероваться, как один. Далее составляется опись прикрепленных дополнений на изнанке этого листа.
- Когда лист полностью занят, нет места для нумерации, то нумеруют на обратной стороне документа.
- При неправильной нумерации номер зачеркивается и ставится правильный, при этом на исправленном участке обязательно делают заверительную надпись.
Перед сшиванием документов готовят общую опись, которая будет состоять содержать:
- наименование документа;
- дату составления описи;
- небольшую аннотацию;
- опись в форме таблицы с порядковыми номерами, названиями, датами и примечанием;
- количество листов прописью и цифрами;
- подпись делопроизводителя.
Составление документа будет поэтапное:
- Подготовка. Все листы складывают в определенном порядке ровной стопкой. Создают обложку и номеруют все листы.
- Сшивание. Выбрать метод сшивания и прошить листы дважды. Нитки завязывают на крепкий узел.
- Заверение. После создания единого документа его заверяют подписью руководитель и делопроизводитель.
Как сшивать документы
Быстрое заведение первички, автоматический расчет налогов, отправка отчетности онлайн, электронный документооборот, бесплатные обновления и техподдержка.
Любая организация должна обеспечивать систематизацию, целостность, сохранность документов и удобный доступ к ним. Для этого документы прошивают. Это занятие требует аккуратности и внимательности. Как сшивать документы и что для этого нужно — расскажем в нашей статье.
Основные нормы, регулирующие процесс сшивания документов:
- Методические рекомендации, утвержденные Приказом Росархива 23.12.2009 №76;
- ГОСТ Р 51141 — 98 «Делопроизводство и архивное дело»;
- Требования делопроизводства, разработанные отраслевыми ведомствами.