Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Компенсация работнику за использование личного транспорта». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В современных условиях существует большое количество профессий, связанных с разъездами по рабочим вопросам. Даже в такой профессии как бухгалтер, зачастую возникает надобность выезжать в различные инстанции.
В каких случаях выплачивается компенсация за использование личной машины
Такие должности, как менеджер, торговый представитель, страховой агент и многие другие специальности требуют быстрого перемещения из точки А в точку Б. При этом сама компания – работодатель зачастую не имеет служебных машин. В связи с этим, для некоторых должностей при приеме на работу прописывается условие о наличии своего автомобиля.
Именно поэтому в организациях очень часто предусматривается компенсация расходов, которые понесет работник при использовании своей личной машины в случае, если она привлекается к выполнению рабочих обязанностей.
Кроме рядовых работников, использовать свой автомобиль в интересах компании может и директор. Для него предусмотрены такие же компенсации, как и для других сотрудников.
В состав расходов на автомобиль включается:
- Топливо для заправки
- Сумма амортизации
- Затраты на ремонт и техобслуживание
- Мойка машины в рабочее время и другие подобные расходы
Статья 188 ТК РФ предусматривает использование сотрудником личного автомобиля и закрепляет необходимость выплаты компенсации в этом случае.
Для того чтобы закрепить желание работника получать компенсацию, он должен написать своему работодателю заявление. К нему необходимо приложить ксерокопию свидетельства о регистрации на машину. Нужно предоставить работодателю оригинал свидетельства для его сличения с копией.
Компенсация положена только тем работникам, у которых есть необходимость в поездках по рабочим вопросам. Причем руководитель компании самостоятельно определяет круг тех, кто будет получать такую компенсацию.
Приказ о выплате компенсации за использование личной машины
Для начисления и выплаты компенсации мало получить заявление от работника. Руководитель компании должен издать соответствующий приказ. Такой документ составляется в произвольной форме с учетом всех обязательных реквизитов.
Неотъемлемой частью приказа является его номер и дата.
После этого записывается, на основании чего составлен приказ. Чаще всего здесь прописывается статья 188 ТК РФ и реквизиты трудового договора или дополнительного соглашения к нему.
Далее по пунктам, подробно нужно записать общую суму компенсации в месяц. Какая машина используется в работе и ее основные характеристики. По каким именно расходам начисляется компенсация. В какой день производится выплата и на каких условиях.
Внизу ставится подпись директора, сотрудника бухгалтерии и самого работника.
Налогообложение выплат компенсации
Обложение налогом сумм, выплачиваемых физическому лицу, зависит от вида договора, заключенного на эксплуатацию транспорта.
| Тип договора | Взимание НДФЛ |
| Соглашение к трудовому договору | С сумм компенсации налог не удерживается |
| Договор аренды | Налог взимается со всей суммы выплаты и перечисляется налоговым агентом |
| Договор оказания услуг в форме ГПХ |
Суммы компенсации взамен использования транспорта не подлежат налогообложению НДФЛ и начислению на выплаты страховых взносов. Компенсационные выплаты не облагаются в пределах сумм, обозначенных договором и обоснованных документально. Если между сторонами заключен договор аренды, полученные лицом суммы облагаются НДФЛ в размере 13% для резидентов и 30%, когда арендодателем выступает нерезидент.
В законодательстве не указан размер и порядок расчета компенсации. Это дает работодателю право предоставлять сотрудникам суммы на свое усмотрение.
Размер выплат определяют следующими способами:
- Назначение фиксированной суммы. В этом случае не учитывают количество поездок, число дней в месяце и т.д. Обычно для определения размера выплат ориентируются на стоимость проката авто в регионе, расценки такси.
- Ежемесячный подсчет суммы. Размер выплат определяют, в зависимости от количества поездок гражданина по служебной необходимости, специфики работы и т.д.
Чтобы определить сумму выплат, учитывают:
- интенсивность поездок;
- срок полезного использования;
- износ авто;
- траты на горюче-смазочные материалы, ремонт, мойку, парковку.
Оформление компенсации
Для правильного оформления компенсации расходов за эксплуатацию личного транспорта сотрудника предприятию нужны документы:
- Оформленное соглашение с сотрудником с прописанными условиями на использование его личного транспорта в целях компании. В нем необходимо указать размер денежной компенсации и порядок выплаты, срок выплат, технические характеристики автомобиля (объем двигателя, легковой либо грузовой автомобиль, марку, год выпуска машины и его государственный номер).
- Документы сотрудника на автомобиль, который будет использоваться в служебных целях, а также страховка ответственности (ОСАГО), копия ПТС.
- Нормальный документ – приказ собственника предприятия о компенсации на прописанных условиях.
- Путевые листы с реальным маршрутом проезда автомобиля, чеки АЗС, бухгалтерский отчет с расчетами растрат на ГСМ, счета на амортизацию и ремонт автомобиля и остальные бумаги, подтверждающие оплату автомобиля, который используется в рабочем режиме.
Кроме того, желательно в должностной инструкции сотрудника прописать обязанности, которые предполагают регулярные поездки в служебных целях: посещение торговых точек, выезд на встречи к клиентам, доставку товаров или корреспонденции, транспортировку других сотрудников на встречи. Счета на оплату компенсации следует подавать директору на подпись ежемесячно для контроля финансовых затрат организации.
В законодательстве не указан размер и порядок расчета компенсации. Это дает работодателю право предоставлять сотрудникам суммы на свое усмотрение.
Размер выплат определяют следующими способами:
- Назначение фиксированной суммы. В этом случае не учитывают количество поездок, число дней в месяце и т.д. Обычно для определения размера выплат ориентируются на стоимость проката авто в регионе, расценки такси.
- Ежемесячный подсчет суммы. Размер выплат определяют, в зависимости от количества поездок гражданина по служебной необходимости, специфики работы и т.д.
Чтобы определить сумму выплат, учитывают:
- интенсивность поездок;
- срок полезного использования;
- износ авто;
- траты на горюче-смазочные материалы, ремонт, мойку, парковку.
За дни, когда гражданин не использовать авто для рабочих поездок, выплаты не предоставляются.
Отражение в 6 ндфл компенсации парковки автомобиля
Следующая запись о подоходном налоге в 6-НДФЛ при аренде у физ.
лица – отчисление в казну. Важно Закон говорит, что перечисление в этом случае должно происходить не позднее следующего за датой выплаты рабочего дня.
Отражают эту дату в форме 6-НДФЛ по строке 120. ПРИМЕРСредства за аренду физлицо получило от компании 14 октября 2021 года. Эту же дату нужно указать в строке 100 заполняемой формы 6-НДФЛ. Порядка заполнения 6-НДФЛ): — строка 010 «Ставка налога»; — строка 020 «Сумма начисленного дохода» — это строка будет включать в себя общую сумму арендных платежей, выплаченных налогоплательщику на отчетную дату с начала налогового периода; — строка 040 «Сумма исчисленного налога» — по данной строке необходимо отразить сумму исчисленного с этих платежей НДФЛ нарастающим итогом с начала налогового периода; — строка 070 «Сумма удержанного налога» — эта строка будет включать общую сумму удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода.
Расчет суммы производимых компенсационных выплат
Расчет компенсации использования личного транспорта, которая выплачивается в фиксированной форме, производится с учетом фактического количества дней использования транспортного средства. При произведении расчетов определяется величина затрат на каждый день как итог деления общей суммы, выплачиваемой ежемесячно, на количество дней использования автомобиля (рабочие дни). Рабочие дни определяются на основании производственного календаря.
Для расчета итоговой компенсации за использование личного транспорта в конце месяца величину ежедневных затрат умножают на количество дней эксплуатации транспортного средства. Если договоренность о начислении и выплате денежных средств составлена в фиксированной сумме, то размер выплачиваемого возмещения устанавливается по предъявляемым документам. Чтобы подтвердить, что выплачиваемая работнику сумма – компенсация за использование личного транспорта по УСН или общей системе налогообложения, необходимо проводить тщательную ежемесячную подборку документов с необходимым составом элементов, которые бы соответствовали требованиям экономической целесообразности.
Учет выплат компенсационного характера при расчете прибыли организации
Каждая организация, пользующаяся услугами привлекаемого со стороны транспорта, вправе учесть затраты по уплате компенсации в разделе расходов, которые уменьшают базу для расчетов налога на прибыль.
Согласно одиннадцатому подпункту первого пункта 264 статьи Налогового кодекса РФ, указанные денежные суммы относятся к иным расходам, которые учитываются при налогообложении. Согласно двенадцатому подпункту первого пункта ст. 346.16 соответствующего кодекса, выплаты компенсационного типа также учитываются при расчете базы налогообложения по налогу единого типа, который используется на упрощенном режиме.
Особенности учета выплат компенсационного характера состоят в следующем:
- включение в статьи расходов затрат на эксплуатацию легкового вида транспорта производится в сумме расходов, нормы которых устанавливаются законодательством;
- включение в статьи расходов затрат на эксплуатацию грузового вида транспорта;
- компенсация на приобретение горюче-смазочных материалов отдельно не включается в состав налоговой базы, так как, согласно позиции ИФНС, затраты на оплату материалов горюче-смазочного типа являются исключительно компенсационными расходами;
- компенсационные выплаты не включаются в статьи расходов в случае простоя автомобиля;
- подтверждением факта реальной эксплуатации автотранспортного средства являются путевые листы, которые выписываются при передвижении автомобиля;
- в статьи расходов включаются исключительно суммы, которые были фактически выплачены собственнику транспортного средства;
- для того чтобы включить затраты в перечень расходов, необходимо полный список документов, подтверждающих экономическое обоснование расходов, которые позволяют выплачивать положенную компенсацию.
В соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам относятся расходы на компенсацию работникам за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ.
Исходя из вышеизложенного, личным имуществом работника, используемым работником в интересах и с ведома работодателя, является имущество, принадлежащее работнику на любом законном основании. Переданный по доверенности автомобиль не может восприниматься третьими лицами иначе как находящийся во владении и пользовании конкретного лица, которому выдана доверенность.
Но, судя по последним разъяснениям (более ранние разъяснения Минфина РФ безболезненно позволяли учитывать суммы компенсации по пп.11 п.1 ст.264 НК РФ) специалистов финансового ведомства, сумма компенсации за использование личного автомобиля, управляемого по доверенности, не может признаваться в целях исчисления налога на прибыль:
|
Реквизиты писем контролирующих органов |
Суть разъяснений |
|
Письмо Минфина РФ от 27.12.2010 г. №03-03-06/1/812, УФНС РФ по г. Москве от 13.01.2012 г. №20-15/001797@, от 22.02.2007 г. №20-12/016776 (разрешающие учитывать выплаты) |
Если работник, использующий автомобиль в интересах организации, управляет данным автомобилем по доверенности, то расходы на вышеназванные компенсации также могут быть учтены организацией в составе расходов в соответствии с положениями пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ. |
|
Письмо Минфина РФ от 03.05.2012 г. №03-03-06/2/49 (не разрешающие учитывать выплаты) |
Ввиду того, что ст. 188 ТК РФ предусматривает компенсацию за использование имущества, принадлежащего работнику, в целях гл. 25 НК РФ такое транспортное средство должно принадлежать работнику на праве собственности. |
Основание для компенсации личного авто
Основные условия оплаты за пользование легковыми автомобилями в сфере труда регулируются законом, поэтому необходимо учитывать эти основания оплаты:
- приказ управляющего директора о размере вознаграждения на основании прилагаемых документов
- Оплата работнику при выполнении служебных обязанностей в связи с командировками в соответствии с должностными инструкциями.
- размер компенсации в соответствии с законом
- Оплата производится один раз в месяц.
- Если работник не пользуется личным транспортным средством, вознаграждение не выплачивается.
Использование работником имущества работника в виде автомобиля для выполнения работ, таких как износ, ремонт, парковка, бензин, должно быть документально подтверждено. Вы можете использовать такие опции:
- Вознаграждение в соответствии с ТК РФ
- договор аренды
- бесплатная регистрация
Во всех случаях существуют преимущества и недостатки как для работника, так и для работодателя.