Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сличительная ведомость ИНВ-18, ИНВ-19». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Сличительную ведомость ИНВ-19 можно заполнять вручную или электронным способом (в этом случае необходимо наличие электронной подписи). Документ составляется бухгалтером в двух экземплярах: один хранится в бухгалтерии, а второй передается материально ответственному лицу (или лицам, если их несколько).
Порядок заполнения бланка инвентаризационной описи с примером
Страница заполняется в два подхода. Сперва вписывается шапка и все позиции товаров, а затем, уже во время оценки количества и состояния предметов указывается наличие. После – проставляются подписи материально ответственного лица (МОЛ) и члена комиссии.
Начнем с шапки. Далеко не все поля, которые там представлены, обязательные. Например, вид деятельности, он же код ОКОНХ, указывается как основной реквизит, хотя в ряде других документов он пропускается. А графа «Вид операции» часто пустует, поскольку не все организации официально используют систему кодов. Также можно ничего не писать в строке «структурное подразделение». Отметим, что в местах, где ничего указать, не нужно ставить прочерки или иные знаки отсутствия данных, достаточно оставить его пустым.
Сличительная ведомость ИНВ-18, ИНВ-19
Данные два вида ведомости применяются с целью отражения результатов инвентаризации основных средств и различных материальных ценностей. Сличительная ведомость — это документ, в котором сопоставляют данные бухгалтерского учета из прошлых инвентаризационных ведомостей. В данной ведомости выводятся инвентаризационные излишки и недостачи.
В 1998 году было утверждено две унифицированные формы ведомостей. Основная задача сличительных ведомостей заключается в упрощение процесса ведения первичного инвентаризационного учета. Также данные формы должны повысить контроль производства. В документе No88 Госкомстата России представлены две формы сличительной ведомости:
1. ИНВ-18;
2. ИНВ-19.
ИНВ-18 составляется по результатам предварительной инвентаризации основных средств и нематериального имущества организации. По форме ИНВ-19 ведется сравнительный учет только материального имущества.
Порядок ведения сличительной ведомости сводится в проведение инвентаризации. Далее данные сверяют бухгалтерией, и формируется новый документ. Он содержит в себе подробное описание всех выявленных нарушений. Стоит отметить, что каждое несоответствие подробно расписывается с указанием причины. Далее составляется документ в двух экземплярах, где первый экземпляр находится у материально-ответственного лица (МОЛ), а второй в бухгалтерском отделе.
В бухгалтерском учете недостачи отражаются на дату, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (п. 4 ст. 11 Закона о бухучете).
Стоимость приобретения недостающих МПЗ относят на затраты, связанные с производством или продажей, в пределах норм естественной убыли (пп. «б» п. 28 Положения по бухучету N 34н).
Проводки будут такие.
|
Проводка |
Операция |
|
Д 94 — К 10 (41, 43) |
Списана стоимость утраченного имущества |
|
Д 20 (25, 26, 44) — К 94 |
Списана недостача в пределах норм естественной убыли |
Оформляем итоги инвентаризации: нужен ли протокол?
Так называются те самые таблицы, которые составляют основной объем акта. Важно то, что для одного типа ценностей должен быть особенный бланк. Таким образом, если необходимо учесть сырье, товары и мебель, следует подготавливать и заполнять три отчета.
Все колонки пронумерованы, всего их тринадцать. Одна из них, №9, заполняется факультативно, то есть в необязательном порядке. Посмотрим на пример:
Обычно процесс является профилактическим, совершается по заранее составленному графику и не представляет ничего особенного и неожиданного для персонала. Так проверки возможно осуществлять каждый месяц – сверка кассы и товаров, а для основных средств – раз в 3 года. Но также бывают внеплановые перерасчеты, они показаны в следующих случаях:
- меняется руководящее лицо, компания передается в пользование другому владельцу или арендатору;
- составляется годовой отчет;
- происходит смена материально ответственных лиц – старое должно подписать акт о сдаче ценностей, а новое – о получении;
- в ходе служебного расследования на предмет хищения или превышения полномочий;
- ситуации, которая вызвана непреодолимыми силами – наводнением, пожаром, то есть, когда нужно подсчитать убытки;
- при реорганизации или ликвидации всей фирмы.
Все лица, которые принимают участие в процессе пересчета ценностей, являются ответственными. Поэтому каждый член комиссии, который поставит свою подпись, отвечает за задокументированные результаты. Также обязанности не снимаются с лица, который изначально отвечал за ТМЦ. Обычно это продавец, кладовщик, менеджер. Если допущены ошибки, то перечисленные люди, возможно, будут оштрафованы с указанием – причинение материального вреда предприятию. Если один из участников комиссии не пришел на проверку, ее результаты реально признать недействительными.
В форме ИНВ-19 указываются:
- названия ТМЦ, основные их характеристики;
- инвентарный и паспортный (то есть регистрационный) номера ТМЦ;
- итоги инвентаризации (в виде излишков либо недостач);
- сведения об урегулировании излишков либо недостач посредством уточнения данных в учете;
Внимание! В сличительную ведомость по форме ИНВ-19 вносите только те позиции ТМЦ, по которым выявлены отклонения, зафиксированные в инвентаризационной описи ИНВ-3. Суммы излишков и недостач ТМЦ указывайте в сличительных ведомостях в соответствии с их оценочной стоимостью в бухучете.
- данные о пересортице (использовании излишков в зачет недостач);
- сведения об оприходовании излишков, признанных окончательными;
- сведения о недостачах, признанных окончательными.
Какие именно позиции товаров вносить в сличительную ведомость, разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас еще нет доступа к правовой системе, получите пробный онлайн-доступ и бесплатно переходите в Путеводитель по налогам.
Документ подписывается бухгалтером, а также сотрудниками, ответственными за сохранность ТМЦ.
О том, в каком документе отражаются результаты инвентаризации расчетов с дебиторами-кредиторами, читайте в материале «Унифицированная форма № ИНВ-17 — бланк и образец».
Результаты с расхождениями не сразу заносятся в бланк. Как правило, процедура выглядит следующим образом:
- Работники, принимающие участие в инвентаризационной комиссии обнаруживают недостачу и/или излишки.
- Они сразу фиксируют эти сведения в свои личные бумаги (черновой вариант).
- Затем перепроверяют данные, чтобы исключить возможность ошибки по невнимательности (обычно пересчитывает другой сотрудник для большей достоверности).
- Если подтверждается, что факт недостачи или излишков действительно имеет место, результат инвентаризации переносится в чистовой вариант – т.е. в сличительную ведомость.
Инвентаризационные ошибки — найти и обезвредить!
Бухгалтерский учёт. Отразите стоимость недостачи (порчи) и спишите сумму в пределах норм естественной убыли как материальные расходы.
- Дт 94 Кт 10 (41)
- Дт 20 (44) Кт 94
Налоговый учёт. Убытки от недостачи (порчи) в пределах норм естественной убыли учитываются для целей налога на прибыль в составе материальных расходов на момент завершения инвентаризации (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ). Для целей УСН убыток от недостачи не учитывается, так как купленные материалы уже учтены при получении и расход задвоится (п. 2 ст. 346.16, ст. 346.17, п. 1 ст. 252 НК РФ).
Бесплатно сдать отчётность по УСН или налогу на прибыль
Бухгалтерский учёт. Отразите недостачу на счёте 94 и отнесите её по балансовой стоимости на сотрудника.
- Дт 94 Кт 10 (41)
- Дт 73 (76) Кт 94
- Дт 50 (51, 70) Кт 73 (76)
Налоговый учёт. Убытки от недостачи (порчи) сверх норм естественной убыли или в отсутствие таких норм не учитываются для целей УСН. Для целей налога на прибыль они учитываются во внереализационных расходах в один из следующих периодов (пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ, письма Минфина от 26.10.2018 № 03-03-06/1/77156, от 20.02.2017 № 03-03-06/1/9693):
- признание виновным лицом;
- вступление в силу решения суда о взыскании убытков с виновного лица;
- признание страховой компанией страхового случая в связи с недостачей (порчей).
При кассовом методе учесть сумму возмещения нужно в момент внесения денежных средств в кассу или на расчётный счёт организации.
Бухгалтерский учёт. Отразите сумму недостачи (порчи) и спишите убыток в связи с отсутствием виновного лица.
- Дт 94 Кт 10 (41)
- Дт 91.2 Кт 94
Налоговый учёт. Убытки от недостачи (порчи) сверх норм естественной убыли или в отсутствие таких норм учитываются для целей налога на прибыль в составе внереализационных расходов. Чтобы подтвердить отсутствие виновного лица, понадобятся документы, например постановление о прекращении уголовного дела от полиции (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ). Для целей УСН такие убытки не учитываются.
Илья Антоненко, ведущий эксперт Национальной консалтинговой компании
Проведение учета – это обязательная процедура, в ходе которой практически всегда неизбежно обнаруживаются расхождения:
- излишки;
- недостача.
Все эти расхождения обязательно фиксируются в письменном виде. Процедура составления отчетности необходима, прежде всего, самой компании, поскольку:
- Благодаря детальному учету можно корректно составить документы бухгалтерской отчетности.
- Есть возможность проанализировать причины недостачи и снизить ее объемы.
- Можно увидеть слабые места в системе хранения, транспортировке товаров в пределах предприятия, в работе сотрудников, что приводит к расхождениям в результатах.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Ведомость заполняется во всех случаях при проведении учета – как планового, так и внеочередного (например, после увольнения одного материально ответственного лица и передачи его полномочий новому сотруднику).
Применение сличительных ведомостей: нюансы
При применении сличительных ведомостей (прежде всего, это касается таких классических документов, как ИНВ-18 и ИНВ-19) нужно иметь в виду, что:
- Все ведомости составляются в двух экземплярах. Первый передается материально ответственному сотруднику, второй — в бухгалтерию в целях использования в качестве оправдательного документа при составлении проводок и на ответственное хранение.
- Результаты инвентаризации имущества, учитываемого за балансом, следует отражать в ведомостях отдельно от собственных активов и пассивов, которые поставлены на баланс.
- Порядок применения ведомостей может быть закреплен в отдельном локальном нормативе предприятия, например положении об инвентаризации.
В нем могут присутствовать самые разные нормы. Например, правило, по которому сличительные ведомости результатов инвентаризации составляются в зависимости от наличия или отсутствия излишков (недостач). Минфин советует составлять их только при обнаружении расхождений (п. 4.1 Методических рекомендаций, утв. приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49).
К прочим категориям норм, закрепляемых в положении об инвентаризации, можно отнести:
- правила внесения исправлений в ведомости (и порядок защиты ведомостей от несанкционированных корректировок);
- порядок применения ведомостей в электронном виде.
Итоги инвентаризации по всем активам (обязательствам) могут быть отражены в обобщающем документе. Как правило, он составляется по итогам определенного отчетного периода (квартала, года). Аналогично может применяться унифицированная или своя форма.
Зачем нужны сличительные ведомости и по какой форме их составлять
Сличительная ведомость — документ, в котором отражаются итоги инвентаризации в виде:
- излишков по проверяемому активу (обязательству);
- недостач;
- отсутствия излишков и недостач.
Сличительные ведомости заполняются на основании сведений из инвентаризационных описей. Например, составляемых по формам:
- ИНВ-1 (по основным фондам);
- ИНВ-1а (по НМА);
- ИНВ-3 (по ТМЦ).
Образцы заполнения бланков ИНВ-3 и ИНВ-1а можно скачать начале статьи.
В зависимости от типа учитываемых активов (обязательств) может быть подобрана оптимальная сличительная ведомость:
- унифицированная (например, ИНВ-18 для ОС и НМА или ИНВ-19 для ТМЦ);
- разработанная организацией самостоятельно.
и ИНВ-18 и ИНВ-19 можно в начале статьи.
Какова специфика заполнения формы
В форме ИНВ-19 указываются:
- названия ТМЦ, основные их характеристики;
- инвентарный и паспортный (то есть регистрационный) номера ТМЦ;
- итоги инвентаризации (в виде излишков либо недостач);
- сведения об урегулировании излишков либо недостач посредством уточнения данных в учете;
Внимание! В сличительную ведомость по форме ИНВ-19 вносите только те позиции ТМЦ, по которым выявлены отклонения, зафиксированные в инвентаризационной описи ИНВ-3. Суммы излишков и недостач ТМЦ указывайте в сличительных ведомостях в соответствии с их оценочной стоимостью в бухучете.
- данные о пересортице (использовании излишков в зачет недостач);
- сведения об оприходовании излишков, признанных окончательными;
- сведения о недостачах, признанных окончательными.
Какие именно позиции товаров вносить в сличительную ведомость, разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас еще нет доступа к правовой системе, получите пробный онлайн-доступ и бесплатно переходите в Путеводитель по налогам.
Документ подписывается бухгалтером, а также сотрудниками, ответственными за сохранность ТМЦ.
Проведение учета – это обязательная процедура, в ходе которой практически всегда неизбежно обнаруживаются расхождения:
- излишки;
- недостача.
Все эти расхождения обязательно фиксируются в письменном виде. Процедура составления отчетности необходима, прежде всего, самой компании, поскольку:
- Благодаря детальному учету можно корректно составить документы бухгалтерской отчетности.
- Есть возможность проанализировать причины недостачи и снизить ее объемы.
- Можно увидеть слабые места в системе хранения, транспортировке товаров в пределах предприятия, в работе сотрудников, что приводит к расхождениям в результатах.
Что отражается в ведомостях
В отчеты № 18 и 19 вносятся только те позиции объектов имущества, по которым выявлены отклонения. Если организация выявляет расхождения по имуществу, которое не принадлежит ей (например, арендованное имущество; имущество, полученное для переработки), то данные о результатах проверки по такому имуществу отражаются в отдельных формах.
Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете. При этом, если недостача по товарно-материальным ценностям определяется с учетом норм естественной убыли, то в таком случае в обязательном порядке следует приложить расчет потерь в пределах указанных норм. Суммы окончательной недостачи с учетом расчета потерь отражаются в графах 27-32 ИНВ-19. Убыль товарно-материальных запасов в пределах установленных норм определяется после зачета недостач излишками по пересортице.
При заполнении документа о результатах инвентаризации нематериальных активов графы 3, 8, 10 не заполняются.
Документы составляются в 2 экземплярах и подписываются бухгалтером и материально ответственным лицом, которое своей подписью подтверждает, что согласно с результатами. Один экземпляр остается в бухгалтерии, второй передается материально ответственному лицу. Инвентаризационная ведомость хранится не менее пяти лет.
Очень часто случается, что в ходе инвентаризационных мероприятий выявляется пересортица — одновременная недостача и излишек аналогичных материальных ценностей. В таком случае недостачу можно покрыть излишками. Эта операция отражается в сличительной ведомости в виде зачета. Для этого материально ответственное лицо должно предоставить комиссии объяснения о допущенной пересортице.
Если излишки и недостачи возникли из-за ошибок бухгалтера, то разница между данными бухгалтерского учета и результатами инвентаризационных мероприятий отражается в соответствующих столбцах 12 по 17 графы «Отрегулировано за счет уточнения записей в учете» отчета ИНВ-19.
При отражении недостач и излишков, выявленных в ходе проверки, в бухгалтерском учете следует руководствоваться нормами положения по бухгалтерскому учету «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности», ПБУ 22/2010, утвержденными приказом Минфина России от 28.06.2010 № 63н.
Когда составляются ведомости
Отчеты по результатам инвентаризации применяются для отражения результатов проверки основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, готовой продукции и прочих материальных ценностей, по которым выявлены отклонения от данных учета. Если по результатам проверки установлены излишки или недостачи объектов имущества организации, то в таком случае используются:
Но подобные ведомости оформляются не только по результатам плановой инвентаризации. При выявлении фактов порчи имущества организация тоже обязана провести инвентаризационные мероприятия. На выявленное в ходе такой внеплановой проверки негодное и испорченное имущество составляются соответствующие акты, например, акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей по форме ТОРГ-15 или акт о списании товаров по форме ТОРГ-16, утвержденным постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132.
Исходя из своего назначения, сличительные ведомости формируются на основании других документов, которыми сопровождается проведение инвентаризации: сначала руководитель организации подписывает приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации, затем комиссия осуществляет непосредственно проверку наименования, количества основных средств и товарно-материальных запасов, определяет качественное состояние этих объектов. Полученные данные комиссия вносит в сличительные формы: по основным средствам составляется опись по форме № ИНВ-1, по товарно-материальным ценностям — опись по форме № ИНВ-3 или акт по форме ИНВ-4, если проводилась проверка отгруженных товарно-материальных ценностей.
Только после составления перечисленных описей и актов отраженные в них данные сверяют с данными бухгалтерского учета. И если выясняется, что в бухгалтерском учете какое-то имущество не отражено или наоборот, отражено «лишнее» имущество, то этот факт фиксируется в сличительных ведомостях по форме № 18 и (или) № 19. Следовательно, если по результатам ревизии расхождений между фактическим наличием инвентаризируемых активов организации и данными, отраженными в бухучете, не выявлено, то сличительные отчеты не составляются.
Что представляет собой форма ИНВ-19
На базе формы ИНВ-19 составляется сличительная ведомость, в которой сотрудники компании, ответственные за инвентаризацию, фиксируют расхождения между итогами фактических подсчетов ТМЦ и учетными данными. Данная форма утверждена Госкомстатом в постановлении от 18.08.1998 № 88 и применяется только в отношении расхождений по ТМЦ. Для основных средств (ОС) и нематериальных активов (НМА) существует иная форма.
Подробнее о форме, фиксирующей расхождения, выявленные по ОС и НМА, читайте в статье «Унифицированная форма № ИНВ-18 — бланк и образец».
Обе формы (и ИНВ-18, и ИНВ-19) могут применяться не только при плановой инвентаризации, но также и при внеплановом подсчете тех или иных ресурсов, принадлежащих компании, для выявления предполагаемого расхождения между их реальным и учетным количеством.
Как правильно провести инвентаризацию товаров на складе, узнайте в «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к системе и переходите в типовую ситуацию.
Почему расходятся результаты
Очевидно, что результаты подсчета товарных единиц, материалов, сырья, продуктов и других материальных ценностей, могут разойтись с представленными в учетных документах из-за допущенной невнимательности. Причем ошибка может возникнуть сразу на нескольких этапах или на одном из них:
- Ошибки во время подсчета – это наиболее вероятная и реальная причина.
- Ошибки при составлении того или иного документа с остатками.
Наряду с этим причины расхождений могут быть связаны с такими факторами:
- пересортица;
- хищение;
- пропажа предмета (по невнимательности);
- ошибка кассира (товар не был пробит и просто «передан» на кассе).
Анализ конкретных причин – всегда сложный процесс. Как правило, результатов только одной инвентаризации, представленных в сличительной ведомости, недостаточно. Понадобится провести серию проверок (в том числе внеплановых), чтобы установить конкретные причины расхождений.
Когда нужна ведомость ИНВ-19
Ведомость по данной форме заполняется только в случае, если была проведена инвентаризация, и обнаружены нарушения, несовпадения с учетными данными. Именно об этих нарушениях и вносятся данные в бланки ИНВ 19. В частности, обязательно ее оформление при пересортице, когда рассматривается возможность (или невозможность) замены недостающих товарно-материальных ценностей теми, которых наличие в излишке.
Важно: основные нематериальные активы и средства не проходят по форме ИНВ 19, для них разработана ИНВ 18.
Инвентаризация проводится с участием как минимум трех человек. После нахождения отклонений в ходе инвентаризации ведомость заполняется сразу в двух экземплярах. Впоследствии один из них остается на складе, где проводится проверка, а второй экземпляр заполненного бланка отправляется на хранение в бухгалтерию.
Необязательно заполнять именно форму ИНВ 19, можно разрабатывать собственные образцы, однако, данный вариант удобен для использования и часто применяется бухгалтерами. можно по ссылке ниже текста статьи.
Составление сличительных ведомостей по инвентаризации
4.1. Сличительные ведомости составляются по имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных.
В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.
Суммы излишков и недостач товарно — материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.
Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.
На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости.
Сличительные ведомости могут быть составлены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и вручную.
Как часто нужно проводить инвентаризацию имущества и обязательств
Организация обязана провести инвентаризацию в каждом из следующих случаев (п. 3 ст. 11 Закона N 402-ФЗ, п. 27 Положения по бухучету N 34н):
перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась начиная с 1 октября отчетного года. При этом Инвентаризацию ОС можно проводить раз в три года;
при смене материально ответственных лиц. В этом случае проводится инвентаризация только того имущества, которое было доверено материально ответственному лицу;
при выявлении фактов хищения или порчи имущества;
в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций;
при ликвидации или реорганизации организации.
Приказ о зачете пересортицы: образец
Если руководитель согласен с предложением комиссии, то он оформляет приказ о зачете пересортицы.
В приказе указывается информация о прошедшей инвентаризации, о том, излишек и недостача какого товара была обнаружена, на какую сумму и в каких количествах, кратко обозначается причина случившегося, а также приводится информация о заключении специалиста-технолога, если оно есть. В соответствии со всем изложенным руководитель приказывает главному бухгалтеру зачесть пересортицу при инвентаризации и руководствоваться условиями взаимного зачета.
Как сделать приказ на пересортицу? Можно ничего не придумывать, а воспользоваться бесплатными формами документов МоегоСклада.
Вы можете приказа о зачете пересортицы, а потом просто заменить данные на свои.