Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Авансовый отчёт по командировке: заполнение, документы для подтверждения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Организация, отправляющая сотрудников в командировки, поручающая им приобретение хозтоваров, проездных, товарно-материальных ценностей, совершение оплат в пользу поставщиков, выдает денежные средства на подобные операции. О произведенных тратах работники уведомляют бухгалтерию, составляя авансовые отчеты. В 2022 году изменения, внесенные законодателем, сделали порядок расчетов с персоналом понятнее и удобнее.
Новый ежемесячный расчёт по страховым взносам с 2023 года
Расчёт по страховым взносам (РСВ) станет ежемесячным и частично возьмёт на себя функции отчёта СЗВ-М, отменённого с 2023 года. С 2023 года изменится схема сдачи РСВ.
Страхователи ежемесячно будут отправлять в ФНС сведения о застрахованных лицах и суммы взносов, начисленных с доходов каждого физлица. Эта информация отражается в Разделе 3 РСВ — именно его следует сдавать по окончании каждого месяца.
По итогам кварталов страхователи будут сдавать полный отчёт РСВ со всеми разделами, подразделами и приложениями.
Срок сдачи нового РСВ перенесён с окончания месяца на 25-е число. Раздел 3 необходимо сдавать до 25-го числа по окончании месяца, а полную форму РСВ — до 25-го числа по окончании квартала.
Критерии по УСН в 2023 году.
Для УСН есть ряд стандартных критериев, позволяющих работать на этом режиме. Из года в год они не меняются (ст. 346.12 НК РФ):
- численность персонала — не больше 100 человек;
- остаточная стоимость основных средств — не больше 150 млн руб.;
- нет филиалов;
- доля участия других юрлиц — не больше 25%;
- нет запрещенных видов деятельности из п. 3 ст. 346.12 НК РФ.
Но есть два критерия, которые корректируются на коэффициенты-дефляторы:
- доходы, полученные за календарный год, — не более 150 млн рублей (или 200 млн рублей — при повышенных ставках);
- 9-месячный доход юрлица, желающего перейти на упрощенку, — не выше 112,5 млн рублей (для ИП такое ограничение не ставится).
Какие изменения по «имущественным» налогам ожидают бухгалтеров
До 19.08.2017 денежные средства выдавались на основании письменного заявления сотрудника или иного лица в силу п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Но после изменения в порядок ведения кассовых операций юридическими лицами и ИП (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) и поправкам в пункте 6.3 указаний ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014, обновился список документов для подтверждения подотчетных расходов. Изменения по подотчетным суммам с 2021 года разрешают обосновать передачу денег работнику двумя способами:
- издать распорядительный документ о выдаче подотчетных денег (как правило, это приказ);
- оформить письменное заявление подотчетного лица, завизированное руководителем (как это делалось ранее).
Если раньше обязательным основанием для получения денег было только заявление, то теперь организация вправе самостоятельно выбирать основание для выдачи денежных средств. Нужно ли писать заявление на выдачу денег в подотчет в 2021 году, зависит от того, что прописано во внутренних нормативных документах. Если положение предусматривает написание заявления, его придется писать.
Во многих случаях удобнее оформлять приказ о выдаче подотчетных сумм: например, когда средства получают несколько сотрудников регулярно или одновременно. В этом случае не придется оформлять заявление от каждого лица, а достаточно издать общий приказ о выдаче им наличности.
Благодаря решениям Центробанка, стало проще вести расчеты с подотчетными лицами в 2021 году с учетом последних изменений: теперь кассовые документы при выдаче и возврате денег допустимо оформлять в электронном виде (п. 5.1 и 6.2 указания ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014 ). Так, при оформлении расходного кассового ордера 0310002 в электронной форме получатель денег вправе поставить электронную подпись. А при оформлении приходного кассового ордера 0310001 (при возврате неизрасходованных денег в кассу) квитанцию вносителю денег разрешено направить на адрес его электронной почты, без оформления в бумажном виде. На какой срок можно выдавать деньги в подотчет, зависит от политики организации, это закрепляют в положении о выдаче подотчетных денег и в приказе.
Эти новшества, изменившие порядок выдачи и расходования подотчетных сумм, очень удобны тем компаниям, которые уже обзавелись средствами электронного документооборота.
Новые правила подотчета 2021 года отменяют прежний запрет на передачу денег подотчетным лицам, не погасившим предыдущие долги. Из новой версии п. 6.3 указания ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014 исключено условие о том, что деньги разрешено выдавать при условии полного погашения подотчетным лицом долга по ранее полученным суммам. Но руководству и бухгалтерам стоит аккуратно пользоваться этими изменениями. Может ли учреждение выдать новую подотчетную сумму сотруднику, которому уже ранее была выдана подотчетная сумма, решает руководитель или главный бухгалтер. Если есть объективная необходимость, допустимо выдать работнику несколько авансов подряд, не дожидаясь отчетных документов по предыдущим суммам. Например, уполномоченный работник оплатил вперед предстоящее мероприятие для клиентов в рамках представительских расходов, соответственно, отчетные документы ему еще не предоставили. В это же время работника срочно направили в командировку, в связи с чем ему потребовались деньги на командировочные расходы при непогашенной задолженности по предыдущему авансу.
Следует ограничить круг лиц, которым разрешается иметь задолженность, и установить для них лимит задолженности за определенный период, чтобы для подотчетных лиц изменения не стали поводом для систематического нарушения финансовой дисциплины. Можно ли выдавать деньги в подотчет, если не отчитались за предыдущий, — нежелательно без объективных причин, хотя прямого запрета на это сейчас нет.
БСО – бланки строгой отчетности, применяются при оказании услуг. БСО могут быть изготовлены:
- на кассовом аппарате — должны содержать те же реквизиты, что и кассовый чек;
- типографским способом – могут использоваться только в определенных случаях.
Товарный чек – документ, который подтверждает факт оплаты и отгрузки товара.
Его выдают:
- вместо чека ККТ – в отдельных случаях,
- наряду с кассовым чеком при продаже некоторых товаров.
БСО, изготовленное типографским способом, а также товарные чеки могут заменить кассовые чеки в следующих случаях:
- До 1 июля 2021 года – ИП без найма на любом налоговом режиме, включая УСН, при оказании услуг или выполнении работ, а также торговле товарами собственного производства.
- После 1 июля 2021 года – ИП на патенте (кроме розницы, общепита и перевозок), а также ИП и юрлица при расчетах в удаленных и труднодоступных местностях.
Представление авансового отчета
По полученным под отчет деньгам работник должен отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет по форме, утвержденной организацией (это может быть и унифицированная форма № АО-1).
Срок представления отчета по истраченным наличным средствам, полученным из кассы (в том числе на командировку), законодательством установлен и равен 3 рабочим дням№ 3210-У. А вот по подотчетным суммам, переведенным на банковскую карту, такого срока нет. Поэтому организация должна установить его самостоятельно. Причем в ситуации, когда подотчетные средства переводятся на карту, не действует запрет на получение новых подотчетных сумм до представления отчета по старым. Значит, организация может установить, что по средствам, полученным на карту, работник вправе отчитываться, к примеру, всего раз в месяц (например, это удобно, если нужно часто приобретать канцтовары).
3. Порядок отчета по подотчетным суммам.
3.1. По расходам, произведенным в интересах организации за счет подотчетных или собственных средств, работник должен отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет (см. Приложение № 4).
3.2. Авансовый отчет представляется в течение 3 рабочих дней:
— по средствам, выданным на командировку, — со дня возвращения из нее;
— по средствам, полученным на иные нужды из кассы либо на карту, — после истечения срока, на который деньги были выданы под отчет;
— по собственным потраченным средствам в соответствии с п. 1.7 — со дня покупки.
Если срок представления авансового отчета истекает в период отсутствия работника на работе на законных основаниях (например, из-за болезни), то авансовый отчет представляется в течение 3 рабочих дней со дня выхода на работу.
3.3. Неиспользованный остаток подотчетных средств работник должен вернуть на следующий рабочий день после истечения срока, на который деньги были выданы под отчет, а в случае отсутствия на работе в этот день на законных основаниях — в день выхода на работу.
3.4. Авансовый отчет оформляется в одном экземпляре. На его оборотной стороне в таблице работник записывает по порядку подтверждающие документы и суммы затрат по ним, затем прикладывает эти документы к авансовому отчету, предварительно пронумеровав их в том же порядке. При этом сумма в графе «Израсходовано» на лицевой стороне должна соответствовать итоговой сумме расходов в таблице на оборотной стороне.
3.5. В подтверждение приема авансового отчета работнику выдается расписка (отрезная часть отчета).
3.6. Если авансовый отчет представляется по собственным потраченным средствам в соответствии с п. 1.7, то работник одновременно подает заявление (см. Приложение № 5) на имя руководителя с просьбой утвердить авансовый отчет и возместить перерасход в соответствующей сумме.
В тексте заявления о возмещении перерасхода, когда работник тратил личные деньги, можно указать, например: «Прошу утвердить прилагаемый авансовый отчет от 28.03.2016 № 12 и возместить перерасход в сумме 1560 руб., истраченной на покупку канцелярских товаров».
Неиспользованные подотчетные средства, возвращенные в кассу, не обязательно сдавать на расчетный счет. Поэтому их можно снова выдать под отчет либо направить на иные нужды (кроме тех, для которых требуется специально снимать деньги со счета, например на оплату аренды недвижимости и т. п.).
Как выдаются подотчетные средства
Подотчетные средства — это те средства, за которые нужно отчитываться. Именно поэтому по истечению срока, на который они выдаются, сотрудник должен представить авансовый отчет, где указывает, куда он эти деньги потратил.
Ранее действовало правило, что подотчетные средства выдаются строго по приказу руководителя. В нем обозначалось, кому, в какой последовательности и как выдавать подотчетные средства.
Однако последняя редакция Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У подобный приказ сделала необязательным. Поэтому сегодня приказа в компании может и не быть. Но вместо него под каждую выдачу оформляется внутренний нормативный акт.
Таким образом, если сотрудник желает получить деньги под отчет, он должен написать заявление (в любой форме) на имя руководителя. В ряде организаций, в частности в силовых структурах, вместо заявления используется служебная записка, рапорт и другие варианты. И теперь бухгалтер работает не с приказом, а с заявлением, в котором руководитель решает, можно ли выделить сумму на определенный срок конкретному сотруднику или нет.
В 2023 году организации и ИП будут сдавать налоговые декларации по УСН по итогам прошедшего налогового периода – года. Налоговые декларации нужно будет представлять в налоговый орган по месту нахождения организации или месту жительства ИП. Изменятся только сроки представления деклараций. По новым правилам организации, применяющие УСН, должны представлять декларации не позднее 25 марта, а ИП – не позднее 25 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом.
При прекращении предпринимательской деятельности, в отношении которой применялась УСН, нужно будет сдать налоговую декларацию не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором была прекращена такая деятельность.
Если компания утрачивает право на применение УСН, она обязана представить налоговую декларацию не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом, в котором было утрачено соответствующее право (новая редакция ст. 346.23 НК РФ).
Налоговые декларации по имущественным налогам
По новым правилам налоговые декларации по налогу на имущество организаций по итогам налогового периода будут представляться компаниями не позднее 25 марта (сейчас – 30 марта) года, следующего за истекшим налоговым периодом.
При этом обязанность по представлению в ИФНС налоговых деклараций по налогу на имущество для компаний, которые уплачивают налог за объекты, налоговая база по которым определяется как их кадастровая стоимость, с начала 2023 года отменяется.
С 1 января 2023 года в налоговую декларацию не включаются сведения об объектах налогообложения, база по которым определяется как кадастровая стоимость. Соответственно, если у организации в 2022 году имелись только такие объекты налогообложения, то налоговую декларацию в 2023 году она не представляет (п. 6 ст. 386 НК РФ).
Что касается деклараций по транспортному и земельному налогам, то их в 2023 году и в последующих периодах компании сдавать не будут. Напомним, на бездекларационную уплату данных налогов организации перешли еще с 1 января 2021 года (п. 9 ст. 3 Федерального закона от 15.04.2019 № 63-ФЗ). Налоговые декларации по этим налогам требуется представлять лишь в следующих случаях:
- при подаче уточненных налоговых деклараций за налоговые периоды, предшествующие 2020 году;
- при заявлении налоговых льгот за налоговые периоды до 2020 года (п. 3 ст. 55 НК РФ).
Расчет по страховым взносам
В 2022 г. расчет предоставляется ежеквартально, не позднее 30 числа месяца, следующего за отчетным. В 2023 г. периодичность предоставления отчета останется прежней, но сроком будет 25 число следующего месяца.
От предоставления расчета по страховым взносам будут освобождены:
-
организации и индивидуальные предприниматели, которые применяют автоматизированную упрощенную систему налогообложения (ч. 2 ст. 18 Федерального закона от 25.02.2022 № 17-ФЗ);
-
физические лица без статуса ИП, которые осуществляют выплаты другим лицам за оказание услуг в целях личных, домашних или подобных нужд (п. 7 ст. 431 НК РФ).
Срок составления авансового отчета
Авансовый отчет должен быть составлен в течение 3 рабочих дней с момента:
- Окончания срока, указанного в заявлении.
Пример 1
Средства выданы сотруднику 27 мая сроком на 3 рабочих дня (без учета дня выдачи). Данный срок истекает 30 мая. С 31 мая до 4 мая включительно (1 и 2 июня выходные дни) сотрудник должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет.
- Возвращения из командировки.
Пример 2
Сотрудник получил деньги под отчет на командировочные расходные 30 мая. Срок командировки составляет 2 недели и заканчивается в пятницу 14 июня. 17 июня (в понедельник) работник выходит на работу после командировки. Авансовый отчет он должен составить и сдать до 20 июня включительно.
- Выхода с больничного или из отпуска.
Какие чеки приложить к авансовому отчету
В пункте 6.1 ст. 4.7 Федерального закона №54-ФЗ регламентированы единые требования к чекам для авансового отчета 2020 года. Норматив устанавливает более 20 реквизитов, к ним относятся:
- наименование организации и ИНН;
- дата, время и место (адрес) осуществления расчета;
- должность и Ф. И. О. кассира (продавца), выбившего ФКЧ;
- наименование документа и признак расчета;
- регистрационный номер ККТ и заводской номер фискального накопителя;
- адрес сайта, где проверяют ФКЧ;
- номер смены и порядковый номер ФКЧ за смену;
- наименование товаров (работ, услуг), количество, цена за единицу, стоимость с учетом скидок;
- форма расчета;
- ставка и сумма НДС;
- система налогообложения;
- код товара.
Законодатели предусмотрели некоторые особенности, характерные для каждого вида фискальной документации.
Подотчетные лица, отчитывающиеся в бухгалтерию, обычно прикладывают кассовый и товарный чеки для авансового отчета, хотя при наличии фискального (кассового) товарный необязателен. А разрешено ли принять авансовый отчет, если работник предоставил только товарный?
Да, организация вправе учесть расходы по авансовому отчету, к которому приложен только ТЧ (письмо Минфина №03-01-15/52653 от 16.08.2017). Работодатель не несет ответственности за то, что продавец не соблюдает кассовое законодательство.
К тому же подотчетное лицо или его руководитель не уполномочены проверять, обязан ли продавец применять онлайн-ККТ. Следовательно, признайте расходы, даже если работник сдал товарный чек без кассового для авансового отчета в 2020 году, но обратите внимание, что такие документы могут повлечь налоговые риски в части признания расходов при налогообложении.
Общие правила заполнения авансового отчета таковы:
- С 30.11.2020 данный отчет составляется в течение того количества рабочих дней, которое установлено в локальных актах работодателя, с момента:
- истечения срока, на который выданы средства, указанного в заявлении работника о выдаче денег под отчет;
- выхода сотрудника на работу, если срок, на который выданы деньги, истек в период его болезни или отпуска.
Требование о 3-х дневном сроке представления отчета с 30.11.2020 исключено указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У. Исключение — возвращение из командировки. В данном случае подотчетник обязан отчиаться в течение 3-х дней.
За нарушение срока работника можно наказать материально.
Подробнее об этом см. в статье «Работник опять задержал первичку? Накажите рублем».
- Отчет оформляется по унифицированной форме АО-1 или по форме, принятой организацией.
Скачать бланк отчета вы можете у нас на сайте — см. «Унифицированная форма № АО-1 — авансовый отчет (скачать)».
- Заполняется совместными усилиями работника и бухгалтера.
- Утверждается руководителем.
- В качестве приложений к отчету обязательны документы, подтверждающие понесенные работником расходы — чеки, счета, билеты и т. п.
Изменений по авансовым отчетам в 2021 году не было – этот документ по-прежнему обязателен для заполнения. Если авансовый отчет составляется в электронной форме, необходимо использование электронной подписи всеми сотрудниками, участвующими в его заполнении (письмо Минфина от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232).
Ознакомиться с примером и образцом заполнения авансового отчета вы можете на нашем сайте. Рассмотрим условный пример.
Допустим, 21.01.2021 ООО «ИКС» выдало своему сотруднику Смирнову О. Д. деньги в размере 20 000 руб. на приобретение 5 картриджей для принтеров. Неиспользованных авансов за ним не было. Покупка была совершена в тот же день, а отчет работник представил на следующий день, т. е. 22 января.
Работник потратил всего 18 950 руб. (НДС покупка не облагалась т. к. продавец применяет УСН). Неиспользованные средства в размере 1 050 руб. он вернул в кассу сразу при сдаче отчета в бухгалтерию.
Приведем образец заполнения авансового отчета для данной ситуации.
Заполнение авансового отчета требует совместной работы подотчетного лица и бухгалтера. Заполненный отчет, подписанный главным бухгалтером и руководителем, является документом, на основании которого отражаются операции в учете.
Дополнительно материалы по теме расчетов с подотчетными лицами смотрите в статьях:
- «Составляем приказ о подотчетных лицах — образец»;
- «Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса»;
- «Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами (нюансы)»;
- «Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами».
Кассовый чек в 2021 году: что нужно знать бизнесу
Итак, что должен содержать кассовый чек в 2021 году? Обновленный список основных реквизитов, которые в обязательном порядке должны указываться в чековой квитанции при расчете с покупателями, регламентирован пунктом 1 статьи 4.7 Федерального закона № 54. В каждой квитанции покупатели должны увидеть следующую информацию:
|
|
Наличие вышеперечисленных реквизитов в чеке обязательно при расчетах потребителей. Кроме того, квитанции могут содержать дополнительную информацию, в зависимости от особенностей деятельности, которую ведет продавец. Так, к примеру, предприятия и ИП на ОСН печатают в чеках сумму НДС, а продавцы маркированной продукции обязаны напротив названия указывать специальный знак. Внимательно проверьте, все ли перечисленные реквизиты содержатся в ваших чеках.
Можно ли учесть расходы, если к авансовому отчету приложен чек ККТ без QR-кода?
У компаний на УСН и ОСНО есть расходы, которые уменьшают сумму налога. Но эти расходы не всегда удобно оплачивать с расчетного счета. Например, какие-то строительные материалы для срочного ремонта. Или бензин, который внезапно понадобился на трассе.
В этих ситуациях проще отправить сотрудникам деньги на карту, чтобы они оплатили сами, либо выдать наличными и оформить расходный кассовый ордер. В бухгалтерии эта операция называется «выдача под отчет». Подотчетные деньги учитываются на 71-м бухгалтерском счете.
Просто вернуть чеки за покупки недостаточно. Нужно сделать авансовый отчет. В нем данные о расходах, которые указывают в корреспонденции с 71 счета. После этого их можно учесть при уменьшении суммы налога.
Кстати, про чеки. По закону их нужно хранить 3 года, но они выцветают за пару месяцев. Поэтому копируйте и прикрепляйте к отчету. Если будет проверка, то покажете чеки проверяющим.
Подотчетные деньги провоцируют обманывать государство или собственников. Например, водитель фуры покупает на трассе дизельное топливо за 43 рубля за литр, а чеки предоставляет, где цена — 46 рублей. Разницу себе в карман. Или так может делать ИП, но обманывать уже государство.
Несмотря на онлайн-кассы и ОФД, все еще есть компании, которые продают чеки. К сожалению, у них есть техническая возможность делать подделки. Правда, это не освобождает предпринимателя от проблем.
Не так давно в Татарстане налоговики устроили выездную проверку компании и стали проверять авансовые отчеты. Нашли чеки от ликвидированных компаний или от фирм с несуществующим ИНН. Руководители компании повели себя странно и дали новые чеки, где все данные были такими же. Не знаем, как было на самом деле, но похоже на то, что пошли и купили чеки подороже (от компаний, которые существуют).
В рассматриваемой ситуации продавец вообще не применяет ККТ. Законом на покупателя не возложена обязанность устанавливать, обязан ли продавец использовать ККТ и оформлять кассовые чеки. Однако список предусмотренных Федеральным законом № 54-ФЗ случаев-исключений, когда ККТ может не применяться, невелик. Например, без ККТ можно работать:
-
при торговле непродовольственными товарами на розничных рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, а также на других территориях, отведенных для осуществления торговли, при условии что торговля ведется не в магазинах, павильонах, киосках, палатках, автолавках, автомагазинах, автофургонах, помещениях контейнерного типа и других аналогично обустроенных и обеспечивающих показ и сохранность товара торговых местах (п. 2 ст. 2);
-
при осуществлении расчетов в отдаленных или труднодоступных местностях (за исключением городов, районных центров (кроме административных центров муниципальных районов, являющихся единственными населенными пунктами муниципальных районов), поселков городского типа), указанных в специальном перечне (п. 3 ст. 2).
А в пункте 1 ст. 252 НК РФ сказано, что документы должны быть оформлены с учетом требований законодательства РФ.
Поэтому при покупке материалов у ИП, находящегося на спецрежиме в виде ЕНВД, за наличный расчет через подотчетное лицо без кассового чека, оформленного с применением онлайн-кассы в установленном порядке (в том числе содержащего обязательные реквизиты кассового чека), риск исключения затрат из налоговых расходов велик, особенно если предъявленный продавцом чек не содержит всех обязательных реквизитов первичного учетного документа.
* * *
Расходы по авансовому отчету, к которому приложены чеки продавца материалов (ИП, уплачивающего ЕНВД), оформленные не с помощью онлайн-кассы, могут быть квалифицированы как затраты, не имеющие надлежащего документального подтверждения.
[1] «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации».
Еще один способ подтвердить понесенные работником расходы — предоставить полученную от продавца квитанцию приходного кассового ордера.
Для принятия приходный кассовый ордер:
- составляется строго по форме КО-1;
- печать продавца проставляется на обеих частях документа;
- в графе «Сумма» значение пишется сначала цифрами, а затем прописью.
Так как в приходном кассовом ордере не раскрывается информация о приобретенном товаре (услуге), то вместе с ним к авансовому отчету следует предоставить товарную накладную или акт.
Еще один нюанс: ПКО должны составляться исключительно по форме КО-1, которая была введена в оборот Госкомстатом постановлением от 18.08.1998 № 88. Поэтому работнику, прежде чем брать квитанцию ПКО, желательно убедиться, что в оригинале ордера есть отметка о соответствии документа форме КО-1.
Прилагать документы к авансовому отчету, которые подтверждают корректность расходования работником выданных денежных средств, нужно обязательно. Не считая указанного требования законодателя, на то есть и иные причины.
Расходы без онлайн-чека.
В рассматриваемой ситуации продавец вообще не применяет ККТ. Законом на покупателя не возложена обязанность устанавливать, обязан ли продавец использовать ККТ и оформлять кассовые чеки. Однако список предусмотренных Федеральным законом № 54-ФЗ случаев-исключений, когда ККТ может не применяться, невелик. Например, без ККТ можно работать:
-
при торговле непродовольственными товарами на розничных рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, а также на других территориях, отведенных для осуществления торговли, при условии что торговля ведется не в магазинах, павильонах, киосках, палатках, автолавках, автомагазинах, автофургонах, помещениях контейнерного типа и других аналогично обустроенных и обеспечивающих показ и сохранность товара торговых местах (п. 2 ст. 2);
-
при осуществлении расчетов в отдаленных или труднодоступных местностях (за исключением городов, районных центров (кроме административных центров муниципальных районов, являющихся единственными населенными пунктами муниципальных районов), поселков городского типа), указанных в специальном перечне (п. 3 ст. 2).
Авансовый отчет: пять заблуждений бухгалтера
Бланки строгой отчетности (БСО) разрешено применять исключительно в сфере оказания услуг населению (п. 2 ст. 2 Закона N 54-ФЗ). По этой причине в бланке недопустимо указывать, что услуга оказана юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю. Заказчиком услуги может выступать только гражданин, не осуществляющий предпринимательскую деятельность. В противном случае БСО не является документом, отвечающим требованиям российского законодательства (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Но гражданин, указанный в качестве заказчика и потребителя услуги, может быть подотчетным лицом организации. Тогда ему нужно позаботиться, чтобы из БСО было ясно, что услуга оказана в интересах работодателя.
Например, при ремонте ноутбука, принадлежащего организации, в БСО необходимо указать данные, позволяющие однозначно идентифицировать данный объект.
Самый главный для бухгалтера вопрос — в связи с какими услугами разрешено применять БСО? Минфин России в Письме от 27 января 2009 г. N 03-01-15/1-29 разъяснил, что право применения БСО распространяется на все услуги согласно Общероссийскому классификатору услуг населению ОК 002-93 (ОКУН), утвержденному Постановлением Госстандарта России от 28 июня 1993 г. N 163. При этом бланк строгой отчетности должен относиться к конкретной, определенной услуге, поименованной в Классификаторе.
Предположим, что расходы «подотчетника» удостоверены БСО.
На что должен обратить внимание бухгалтер?
Требования к БСО установлены Положением об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. N 359 (далее — Положение N 359). Прежде всего бланки строгой отчетности должны быть изготовлены исключительно типографским способом. Отпечатанный в типографии бланк должен содержать следующие сведения об изготовителе: сокращенное наименование, ИНН, место нахождения, номер заказа и год его выполнения, тираж.
Простой компьютер для тиражирования бланков использован быть не может (Письмо Минфина России от 3 февраля 2009 г. N 03-01-15/1-43).
Формы БСО организации и индивидуальные предприниматели вправе разрабатывать самостоятельно. Однако из этого правила есть немногочисленные исключения, перечисленные в п. п. 5 — 6 Положения N 359. Так, не подлежат изменению формы бланков:
- перевозочных документов на перевозки пассажиров, багажа, грузобагажа, используемых при оказании услуг населению железнодорожным транспортом (утв. Приказом Минтранса России от 5 августа 2008 г. N 120);
- услуг учреждений культуры, физической культуры и спорта (утв. Приказом Минкультуры России от 17 декабря 2008 г. N 257).
Подчеркнем: постоянные реквизиты, а также шестизначный номер и серия должны быть внесены в бланк исключительно типографским способом. Заполнение этих сведений вручную недопустимо. Это требование сближает БСО с чеками ККМ.
Обратите внимание на наличие оттиска печати в БСО индивидуального предпринимателя. Правда, выше говорилось о том, что предприниматель применять печать не обязан. Но ситуацию с БСО нужно воспринимать как специальную норму, в силу которой предприниматель не вправе применять БСО без печати. Эту позицию подтверждает Письмо Минфина России от 2 марта 2009 г. N 03-01-15/2-69.
Пример. В.К. Прохоров нанимает жилое помещение у индивидуального предпринимателя. Ниже приведен вариант БСО для данного случая. Хотя это не услуги гостиницы (код ОКУН 041201), такой бланк подтверждает расходы на проживание в командировке. Одновременно бланк выступает договором найма жилого помещения (ст. 674 ГК РФ).
Этот вопрос создает наибольшие трудности для всех участников проверки авансовых отчетов: как для проверяющих работников, так и для отчитывающихся. По существующей сложившейся практике налоговых проверок, оправдательными документами являются:
- чек ККТ;
- пассажирские билеты, посадочный талон;
- товарные чеки/накладные;
- квитанции, бланки строгой отчетности (БСО) и иные формы, на основании которых можно сделать вывод об обоснованности расходов.
На практике по каждому пункту списка у бухгалтера могут возникнуть определенные требования, а у подотчетных лиц вопросы.
Чаще всего сложности у подотчетных сотрудников возникают с оформлением кассовых чеков — из магазинов, пунктов продажи билетов на общественный транспорт, автозаправок (если нужно перемещаться по делам фирмы на машине) и проездных документов в виде бланков строгой отчетности. Если к кассовым чекам приложены другие документы (накладные/товарные чеки), то проблем не возникнет, и их можно принимать к учету.
К авансовому отчету могут быть приложены любые документы. При этом данные документы должны подтверждать не только факт оплаты материальных ценностей, но и факт их получения.
Кассовый чек подтверждает только факт оплаты, поэтому его недостаточно для подтверждения факта приобретения товаров (работ, услуг).
Положением о ККТ определено, что кассовый чек — это первичный учетный документ, отпечатанный ККТ на бумажном носителе, подтверждающий факт осуществления между пользователем и покупателем (клиентом) наличного денежного расчета и (или) расчета с использованием платежных карт, содержащий сведения об этих расчетах, зарегистрированных программно-аппаратными средствами ККТ, обеспечивающими надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов.
В настоящий момент применение кассовой техники претерпевает существенные изменения. Переход на н��вый порядок, современный и технологичный, позволит передавать сведения о каждой покупке в режиме on-line в налоговую инспекцию, а покупателям получать и сохранять кассовые чеки на своих мобильных устройствах.
Обязательным элементом нового кассового чека является QR-код, благодаря которому любой покупатель может проверить легальность осуществляемой покупки.
Необходимо помнить, что в отдельных случаях разрешено выдавать не кассовый чек, а бланк строгой отчетности (БСО).
Кассовый чек и бланк строгой отчетности должны содержать, за исключением случаев, установленных законом, следующие обязательные реквизиты:
- порядковый номер за смену;
- дата, время и место (адрес) осуществления расчета;
- наименование организации или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя;
- идентификационный номер налогоплательщика;
- применяемая при расчете система налогообложения;
- признак расчета (получение средств от покупателя — приход, возврат покупателю средств, полученных от него, — возврат прихода, выдача средств покупателю — расход, получение средств от покупателя , выданных ему, — возврат расхода;
- наименование товаров, работ, услуг, платежа, выплаты, их количество, цена за единицу с учетом скидок и наценок, стоимость с учетом скидок и наценок, с указанием ставки налога на добавленную стоимость;
- сумма расчета с отдельным указанием ставок и сумм налога на добавленную стоимость по этим ставкам;
- форма расчета (наличные денежные средства и (или) электронные средства платежа), а также сумма оплаты наличными денежными средствами и (или) электронными средствами платежа;
- должность и фамилия лица, осуществившего расчет с покупателем (клиентом), оформившего кассовый чек или бланк строгой отчетности и выдавшего (передавшего) его покупателю (клиенту);
- регистрационный номер контрольно-кассовой техники;
- заводской номер экземпляра модели фискального накопителя;
- фискальный признак документа;
- адрес сайта уполномоченного органа в сети «Интернет», на котором может быть осуществлена проверка факта записи этого расчета и подлинности фискального признака;
- абонентский номер либо адрес электронной почты покупателя (клиента) в случае передачи ему кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме;
- адрес электронной почты отправителя кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме в случае передачи покупателю (клиенту) кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме;
- порядковый номер фискального документа;
- номер смены;
- фискальный признак сообщения.
|
При покупке бумажного ж/д билета (допустим один из вариантов): |
При покупке электронного билета: |
|
Либо железнодорожный билет с напечатанными на нем реквизитами кассового чека, либо QR-кодом. В этом случае кассовый чек не обязателен; Либо железнодорожный билет и кассовый чек, если на билете нет реквизитов чека или QR-кода. |
Контрольный купон электронного проездного документа с реквизитами чека или QR-кодом; Контрольный купон электронного проездного документа и кассовый чек, если на документе нет реквизитов чека или QR-кода. |
Особенности авансового отчета без кассового чека
Прилагать документы к авансовому отчету, которые подтверждают корректность расходования работником выданных денежных средств, нужно обязательно. Не считая указанного требования законодателя, на то есть и иные причины. В частности, суммы, выданные работнику под отчет и использованные им на оговоренные при выдаче цели, могут быть приняты компанией-работодателем к уменьшению налогооблагаемой базы (при наличии их в требуемой законом комплектности — нужны бумаги, подтверждающие как факт оплаты товаров или услуг, так и их получение);
- наименование документа (например, «Квитанция за оплату гостиничных услуг»);
- номер, серия документа;
- название поставщика услуги (БСО при продаже товаров не составляются);
- ИНН, адрес поставщика ;
- вид предоставленной услуги;
- сумма денежных средств в счет оплаты услуги;
- дата расчетов;
- должность, Ф.И.О. и личная подпись сотрудника поставщика, при наличии — печать.
Форма авансового отчета
Авансовый учет играет первостепенную роль при составлении внутренней учетной политики предприятия – неважно, коммерческим оно является, или бюджетным. Распоряжением Федерального Госкомстата от 01.08.01.№55 была утверждена стандартная форма этого отчета (форма №АО-1) для учета наличности, переданной сотрудникам на хозрасходы.
Образец бланка унифицированного авансового отчета можете скачать здесь бесплатно.
Форма № АО-1 используется с 01.01.02 юрлицами с любой формой собственности, но только кроме казенных учреждений и органов власти — для бюджетных учреждений, указом Федерального Министерства Финансов от 30 марта 2015 года N52н, была подтверждена особая форма авансового отчёта (форма №0504505).