Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция: готовим приказ о закреплении автомобиля за сотрудником». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
По своей структуре настоящую официальную бумагу можно условно разделить на четыре составных блока: реквизиты, обозначение участников процедуры, утверждение технического состояния автомобиля, подписи. Следует уделить должное внимание каждому из них.
Текст документа состоит из трёх основных частей.
Шапка должна содержать:
- Наименование документа;
- Дату и место составления;
- Данные водителя (ФИО должность);
- Данные ответственных лиц (ФИО, должности и т.п.);
- Данные о документе, на основании которого происходит передача автомобиля;
Основной блок для удобства составляют в виде таблицы. Он содержит подробные сведения об объекте передачи:
- Марка;
- Модель;
- Когда выпущен:
- Показания одометра:
- Подробный перечень сопутствующего инструментария, оборудования, запчастей и т.д.;
- Подробное перечисление и описание всех дефектов и неисправностей.
Этот блок содержит важную информацию, поэтому он должен содержать максимально подробную информацию.
В заключение основного блока необходимо указать, что у сторон нет взаимных претензий по состоянию объекта передачи.
В поле для подписей акт заверяют своими автографами с обязательной расшифровкой все ответственные лица.
Ознакомьтесь с образцом акт передачи грузовика на примере. Обратите внимание, что в одном документе отражен как процесс передачи авто, так и его закрепление за водителем. Описание технического состояния и перечень дополнительного оборудования зафиксированы в приложении к акту.
| Часть | Описание |
| Вводная | В шапке документа указывается его название, место и дата составления. Дается ссылка на трудовой договор, который является основанием для передачи грузовика по акту. |
| Описательная | Указываются технические данные передаваемого по акту автомобиля (марка, год выпуска и другие характеристики идентифицирующие автотранспортное средство). Указывается техническое состояние авто (двигателя, коробки передач и прочего). |
| Заключительная | Обозначаются претензии к машине со стороны водителя и проставляются подписи сторон (ответственного лица (лиц) и водителя) с расшифровкой. |
Документальное оформление допуска
Автомобиль является источником повышенной опасности (ст. 1079 Гражданского кодекса РФ, далее – ГК РФ), поэтому допуск сотрудника к его управлению должен быть надлежащим образом оформлен. При крупном ДТП компетентные органы могут запросить у работодателя бумаги, оформленные для предоставления автомобиля сотруднику. Кроме этого, правильно составленные документы помогут взыскать с работника нанесенный транспортному средству ущерб.
Посмотрим, что работодателю необходимо подготовить.
1. Издать приказ о допуске к управлению автомобилем. Перечень сотрудников, имеющих допуск к управлению автомобилями компании, можно закрепить в приказе.
С таким приказом следует ознакомить работников, допущенных к управлению, под личную подпись (Пример 1).
Образец акта закрепления транспортного средства за водителем
Если вам поручено составить акт о закреплении транспортного средства за водителем, а вы ранее такой документ никогда не делали, посмотрите его образец, представленный ниже и прочитайте разъяснения к нему. Учитывая их, вы без особых трудностей сформируете требуемый бланк.
- Структура документа вполне стандартна: в начале пишется название организации, затем наименование акта, его номер, место, дата оформления.
- После этого идет основной блок. Первым делом дайте здесь сведения о тех лицах, при содействии которых происходил процесс передачи автомобиля (укажите их должности и ФИО), также внесите в акт подробные идентификационные характеристики машины (марку, год выпуска, гос. номер, пробег и прочее).
- Укажите документ, на основании которого происходит закрепление транспортного средства за водителем (обычно это или приказ, или распоряжение), а также ФИО самого водителя.
- Обязательно включите в акт описание состояния автомобиля на момент составления акта, в том числе по двигателю, кузову, ходовой части и т.д. Чем подробнее здесь будет дана информация, тем лучше.
- Также перечислите в акте все сопутствующие изделия, которые передаются водителю вместе с машиной («запаска», инструменты и т.д.) или же оформите их отдельным приложением (данные о котором также упомяните в бланке).
- Если считаете нужным, можете дополнить акт и другими сведениями, которые считаете важными.
- В завершение не забудьте подписать акт.
Составляем акт приема-передачи автомобиля водителю
Акт приема-передачи автомобилю составляется в произвольной форме. Главное, что из него должно следовать – какое транспортное средство, в каком состоянии и когда было передано работнику. Чем подобнее будет дана характеристика автомобиля в акте, тем меньше будет риск возможных разногласий с работником относительно предмета передачи и причиненного ему ущерба. Акт заверяется подписями работника и представителя работодателя, ответственного за передачу транспортного средства работнику. Для передачи транспортного средства водителю может создаваться специальная комиссия.
Условие о передачи автомобиля водителю и необходимости подписания с ним соответствующего акта целесообразно включить в трудовой договор с работником.
Приведем для акта приема-передачи грузового автомобиля водителю образец его заполнения.
Пред. / След. Скачать форму акта приема-передачи автомобиля водителю можно здесь. Скачивать формы документов могут только подписчики журнала «Главная книга».
- Я подписчик: электронного журнала печатного журнала
- Я не подписчик, но хочу им стать
- Хочу скачивать формы документов бесплатно и попробовать все возможности подписчика
Особенности оформления бланка
Если вам поручено составление приказа о закреплении транспортного средства за водителем, рекомендуем внимательно прочитать приведенные ниже рекомендации и посмотреть его образец.
Для начала – общая информация, которая касается всех приказов. На сегодняшний день приказы не имеют единого стандарта оформления, так что делать их можно в произвольном виде или, если в организации имеется разработанный шаблон документа – по его типу. Для приказов подойдут как обыкновенные листы любого удобного формата (но общепринятый А4), так и фирменные бланки компании.
Писать текст документа можно от руки или набирать на компьютере (в первом случае следует обращать внимание на то, чтобы в бланке не было никаких ошибок и исправлений).
Составляя приказ, неизменно требуется учесть только один важный критерий – он должен быть заверен оригинальной подписью директора предприятия (связано это с тем, что все приказы всегда пишутся от его имени) или работника, которому разрешено в установленном порядке действовать от лица руководителя, а также всеми сотрудниками, которые в нем указаны.
Удостоверять бланк приказа печатью не обязательно, т.к. необходимость в этом есть только в том случае, если норма по штампованию локальных бумаг организации с помощью различного рода клише закреплена в ее учетной политике.
Приказ формируется всегда в одном подлинном экземпляре, а если его надо размножить, делаются заверенные ответственным сотрудником копии. Сведения о документе заносятся в журнал учета распорядительных документов фирмы.
Сфера применения и необходимость
Распоряжение руководителя о закреплении автомобиля за конкретным работником обычно требуется в крупных компаниях. Например, в организации, занимающейся транспортными перевозками. Такие фирмы имеют солидный автомобильный парк. Приказ о закреплении обозначает ответственного работника, который имеет прямой доступ к транспортной единице.
Но и для небольшой фирмы, в собственности которой числится всего один автомобиль, такой приказ нужен. Зачем? Транспортное средство — это объект повышенной опасности. Следовательно, за его техническим состоянием и исправностью должны следить конкретные лица. Простые граждане несут самостоятельную ответственность за соблюдение норм и требований по эксплуатации и обслуживанию своих авто. В организациях же такие обязанности возлагаются на ответственных специалистов.
По сути, приказ о закреплении ТС за работником — это назначение ответственного лица, который будет нести материальный ущерб, если автомобиль будет неисправен, или получит какие-то повреждения.
Пример акта закрепления за водителем транспортного средства
Закрепляется транспортное средство за определенным сотрудником исключительно после того, как водителем были пройдены вводный и первичный инструктаж, а также стажировка. По факту передача автотранспорта происходит на основании акта приема – передачи (акта о закреплении), после того как был издан соответствующий приказ руководителя.
Необходимость составления акта обусловлена тем, что данный документ в определенной мере защищает и законного владельца, и сотрудника, которому передается автомобиль в эксплуатацию. Например, если машина имела изначально какие-либо дефекты, вследствие которых возникла поломка, наемному работнику будет сложно доказать без акта о закреплении, что неисправность возникла не по его вине. Точно также возможна обратная ситуация, когда убытки может понести работодатель по вине недобросовестного подчиненного.
Во избежание конфликтных ситуаций в будущем, следует крайне внимательно отнестись к осмотру самого транспортного средства перед подписанием акта о закреплении. Водитель обязан проверить соответствие реального состояния автомобиля с техническими характеристиками, которые указаны в акте, сверить идентификационные номера, провести тщательный осмотр автомобиля. Если изъянов, незаявленных в акте приема-передачи, во время осмотра не выявлено, стороны подписывают документ, после чего факт закрепления транспортного средства за водителем считается совершенным. С этого момента ответственность, как за сам автотранспорт, так и за перевозимых людей или грузы, переходит к сотруднику, исполняющему функции водителя.
Как оформить акт приема-передачи автомобиля (транспортного средства) при его купле-продаже?
Оформить подобные акты вполне допустимо в обычной письменной форме, так как установленной законом формы данный документ не имеет. Благодаря этому при приеме-передаче автомобиля акт составляется без особых проблем. Отметим только то, что данный документ должен содержать:
- наименование, дату и место его составления;
- название (для юр. лиц) или полные имена сторон (лиц, участвующих в передаче авто);
- удостоверение самого факта передачи авто и описание состояния последнего на этот момент с указанием реквизитов (для юр. лиц) или паспортных данных (для физ. лиц);
- заверение акта приема-передачи автомобиля личными подписями сторон или их представителей.
Если одной из сторон в сделке является юридическое лицо, а второй — физическое, то акт должен быть заверен еще и печатью (при наличии у организации).
Акт между физическими лицами
Приложение между двумя физическими лицами подписывается после осмотра принимающей стороной транспортного средства. Это необходимо во избежание последующих конфликтных ситуаций. Выявленные дефекты и неисправности, недостача топлива ложится на плечи принявшего водителя. Так как документ был подписан, оспорить его нельзя.
В приложении должно быть указанно:
- Количество экземпляров. Зависит от числа лиц, участвующих в сделке.
- Данные всех сторон: Ф.И.О, паспортные данные, адрес прописки и проживания.
- Характеристики машины.
Образец бланка представлен на фото. Также его можно скачать, пройдя по ссылке ниже.
Как составить акт приема передачи авто
При составлении следует помнить о таких моментах:
- Унифицированной формы этого акта не существует, но если сторонами выступают юридические лица, то они используют бланк, закрепленный в учетной политике организации специальным приказом. Бланк разрабатывают самостоятельно, внося в него необходимые реквизиты.
- Для физлиц нет таких строгих правил. Можно использовать рукописный вариант, но в том случае важно все верно заполнить. Как правило, сам документ составляют на компьютере, распечатывают и ставят подписи.
- Следует избегать ошибок, опечаток, неточностей, небрежного написания. Если они были допущены, лучше составить новый акт.
- Документ нужно формировать в двух экземплярах — для обеих сторон сделки.
Текст бумаги условно делится на три части: вводную, основную, заключительную.
Акт закрепления транспортного средства за водителем
Акт закрепления транспортного средства за водителем — это документ, производный от трудового договора либо от приказа руководителя о назначении работника на должность водителя.
Акт является способом фиксации трех взаимосвязанных действий — закрепления ТС за водителем, передачи водителю автомобиля и приема водителем переданного ему транспортного средства.
Закрепление автомобиля
По условиям трудового контракта работодатель обязуется обеспечить работника работой и рабочим местом. Для водителя рабочее место — это кабина транспортного средства.
Поскольку автомобиль — это дорогостоящий объект, водитель одновременно с рабочим местом получает и обязанность следить за сохранностью транспортного средства. Для фиксации этой обязанности составляется акт закрепления транспортного средства за определенным водителем.
В силу этого акта происходит одновременно несколько юридически значимых действий:
- передача принадлежащего работодателю транспортного средства работнику;
- фиксация состояния ТС на момент передачи;
- фиксация комплектации ТС на момент передачи;
- фиксация наличия дополнительного оборудования, передаваемого одновременно с ТС;
- оснащенность автомобиля;
- прием работником ТС в состоянии и в комплектации, указанными в акте передачи.
Так, одновременно с автомобилем за водителем могут быть закреплены:
- ремонтные инструменты (ключи, отвертки, домкрат и т.д.);
- прицепы, цепи, запаски, запчасти и другие комплектующие;
- электронные средства связи — навигаторы, мобильные телефоны, рации;
- дополнительное оборудование — спецсигналы, аптечка, проблесковые маяки, цепи, ведра и т.д.
Одновременно за одним водителем может быть закреплено не более трех транспортных средств.
Одно транспортное средство может быть закреплено не более чем за четырьмя водителями.
Характеристики автомобиля
Акт закрепления автомобиля за водителем, помимо перечисления комплектующих, должен содержать в себе перечисление характеристик самого транспортного средства, а именно:
- марка и тип автомобиля (грузовой, легковой, пикап, самосвал, снегоочиститель, автобус, автокран, автоподъемник, микроавтобус и т.д.);
- тип топлива, вид трансмиссии, мощность двигателя;
- регистрационные данные автомобиля — номерной знак, номер двигателя, номер кузова, номер шасси;
- количество посадочных мест, емкость кузова, прицепа, тип выгрузки (бортовой, бункер);
- оснащение ТС — автомагнитола, противотуманные фары, кондиционер, защита от солнца и прочее;
- грузоподъемность (в том числе и грузоподъемность автокрана или автоподъемника).
К характеристикам автомобиля будет относиться и его состояние. Желательно перечислить в акте все существующие внешние дефекты автомобиля, например:
- степень изношенности салона, шин, кузова;
- степень повреждения внешнего слоя покраски, наличие царапин и прочее.
В качестве дополнительных сведений указывают дату регистрации автомобиля и дату прохождения последнего техосмотра.
Назначение акта
Основная причина составление акта – это закрепление ответственности водителя за автомобиль.
Именно на основании акта впоследствии может быть установлена материальная ответственность водителя за повреждения автомобиля. Внешний дефект автомобиля, не зафиксированный в акте закрепления, будет считаться новым, причиненным либо по вине водителя, либо по вине третьих лиц. При наличии вины водителя он будет обязан либо оплатить ремонт, либо отремонтировать автомобиль самостоятельно.
В случае уничтожения (необратимого повреждения) транспортного средства по вине водителя, он будет обязан выплатить работодателю его стоимость с учетом естественного износа, устанавливаемого по специальной шкале и в соответствии с его остаточной стоимостью на балансе предприятия.
Составление акта
Документ составляется должностным лицом, в ведении которого находится транспортное средство с участием водителя. Акт также может быть подготовлен заранее, при условии, что водителю будет дана возможность и время ознакомиться с ним и проверить соответствие данных акта фактическому состоянию транспортного средства.
На крупных предприятиях с большим автопарком, как правило, есть готовые шаблоны акта закрепления. При отсутствии шаблонов можно воспользоваться образцом, имеющимся на сайте, или составить акт самостоятельно в произвольной форме.
Обычно акт составляется в одном экземпляре и одной копии. Оригинал остается на предприятии, а копия вручается водителю.
Составляется акт закрепления транспортного средства за водителем в соответствии с нижеприведенной схемой:
- дата и место составления акта;
- наименование работодателя, ФИО должностного лица, составившего акт и осуществляющего передачу ТС в натуре, а также ФИО водителя и номер его трудового контракта;
- описание действия, например, «Настоящим актом оформляется закрепление за водителем Ивановым И.И. грузового автомобиля MAN , госномер 12345»;
- описание технических характеристик автомобиля;
- описание комплектующих;
- описание дополнительного оборудования.
Перечисление характеристик, оборудования и комплектации может идти как в теле самого акта сплошным текстом, так и в виде таблиц.
Подписывается акт должностным лицом, составившим его, и самим водителем.
Приказ о закреплении автомобиля за водителем
Чтобы обеспечить материальную ответственность водителя и сохранность транспортного средства, руководитель предприятия может составить приказ, согласно которому автомобиль закрепляется за конкретным водителем.Строгой формы для данного документа нет, общепринято в верхней части указывать наименование организации, далее приказу присваивается номер, проставляется дата его выдачи. Чаще всего, название приказа общее – «О закреплении автомобиля».
В тексте приказа прописывается название транспортного средства согласно техпаспорта, его номерной знак, далее прописывают фамилию и инициалы водителя и его рабочий разряд.Подписывает приказ о закреплении автомобиля за водителем руководитель предприятия, ниже свои подписи ставит начальник юридической службы и водитель, на которого составлен такой документ. Обязательно указать здесь же дату ознакомления с приказом.
Особенности оформления бланка
Если вам поручено составление приказа о закреплении транспортного средства за водителем, рекомендуем внимательно прочитать приведенные ниже рекомендации и посмотреть его образец.
Для начала – общая информация, которая касается всех приказов. На сегодняшний день приказы не имеют единого стандарта оформления, так что делать их можно в произвольном виде или, если в организации имеется разработанный шаблон документа – по его типу. Для приказов подойдут как обыкновенные листы любого удобного формата (но общепринятый А4), так и фирменные бланки компании.
Писать текст документа можно от руки или набирать на компьютере (в первом случае следует обращать внимание на то, чтобы в бланке не было никаких ошибок и исправлений).
Составляя приказ, неизменно требуется учесть только один важный критерий – он должен быть заверен оригинальной подписью директора предприятия (связано это с тем, что все приказы всегда пишутся от его имени) или работника, которому разрешено в установленном порядке действовать от лица руководителя, а также всеми сотрудниками, которые в нем указаны.