Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Суточные при командировках в 2021 году – нормы и учет командировочных расходов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Важные изменения коснулись порядка нормирования размера суточных в организации. Предельно допустимого размера суточных действующим законодательством не установлено. Следовательно, в учреждении может быть принята любая сумма в день: как 50, так и 3000 рублей.
Размер и нормы суточных
Суточные — это дополнительные расходы, связанные с тем, что человек некоторое время живет вне места постоянного жительства. Их выплачивают за каждый день пути к месту командировки, а также за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздники.
Компания самостоятельно определяет размер суточных и может установить разные суммы разным категориям сотрудников. При заграничных поездках размер суточных может зависеть от страны, в которую направлен сотрудник. Но все это обязательно нужно зафиксировать в положении о командировках или аналогичном локальном акте организации.
Размер суточных имеет значение — в НК установлены нормативы, на сумму их превышения нужно начислить НДФЛ и взносы. Суточные в пределах норматива не входят в базу по налогу на доходы физлиц, а также в базу для исчисления страховых взносов.
Командировки за границы России положено оплачивать в повышенном размере. Лимиты на 2020 год отсутствуют. Единственное ограничение — лимит в части налогообложения суточных. Статья 217 НК РФ устанавливает норму в 2500 рублей в сутки. Но работодатель вправе выплачивать больше, в зависимости от финансовых возможностей учреждения.
Если в организации утвержден больший лимит, например 3000 рублей в сутки, то с разницы в 500 рублей (3000 — 2500) необходимо удержать НДФЛ в размере 13 %, а также начислить страховые взносы по действующим тарифам.
Допустимо предусмотреть лимиты отдельно для каждой страны пребывания. Например, отдельно для поездок в Европу, страны СНГ, Азии, Америки. Например, ограничения действуют для федеральных бюджетников (Постановление Правительства № 812).
Учитывайте следующие нюансы:
- день пребывания в иностранное государство должен быть оплачен по норме, утвержденной для заграничных поездок;
- день возвращения в Россию оплатите по норме для поездок по России.
Однодневная командировка и расходы
Законодательство не устанавливает минимальный срок служебной поездки, поэтому она может быть однодневной. Ее оформление производится так же, как и многодневной: выпускается приказ, ставится отметка в табеле учета рабочего времени. После окончания поездки происходят выплаты за проезд и другие оговариваемые суммы.
При однодневных рабочих поездках компенсация не положена, но любая отправка сотрудника в рабочем порядке требует определенных трат от него, поэтому оставлять командированного работника без оплаты не является хорошим решением. В данном случае выдавать компенсацию при зарубежных поездках обязательно. Она может начисляться в размере 50 % от установленной суммы в локальных документах компании. При выездах внутри РФ сумма начислений может быть установлена компанией самостоятельно по желанию руководства.
Размер суточных командировочных расходов в 2022 году по России и за границей
Необходимость компенсации понесенных в связи с командировкой расходов, ложится на работодателя в соответствии со ст. 168 ТК. Размер выплат организация вправе закрепить своими нормативными документами, издав, например, положение о командировках.
Для командировок в пределах страны и за границей устанавливается различный размер выплат за каждые сутки.
Например, сотрудник направлен из Москвы в Прагу поездом. Все время следования по России ему будет оплачено из расчета установленных нормативным актом организации суточных в пределах страны. Нахождение за ее пределами оплачивается в том размере, который определен для заграничной командировки.
Помимо этого работодатель может установить в локальных актах различный размер суточных выплат выделив командировки по странам СНГ с фиксированием своего размера сумм.
Например, по территории РФ суточные составляют 700 рублей в день, по странам СНГ – 1500 рублей в день, а по странам европейского союза – 2300 рублей в день.
Документы для подтверждения расходов
После возвращения из поездки работник оформляет отчет по командировке. Документы, которые подтверждают использование им полученных подотчетных сумм, необходимо прикрепить к нему.
К таким бланкам относятся:
- Документы, которые могут подтвердить, что производился найм помещения для проживания. Это могут быть квитанция, счет из отеля, договор о найме частной квартиры. В любом из документов должно быть обязательно указано количество дней и стоимость проживания одного дня.
- Документы, устанавливающие факт проезда к месту командировки и возвращение домой. Сюда относятся билеты, посадочные талоны, квитанции на получение постельных принадлежностей и т. д.;
- Документы, подтверждающие пользование услугами такси — билеты, квитанции, чеки и т. д.
- Оформленная работником служебная записка с прикрепленными чеками с АЗС — если в поездке он пользовался личным транспортом;
- Служебная записка о том, что у работника отсутствуют подтверждающие документы, к примеру, из-за их утери.
- Документы на прочие расходы (квитанция камеры хранения, чек на оплату услуг связи и т. д.).
Суточные при командировках в 2019 году и направление их использования никак подтверждать не нужно.
Новые суточные и командировочные расходы
По сути, такое понятие, как норма суточных расходов, практически полностью отсутствует. Оплачивать командировку работодатель может зависимости от того, на какой бюджет он рассчитывает. Принимается во внимание дальность поездки, страна или город, куда придётся ехать, а также ещё огромное количество дополнительных факторов. Однако законопроект чётко обозначает сумму, с которой берется или не берется подоходный налог. Для командировки по территории России эта сумма достигает 700 рублей, для заграничных поездок –2500 рублей.
И ещё важно знать, что налоговый кодекс предусматривает минимальные командировочные расходы суточные в 2021 году, которые равны 100 рублям в сутки. Нельзя выделять сотруднику сумму, которая будет меньше установленного минимума.
Естественно, в этом вопросе не получается обойтись без нюансов. В том случае, если предполагается заграничная поездка, то время, пока работник проводит на территории Российской Федерации, оплачивается по тарифу 700 рублей, после пересечения – 2500 рублей. Момент пересечение фиксируется штампом паспорте.
Ещё раз стоит напомнить о том, что работодатель самостоятельно решает вопрос по поводу того, сколько денег сможет получить сотрудник. Главное, закрепить эти цифры в локальных актах, чтоб потом учитывать их в налоговых отчётах. Если какие-то расходы не будут учтены, то в будущем предприятие может получить огромное количество проблем. И, конечно, чем больше будут суточные, тем больше будет с них налог.
На самом деле этот закон давно пора менять, потому что работодатели указывают минимальные отчисления для сотрудников, а оставшуюся схему человек получает в конверте. От этого всего страдает государственный бюджет, так что вопрос давно требует какого-то изменения.
И ещё можно сказать о том, что если совершается однодневная командировка, но при этом она предполагает выезд за пределы страны, то сотрудник может рассчитывать на оплату, которая равна 50 % от установленной нормы – то есть 1250 рублей. В остальном сумма суточных командировочных расходов в 2021 году останется прежней.
Сегодня актуален вопрос пандемии, потому что вся Россия сидит на карантине, но при этом командировки никто не отменяет, потому что работать как-то приходится. Поездки по работе не запрещены. Однако есть некоторые нюансы. Каждый работодатель, который отправляют сотрудника в командировку, должен учитывать правила Роспотребнадзора, а также оформлять на сотрудника страховку.
Если возникает подозрение на заражение вирусом, то сотрудник должен обратиться за оказанием помощи по своему страховому полису. Карантинные условия не являются опасными, поэтому никаких доплат к командировочным расходам в этом случае не будет, то есть оплата суточных командировочных не меняется.
Размер суточных для бюджетников определяется постановлением Правительства РФ за № 812 от 26.12.05, приложение 1. В этом документе для каждой страны устанавливается определенный размер, выраженный в долларовом эквиваленте. Например, суточные в Казахстан составляют 55 $ США.
Ниже приведены еще несколько примеров того, какие бывают суточные при загранкомандировках в 2021 году.
| № п/п | Название страны | Размер суточных, $ |
| 1. | Абхазия | 54 |
| 2. | Республика Беларусь | 57 |
| 3. | Грузия | 54 |
| 4. | Латвия | 55 |
| 5. | Молдавия | 53 |
| 6. | Таджикистан | 60 |
| 7. | США | 72 |
| 8. | Германия | 65 |
| 9. | Великобритания | 69 |
Вышеуказанные суммы распространяются на всех работников бюджетных и государственных организаций.
Как было отмечено выше, командировочные расходы рассматриваются в контексте ТК РФ в качестве возмещений (компенсаций), связанных с осуществлением работником трудовых обязанностей. В международной статистической практике такие выплаты не рассматриваются как выплаты в интересах работников, а относятся к категории расходов, производимых работником с целью выполнения трудовых обязанностей. В связи с этим возмещение расходов, связанных со служебными командировками (проезд, проживание, иные расходы, связанные с выполнением служебного задания в командировке), еще с 2021 года были перенесены на подстатью 226 «Прочие работы, Прочие выплаты»*(3) КОСГУ (п. 7, пп. 10.2.6 п. 10 Порядка № 209н, п. 2.1.4 Методических рекомендаций к порядку применения КОСГУ, доведенных письмом Минфина России от 29.06.2018 № 02-05-10/45153).
Однодневная командировка и расходы
Законодательство не устанавливает минимальный срок служебной поездки, поэтому она может быть однодневной. Ее оформление производится так же, как и многодневной: выпускается приказ, ставится отметка в табеле учета рабочего времени. После окончания поездки происходят выплаты за проезд и другие оговариваемые суммы.
При однодневных рабочих поездках компенсация не положена, но любая отправка сотрудника в рабочем порядке требует определенных трат от него, поэтому оставлять командированного работника без оплаты не является хорошим решением. В данном случае выдавать компенсацию при зарубежных поездках обязательно. Она может начисляться в размере 50 % от установленной суммы в локальных документах компании. При выездах внутри РФ сумма начислений может быть установлена компанией самостоятельно по желанию руководства.
Суточные в иностранной валюте
Размер суточных при командировках в 2021 году оказывает влияние на расчет налога на прибыль и на исчисление НДФЛ. В некоторых организациях величина неподотчетных компенсационных сумм при заграничных рабочих поездках может быть разная, в зависимости от страны пребывания сотрудника. Это касается коммерческих предприятий. Для бюджетных организаций размеры компенсаций при заграничных командировках установлены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 № 812.
| Страна служебной поездки | Размер компенсации в долларах США |
| Белоруссия | 57 |
| Украина | 53 |
| США | 72 |
| Германия | 65 |
| Великобритания | 69 |
| Франция | 65 |
Расчет среднего заработка для оплаты командировочных
Чтобы правильно рассчитать сумму оплаты на период командирования работника, руководствуйтесь действующим Постановлением Правительства № 922 от 24.12.2007.
Основные правила представим в виде инструкции:
- Определяем расчетный период. Для таких выплат расчетным периодом признаются 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором сотрудник направлен в поездку. Например, командировка в апреле 2021 г., следовательно, расчетный период: февраль 2021 г. – март 2021 г.
- Высчитываем базу для расчета. Собираем информацию обо всех начислениях и доходах специалиста. Затем исключаем выплаты, которые поименованы в пункте 5 Постановления № 92. Например, больничные пособия, декретный отпуск и аналогичные выплаты.
- Рассчитываем число фактически отработанных дней. В показатель не включаем дни, которые приходились на время болезни и отпуска, а также иные периоды, которые приходились на исключаемые выплаты (ст. 5 Постановления № 922).
- Теперь делим базу для расчета на фактически отработанные дни. Полученная сумма среднедневного заработка положена специалисту за каждый день нахождения в служебной поездке.
Пример.
Путешественников Эдуард Антипович командирован на 20 календарных дней в апреле 2021 г.
Его расчетные данные за период февраль 2021 – март 2021 г.:
| Показатели | Периоды, дней | Начисления, рублей |
| Общее число дней | 900 000,00 | |
| Больничный лист | 150 000,00 | |
| Ежегодный отпуск | 90 000,00 | |
| Итого | 660 000,00 |
Среднедневной заработок: 660 000 / 185 = 3567,57 рублей.
Законодательно конкретный размер суточных для коммерческих организаций не определен.
Фирма сама решает, в каком количестве она может и должна будет возместить работнику его нахождение вне дома во время выполнения своей работы.
Эти суммы могут различаться для простого работника и представителя руководящего состава.
На предприятии должен существовать внутренний акт, на основании которого бухгалтерия проводит начисление суточных расходов.
Эти суммы могут быть оговорены в локальном «Положении о командировках», либо в отдельном приказе руководителя об установлении суточных норм для поездок по России и в иностранные государства, или в трудовом договоре.
Как считаются суточные
Командированному работнику выдается авансовая сумма суточных, рассчитанная, исходя из установленного размера на предприятии и количества плановых дней командировки.
Размер суточных при командировках в РБ
| Тип | Сумма/сутки |
|---|---|
| Один день командировки | 9 руб. |
| Расходы на проезд при отсутствии проездных документов | 0,1 базовой величины в каждую сторону |
| в г. Минске и областных центрах | 50 руб./сутки |
| в районных центрах | 25 руб./сутки |
| в остальных населенных пунктах | 20 руб./сутки |
Все командировочные расходы компенсируются работнику на основании авансового отчета. Авансовый отчет может заполняться от руки или в электронном виде. Мы перечислим все случаи компенсации затрат и расскажем, как оплачивается командировка в РБ.
Итак, согласно актуальной версии Трудового кодекса, работнику авансом возмещаются расходы:
- на проезд;
- на проживание (аренду жилья);
- суточные расходы – о них подробнее расскажем ниже;
- некоторые другие расходы – например, визы, страховки.
Как определяется размер суточных в 2021 году?
Размер суточных выплат организация определяет на основании сведений, прописанных в коллективном договоре и иных внутренних нормативных документах. При этом прописанные предельные значения должны учитывать на федеральном уровне лимиты:
- 700 рублей – при командировке по территории России;
- 2500 рублей – в случае выезда за пределы страны.
Организация может назначить меньший размер суточных. Если же они окажутся больше федеральных нормативов, то на сумму превышения будет начисляться подоходный налог.
В бухгалтерских документах необходимо отразить дату начала командировки. Ею может выступать:
- день отбытия с предприятия в точное время начала поездки;
- на следующий день с 00.00 часов.
Период пребывания сотрудника в командировке может включать не только рабочие, но также выходные и праздничные дни, а также время пребывания в пути, остановки и задержки в пути, имевшие место не по вине командированного специалиста. В связи с этим при начислении отпускных следует:
- отработанные в выходные и праздничные дни служебной поездки оценивать по двойной ставке;
- начислять командировочные выплаты не только на период выполнения трудовых обязанностей, но и на срок пребывания в дороге.
Командировка может быть прервана досрочно. Основанием для этого выступает приказ руководства компании, в котором прописывается не только дата окончания служебной поездки, но также причина такого решения (чаще всего необходимость присутствия сотрудника на предприятии).
При таком раскладе суточные начисляются не за запланированный период пребывания в служебной поездке, но за фактическое число дней командировки. Поскольку командировочные выплаты предоставляются сотруднику до его отъезда, то остаток средств он возвращает в бухгалтерию организации.