Образец гарантийного письма на оплату за выполнение услуг

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Образец гарантийного письма на оплату за выполнение услуг». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Так как мы имеем дело с официальной бумагой, то здесь неуместно использовать неформальные слова (сленг, просторечия). Не стоит подробно описывать события, повлекшие за собой невозможность перечисления денег в срок. Укажите самую их суть либо пропустите этот момент. Поручительные обязательства необходимо прописывать точно, с указанием суммы и даты ее перечисления.

На гарантийное письмо распространяются все те же базовые требования по оформлению, которые предъявляются к обычным служебным письмам. Какие же дополнительные требования возникают при оформлении такого специфического документа?

Самое основное – это требование к подписанту. Поскольку документ выступает частью сделки, то и полномочия на его подписание есть только у лиц, полномочных на заключение договоров. Гарантийные письма должны подписываться генеральным директором (или иным лицом на основании доверенности). Неуполномоченные лица ничего гарантировать от имени организации не могут, а значит, несмотря на название, подписанные такими лицами письма гарантийными не станут. В этом отношении гарантийные письма ничем не отличаются от договоров, заключаемых организацией.

Так же как они не отличаются и в части требований к подписанию со стороны главного бухгалтера и проставлению печати на документе. Вообще, подпись главного бухгалтера на таких письмах – это откровенные отголоски советской системы учета, впоследствии частично имплементированные в российскую практику. В СССР и ранней России, по сути, действовала система «двух ключей»² в отношении финансовых обязательств, бухгалтерского и налогового учета. Наиболее полное отражение эта практика нашла в «Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации»³. В абз. 3 п. 14 этого документа написано: «Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению… Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту». Однако данный документ может применяться к текущим отношениям только в части, не противоречащей более позднему законодательству⁴.

Текущая же редакция Закона о бухгалтерском учете^{Прим. ред.: При этом норма абз. 3 п. 3 ст. 7 ранее действовавшего Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» о том, что «Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению», утратила силу с 01.01.2013 (дата, когда вступил в силу ныне действующий Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», здесь и далее именуемый Закон о бухгалтерском учете).»>5} для действительности всех типов денежных и расчетных документов, относящихся к бухгалтерскому учету, требует наличия подписи «лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события»⁶. При этом ни о какой действительности самих обязательств речь не идет. Что называется, «почувствуйте разницу». Поскольку само гарантийное письмо по общему правилу не является первичным документом бухгалтерского^{Прим. ред.: В письме Минфина России от 25.07.2019 № 07-01-09/55572 обращено внимание на то, что Законом о бухгалтерском учете установлен перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа, но не установлены конкретные виды документов, которые должны применяться в качестве первичных учетных документов для оформления фактов хозяйственной жизни. Формы таких документов определяет руководитель организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. А это значит, что если гарантийное письмо содержит все необходимые реквизиты первичного учетного документа и при этом его форма утверждена в организации в установленном порядке, то для целей бухгалтерского учета оно признается первичным учетным документом.»>7} и налогового учета, а лицом, оформляющим сделку от имени организации, выступает генеральный директор (или иной человек, уполномоченный выданной им доверенностью либо так же действующий на основании учредительных документов), то необходимости подписи главбуха в гарантийном письме нет (по крайней мере, по общим правилам действующего законодательства).

Теоретически организация может на своем уровне регламентировать необходимость второй подписи главбуха на документах о заключении крупных сделок. Но практически для этого обычно используют другой механизм – одобрение таких сделок органами управления организации (общим собранием, советом директоров, единственным участником – как видите, это опять же не главбух).

Печать – во многом еще один рудимент родом из СССР: если на подписи стоит печать, значит, документ «прямо самый настоящий». Тот факт, что с «диким капитализмом» пришла возможность делать печати по оттиску практически на каждом углу, в расчеты изначально как-то не принимался. Но потом советскую привычку к этим синим «штампикам» стали выдавливать из делового оборота. Законодатель и судебная практика долго и старательно внушали предпринимателям мысль о первичности подписи над печатью.

Как составить бланк юридическому лицу

Если гарантия составляется юридическим лицом, следует распечатать ее на фирменном бланке организации. Как правило, на нем уже проставлено наименование, а также реквизиты компании. Содержатся там и контактные данные, в том числе адрес, телефон и электронная почта.

Как уже отмечалось, единой формы здесь не предусмотрено. Однако на бланк распространяются все правила деловой переписки.

Составляется документ по следующему плану:

1. Исходящий номер.
2. Дата составления.
3. Реквизиты организации-адресата: полное название, данные руководителя, банковские счета.
4. Основной текст гарантии. Здесь может быть указано, что компания гарантирует проведение оплаты в размере ХХ рублей в срок до ХХ.ХХ.ХХ года.
5. Печать фирмы.
6. Подпись руководителя и главного бухгалтера.

Что представляет собой гарантийное письмо

Гарантийное письмо – это вид деловой переписки, с помощью которого контрагенты предоставляют гарантии оплаты своих обязательств за выполненные работы или предоставленные услуги. На основании этой бумаги могут вноситься изменения в основное соглашение касательно сроков погашения задолженности, получения отсрочки или реструктуризации долга.

Гарантийное письмо может быть составлено как при ведении дел с партнерами, так и для подтверждения готовности выполнить свои обязательства перед государством (для налоговой инспекции) или собственниками помещения, взятого в аренду. В каждом отдельном случае документ имеет определенные обязательные пункты. Образцы заполнения гарантийных писем достаточно легко найти в интернете, но мы для наглядности разберем некоторые образцы.

Гарантийные письма любой направленности позволяют регламентировать отношения между сторонами сделки. Составить документ может каждое заинтересованное лицо в самостоятельном порядке или после консультации с квалифицированным юристом.

Сформированное надлежащим образом письмо имеет полноценную юридическую силу и может быть использовано для регулирования спорных ситуаций как в порядке досудебного разбирательства, так и путем обращения в высшие судебные инстанции. В рамках договорного права подобная документация используется часто, а вариантов использования может быть много.

Важно: конкретная форма гарантийного письма не регламентируется нормами действующего федерального законодательства.

С одной стороны, это позволяет составить правильную с юридической точки зрения бумагу, используя свободные формулировки. С другой стороны, получатель может сам определить собственные требования и разработать специализированный бланк для реализации поставленных целей.

Рекомендации к оформлению гарантийных писем:

• наличие подписей и руководителей, и главных бухгалтеров предприятий;
• составление гарантийных писем на фирменных бланках организаций;
• скрепление подписей директоров и главных бухгалтеров круглыми печатями;
• наличие приложений к письмам в виде копий свидетельств о регистрации в качестве юридических лиц или индивидуальных предпринимателей, копий свидетельств о постановке на учет в налоговых органах (свидетельства ИНН), копий приказов директоров о назначении полномочных представителей, подписывающих документы, и так далее;
• оговорка об обязательности настоящего гарантийного письма. Она не является обязательной. Но ее все же можно включить в конце документа. Она сформирует более серьезное отношение к составленному документу;
• указание максимально полной информации, имеющей юридическое значение:

Важно! Большее доверие вызывают письма, составленные с большим количеством информации и большой степенью прозрачности.

Можно разработать пример такого документа в организации, если договорные отношения предусматривают их использование при урегулировании возникающих конфликтных ситуаций в досудебном порядке. Бланк пригодится и в обычной деловой практике.

Список обязательных реквизитов законодательством не установлен, необходимо исходить из того, что адресат понимает смысл написанного. Рекомендуется в текст гарантийки об оплате включать следующие данные:

• шапка документа с указанием наименования организации, адреса, ИНН, КПП (в целях правильной идентификации контрагента получателем), если он составляется на фирменном бланке, эти реквизиты заполнять повторно нецелесообразно;
• указание адреса получателя, наименования организации с указанием организационно-правовой формы, фамилии и инициалов руководителя с указанием должности;
• номер и дата;
• наименование;
• текст или основная часть, где необходимо указать, об уплате денежных средств по какому договору идет речь (номер, дата, суть соглашения). Также следует определить дату внесения денег и способ (наличными в кассу или на расчетный счет);
• можно указать на применение штрафных санкций в случае неисполнения взятой на себя обязанности;
• подпись и дата составления.

Правильно составленный документ – гарантия его выполнения

Для того, чтобы гарантийное письмо было составлено грамотно и корректно, стоит придерживаться следующих рекомендаций:

• Соответствующий стиль написания – при написании письма нужно придерживаться делового стиля, ведь гарантийное письмо, в первую очередь, документ.
• Целесообразность и краткость – не стоит писать слишком много, будет достаточно кратко и лаконично изложить необходимое.
• Конкретика – исключите слова, несущие в себе неуверенность, стоит четко формулировать предложения, использовать такие слова, например, как гарантируем, обязуемся.
• Определенность и ясность – текст гарантийного письма должен быть понятный и простой.
• Недопустимы орфографические и пунктуационные ошибки в письме.

Юридическая значимость письма

Правильно составленное письмо является не только частью документооборота предприятия, но и представляет собой юридически значимый документ, которым:

1. Предприятие признает наличие задолженности перед другой стороной (чтобы можно было учесть сроки исковой давности).
2. Определяется размер задолженности одной стороны перед другой.
3. Подтверждается факт договоренностей между контрагентами.

Все обязательства обеих сторон, указанные в гарантийном письме, регламентируются Гражданским Кодексом РФ:

• обязательства продавца о поставке товаров или услуг в оговоренном количестве и в указанные сроки определяются 457, 465 и 467 статьями ГК РФ;
• обязательства покупателя оплатить и принять товар или услугу в оговоренном объеме и сроке закреплены 484 и 485 ст.

Когда компании требуется предоставление гарантий?

Итак, рассмотрим ряд наиболее распространенных ситуаций, когда встает необходимость составления гарантийного письма:

1. Для подтверждения того, что оплата, за отгруженные товары или оказанные услуги, будет произведена точно в срок, обозначенный в договоре.

   В данном случае гарантийное письмо обязательно должно содержать номер и дату заключенного договора, а также расчетный счет, на который должны поступить деньги.

2. Предоставление банковскому учреждению гарантии того, что кредит, оформленный компанией, будет своевременно погашен.
3. Предоставление физическому лицу гарантии того, что компания, как работодатель примет его на работу. СОВЕТ. Сохраните документ, ведь как правило, такой вид гарантийного письма требуется для мигрантов при подаче документов в ФМС.
4. Гарантия отсрочки платежа за отгруженную продукцию, оказанные услуги или выполненные работы.
5. Для подтверждения желания компании сотрудничать с тем или иным деловым партнером и т.д.

Как написать гарантийное письмо на оплату

Гарантийное письмо — это документ, который позволяет заказчику отсрочить платеж за товары или услуги без срыва поставок. В статье рассмотрим, как составить его правильно, а также приложим образец гарантийного письма по оплате.

Речь пойдет о некоммерческом документе, который часто используют в деловой переписке. Суть бумаги заключается в том, что отправитель обязуется выполнить какие-либо действия. В нашем случае перечислить деньги исполнителю. Этими средствами обычно оплачивают товары, услуги, работы либо используют их для погашения долга.

Гарантийное письмо об оплате услуг по договору подтверждает факт наличия задолженности, что могут принять во внимание при рассмотрении спора в суде.

Благодаря подобной бумаге, участники сделки могут выстроить доверительные отношения, перенести дату платежа без штрафов и пени, не допустить срыва сроков поставки товаров (оказания услуг, выполнения работ).

Когда же эта бумага может понадобиться и как написать гарантийное письмо на оплату? Как правило, ее оформляют в случае, когда заказчик не может перечислить деньги вовремя по тем или иным причинам.А поводом для составления такого документа может стать претензия кредитора к плательщику либо собственная инициатива последнего.

Бланк гарантийного письма об оплате

Тип документа: Письмо

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 13,5 кб

Письмо-гарантия об оплате носит деловой характер и подтверждает факт и сроки оплаты за произведенные работы, отгруженный товар, предоставленные услуги и т.д. Также в нем гарантируются и штрафные санкции, которые выплатит предприятие или организация, в случае нарушения сроков оплаты. В некоторых случаях письмо-гарантия может стать ответом на полученное письмо-претензию.

Грамотно пишем письмо-гарантию

Гарантийные обязательства об оплате излагаются в деловом стиле. Письмо должно включать следующую информацию:

• порядковый номер письма и дату его составления;
• фамилию, имя и отчество руководителя, должность, название предприятия, которому отправляется письмо;
• письмо излагается в произвольной форме. В нем выражается гарантия оплаты товаров или услуг, которые либо уже предоставлены, либо будут предоставлены, согласно договору. Обязательно указываются сроки оплаты и банковские реквизиты организации. Также указываются конкретные действия, в случае нарушения сроков оплаты;
• подписывает письмо руководитель, с указанием должности, фамилии, имени и отчества, ставится печать предприятия;
• подпись бухгалтера с расшифровкой (не обязательно, но желательно).

Данный вид деловой переписки ведется на бланках с фирменным логотипом компании или предприятия.

Что такое гарантийное письмо. Объясняем простыми словами

• Чаще всего такое письмо требуется, когда одна сторона не уверена, что другая сторона выполнит договорённости.
• Обычно гарантийное письмо направляется для отсрочки оплаты с обещанием погасить задолженность в определённый период.
• Но бывают и другие виды гарантийных писем, например:

• о подтверждении намерения оказать услугу / выполнить работы / поставить товар;
• на юридический адрес от собственника помещения — необходимо компании при постановке на учёт в налоговой для подтверждения, что ей будет предоставлен юридический адрес после того, как она будет зарегистрирована;
• о приёме на работу — выдаётся работодателем будущему работнику, например если тот является участником госпрограммы по переселению или иностранным гражданином, которому такое письмо требуется для получения визы о трудоустройстве по прохождении им профпереподготовки за счёт собственных средств
• и т. д.

Гарантийное письмо может быть признано офертой, если содержит все существенные условия договора. Также оно может являться акцептом, если в ответ на предложение заключить договор покупатель направил вам письмо о согласии с предложенными условиями и обещанием произвести оплату.

«Службе безопасности вашей компании следует связаться с контрагентом и запросить дополнительные гарантии получения средств: гарантийные письма, Залог, заключение договора личного поручительства по сделке генерального директора или учредителя».

(Из материала о том, что делать, если контрагент задерживает оплату.)

«В случае выездной проверки собственник помещения должен будет подтвердить, что ваша фирма находится по данному адресу. То, что он разрешает вам использовать свой адрес, нужно закрепить в гарантийном письме (составляется в свободной форме) или в договоре аренды».

(Из материала о рисках использования недостоверного юридического адреса.)

«Губернатор Свердловской области Евгений Кувайшев уже написал в таможню гарантийное письмо, где подтвердил гуманитарный характер груза и попросил пропустить его до 12 апреля. На таможне на этот запрос пока не отреагировали».

(Из новости о том, как российский миллиардер захотел подарить Уралу 10 млн масок, а у него потребовали $400 000 налога.)

Унифицированной формы гарантийного письма не предусмотрено. Но по правилам деловой переписки в нём должно содержаться следующее:

• кому адресовано: Ф. И. О., должность, организация;
• кто направляет: Ф. И. О., должность, организация и её реквизиты;
• дата и номер документа;
• суть гарантии: предмет, сроки и т. п.;
• подписи: генерального директора и финансово ответственного лица (финансового директора, главного бухгалтера);
• печать организации.

Понятие гарантийного письма законодательно не закреплено. Но такое письмо имеет юридическую силу.

Во-первых, в случае просьбы об отсрочке оплаты гарантийное письмо является признанием факта задолженности.

Во-вторых, оно может выступать в роли оферты, если содержит существенные условия договора. Например, если клиент направил вам гарантийное письмо об оплате работ, а вы эти работы выполнили, вы таким образом акцептовали оферту. Если же, наоборот, клиент прислал гарантийное письмо об оплате в ответ на ваше предложение выполнить для него работы, то он таким образом акцептовал вашу оферту.

Конкретные разновидности гарантийных писем

В зависимости от функции, которую призвано выполнить данное гарантийное письмо, различают их виды.

1. Гарантийное письмо, подтверждающее обязательства по оплате. Средства, признанные по гарантийному письму, могут быть предназначены в качестве уплаты за товары, оказание услуг, выполнение той или иной работы либо же на погашение долга. Такое письмо является фактом признания задолженности. Чаще всего оно составляется, когда по каким-то причинам платеж нельзя совершить немедленно либо приходится его перенести.
2. Гарантийное письмо, подтверждающее обязательства по работе, товару или услугам. Такой документ уверяет получателя, что обозначенные в нем обязательства действительно будут выполнены к указанному сроку в определенном объеме. Возможны указания нескольких временных промежутков, если речь идет о поэтапной работе. В таком документе также подтверждается требуемое качество в соответствии с теми или иными стандартами (СНИПами, ГОСТами и т.п.). Подобное гарантийное письмо может быть написано, если возможно нарушение сроков по спецификации или другим документам, либо непосредственно перед заключением соответствующего договора.
3. Гарантийное письмо, подтверждающее намерения арендодателя. Имеется в виду гарантия присвоения юридического адреса. Такой документ потребуется для предъявления в налоговой, если у организации нет в собственности определенной недвижимости для размещения и указания в учредительных документах. Юрлицо имеет право взять такое помещение в аренду, предоставив налоговикам гарантию, что арендодатель действительно намерен оказывать ему такие услуги.
4. Гарантийное письмо, подтверждающее будущее трудоустройство. Такое письмо может понадобиться в случае, когда прием на работу имеет для будущего сотрудника важное юридическое значение. Например, подобное гарантийное письмо вправе попросить:
   студент для предъявления в вуз (некоторые учебные заведения на тех или иных специальностях, особенно в случае обучения на местах госзаказа, выдают диплом только после предоставления справки о будущем официальном трудоустройстве);
5. сотрудник-иностранец (он должен отнести такой документ в службу миграции);
6. освобожденные заключенные, встающие на трудовую стезю (им предстоит отчитываться перед органами админнадзора).

Конкретные разновидности гарантийных писем

В зависимости от функции, которую призвано выполнить данное гарантийное письмо, различают их виды.

1. Гарантийное письмо, подтверждающее обязательства по оплате. Средства, признанные по гарантийному письму, могут быть предназначены в качестве уплаты за товары, оказание услуг, выполнение той или иной работы либо же на погашение долга. Такое письмо является фактом признания задолженности. Чаще всего оно составляется, когда по каким-то причинам платеж нельзя совершить немедленно либо приходится его перенести.
2. Гарантийное письмо, подтверждающее обязательства по работе, товару или услугам. Такой документ уверяет получателя, что обозначенные в нем обязательства действительно будут выполнены к указанному сроку в определенном объеме. Возможны указания нескольких временных промежутков, если речь идет о поэтапной работе. В таком документе также подтверждается требуемое качество в соответствии с теми или иными стандартами (СНИПами, ГОСТами и т.п.). Подобное гарантийное письмо может быть написано, если возможно нарушение сроков по спецификации или другим документам, либо непосредственно перед заключением соответствующего договора.
3. Гарантийное письмо, подтверждающее намерения арендодателя. Имеется в виду гарантия присвоения юридического адреса. Такой документ потребуется для предъявления в налоговой, если у организации нет в собственности определенной недвижимости для размещения и указания в учредительных документах. Юрлицо имеет право взять такое помещение в аренду, предоставив налоговикам гарантию, что арендодатель действительно намерен оказывать ему такие услуги.
4. Гарантийное письмо, подтверждающее будущее трудоустройство. Такое письмо может понадобиться в случае, когда прием на работу имеет для будущего сотрудника важное юридическое значение. Например, подобное гарантийное письмо вправе попросить:
   • студент для предъявления в вуз (некоторые учебные заведения на тех или иных специальностях, особенно в случае обучения на местах госзаказа, выдают диплом только после предоставления справки о будущем официальном трудоустройстве);
   • сотрудник-иностранец (он должен отнести такой документ в службу миграции);
   • освобожденные заключенные, встающие на трудовую стезю (им предстоит отчитываться перед органами админнадзора).

В том или ином виде, гарантийные письма существовали практически всегда. Как пример, долговые расписки, известные с древних времен, отражавшие в себе намерение одной стороны выплатить долг к определенному сроку, и право другой стороны взыскать этот долг по истечении указанного срока.

В древнем Риме долговые обязательства отображались в аналоге современной приходно-расходной книги специальными людьми. Были расписки и в Древней Греции.

В средневековой Италии возник другой вид гарантийного письма — вексель. Пример, дошедший до наших дней — процентная расписка 1339 г.:

«Барталус и Ко. В Пизе

Во имя Господа Аминь. Барталус и Ко. посылает свой привет Барна из

Лухи и Ко. Авиньон.

Заплатите по этому письму 20 ноября 1339 г. Ландуччио Бассадраги и

Ко. Из Лухи 312 ¾ золотых гульденов, которые мы сегодня получили от

Такредо Баначмунти и Ко., начислив 4 ½ % в их пользу, и зачислите эту сумму

на наш счет. Выдано 5 октября 1339 г.»

Источник: Едронова В.Н., Мизиковский Е.А. «Регулирование и учет операций с векселями». М., Финансы и статистика, 1996. –128

Похожие записи:

• К каким коду ОКОФ и амортизационной группе относится плоттер?
• Публикации по арбитражной практике Мугина А.С.
• Какая сумма не облагается налогом при продаже автомобиля