Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Положение о договорном отделе образец бланк». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Главная задача Юридической Компании ЮСАКТУМ (JUSACTUM) – надежная правовая защита бизнеса (организаций, предприятий, иных юридических лиц), уменьшение (предотвращение/пресечение) правовых и финансовых рисков, содействие в становлении и дальнейшем развитии бизнеса, эффективное сопровождение проектов бизнеса в различных сферах экономики и отраслях права.
Образец положения о договорной работе на предприятии
В начале документа (слева или справа), как уже говорилось выше, обязательно должно быть отведено место под резолюцию руководства организации. Оформить ее можно двумя способами:
- указать должность руководителя предприятия, его ФИО и поставить подпись;
- внести ссылку на документ (приказ, распоряжение), которым данное Положение было утверждено;
Также обязательно надо поставить дату визирования.
Ниже идут разделы, в которые включаются все необходимые условия, которые должны соблюдаться при ведении договоров:
- в первый блок обычно вписываются общие положения, в том числе всё, что касается самого понятия «договор», в каких целях заключаются договоры, кто должен ими заниматься и т.п.;
- во вторую часть вносится порядок подготовки к заключению договора: прием заявок от контрагентов, документы, которые нужны для заключения договора, условия подписания протокола разногласий и листа согласований и прочие предварительные мероприятия;
- в третью часть включаются требования к контролю за исполнением договоров, нормы по их хранению и учету, а также вписываются ответственные сотрудники.
Подготовка договоров: этапы и мероприятия
Схематично алгоритм действий по подготовке договоров выглядит так:
создание договора сотрудником — согласование договора с юристом — согласование договора с другими сотрудниками — подписание договора руководителем предприятия — регистрация договора — отсылка копии договора партнеру
Конечно, в реальности схема будет гораздо сложнее с учетом всех замечаний. Оптимальным решением будет выбрать способ заключения договора (например, заключить его с контрагентом напрямую или устроить конкурсную систему отбора партнера), разработать структуру договорных отношений (права, обязанности, ответственность). Потом подготовить текст и подтверждающие документы. Не забудьте утвердить ответственных за исполнение договора.
После сбора всех пожеланий вносятся изменения, утверждается окончательная редакция и договор подписывают.
Следующий этап — отслеживание исполнения договорных обязательств. Ответственные проводят инструктаж работников, участвующих в исполнении договорных обязательств, и разрабатывают меры по улучшению договорных отношений.
Основные функции сметно-договорного отдела
Без четкой организации работы между всеми подразделениями внутри строительной организации невозможна эффективна работа. Сметный отдел взаимодействует практически со всеми смежными отделами организации и имеет следующие основные функции:
- 1. Изучение проектной, технической документации, дефектных ведомостей.
- 2. Составление сметных расчетов (локальных смет, объектных смет, сводных сметных расчетов) по проектной документации, дефектным ведомостям, техническим заданиям, подготовка актов выполненных работ по формам КС-2, справок о стоимости выполненных работ по форме КС-3, сводки затрат, сводки затрат по выполнению, калькуляции на отдельные виды работ и затрат и пр. расчеты (более подробно в статье — сметная документация).
- 3. Защита сметных расчетов у Заказчика, Генподрядчика, в строительной экспертизе.
- 4. Проверка сметной документации у Подрядных и Субподрядных организаций.
- 5. Анализ сметной документации, поступившей от Заказчика или проектной организации: проверка соответствия смет проектной документации, дефектным ведомостям, проверка правильности применения расценок, индексов и коэффициентов; подготовка замечаний.
- 6. Подготовка договоров на строительно-монтажные, ремонтные и пусконаладочные работы.
- 7. Участие в подготовке претензий по договорам.
- 8. Подготовка тендерной документации.
Здесь мы привели функции, которые может выполнять сметно-договорной отдел, но в каждой организации они разрабатываются индивидуально в зависимости от специфики организации, выполняемых работ, с какой стороны выступает организация (Заказчик, Подрядчик, Субподрядчик, Проектная организация и пр.).
Функции отдела определяются положением о сметном отделе, должностные инструкции разрабатываются индивидуально на штатную единицу организации.
Регламент сметного отдела
Сметный отдел работает по регламенту организации, если иное не предусмотрено положением, а также договорами и контрактами, заключенными с Заказчиком, Подрядчиком, Субподрядчиком. В договорах прописываются сроки выполнения работ, особенности выполнения работ, учет и согласование материалов, графики выполнения работ и это необходимо учитывать при составлении сметных расчетов и актов выполненных работ.
Итак чем занимается сметный отдел:
- — разработка, проверка, подготовка, анализ сметной документации;
- — защита сметной документации у Заказчика, Генподрядчика, в строительной экспертизе;
- — подготовка договоров и претензий совместно с юридическим отделом;
- — подготовка отчетности, планов, графиков и таблиц;
- — подготовка замечаний по проектной документации совместно с производственно-техническим отделом;
- — подготовка тендерной документации, если это прописано в положении о сметном отделе;
- — списание материалов по выполненным работам;
- — составление калькуляций на работы и затраты и др.
Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством
Формы ПП и ДИ рекомендуется разрабатывать в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст) [8].
Обязательными реквизитами ПП и ДИ являются: наименование организации, наименование вида документа об утверждении, его дата и номер, место составления, гриф утверждения. Они помещаются в начале текста документа.
Подписи лиц, согласующих проекты ПП и ДИ, помещаются либо в конце текста документа, либо на отдельном листе согласования, реквизиты которого должны однозначно определять, какой документ был согласован.
В конце текста ПП или ДИ или на отдельном листе ознакомления работники проставляют свои подписи об ознакомлении с документом и получении его копии на руки.
Зачем создавать регламент?
Но, прежде чем внедрять электронный документооборот, необходимо разработать регламент о договорной деятельности компании с такими разделами как: порядок согласования договора и сроки исполнения, ответственные лица, учет договоров, контроль соблюдения сроков. После создания подобного положения, можно приступать к выбору СЭД и автоматизации документооборота.
Регламент структурирует и четко расписывает все этапы работы с договорами, определяет ответственных лиц, регламентирует процесс согласования.
Если все сделано правильно, то в организации:
При этом можно поручить подготовку договоров специальному отделу, группе специалистов или по каждой сделке ответственными будут разные лица, например, менеджеры по продажам будут работать каждый со своим кругом клиентов.
Второй вариант более гибкий, т.к. можно дать менеджерам определенные права менять условия доставки, размер скидки и другие параметры, чтобы привлечь клиента.
Какой бы подход вы не выбрали, но в итоге все равно все контракты будут собираться в одном месте, к примеру, в бухгалтерии, или у руководителя подразделения. Их хранение — это тоже часть бизнес-процесса.
Независимо от организационных особенностей, необходимы единые для всех сотрудников правила и инструкции по работе с договорами. Ограничение прав и обязанностей отдельных работников — юрист будет рассматривать договор с точки зрения права, главбух — с финансовой точки зрения и налогообложения и т.д.
Стоит также определить, кто принимает окончательное решение и подписывает договор. Причем можно разделить разные виды сделок — с поставщиками, покупателями, на услуги связи, по командировкам и т.д.
Проще всего собрать все правила в едином документе, например. в Положении по договорной работе.
Чем занимается специалист по договорной работе в штате
Специалист по договорной работе должен иметь юридическое образование. Существуют два вида специалистов по договорной работе: штатный специалист, работающий непосредственно в компании и сторонний юрист, осуществляющий услуги по договорам на аутсорсинге. Каждая конкретно взятая компания зачастую самостоятельно определяет функциональные обязанности такого специалиста в штате. То есть в компании такому работнику могут поручить сопровождение договоров, другому исполнение, а третьему договорную и претензионную работу. Поэтому деятельность штатного сотрудника определяется в зависимости от целей и задач компании в данном направлении деятельности и закрепляется должностной инструкцией. В некоторых организациях при большом количестве работы с договорами формируется целый договорной отдел.
Цели ДО:
- 1. Обеспечение подготовки и сопровождения конкурсной документации (далее — КД) при проведении конкурентных закупок ОАО «Газпром» или Обществом по объектам, закрепленным за ДЗ.
- 2. Организация и совершенствование договорной деятельности ДЗ.
- 3. Контроль соответствия объемов и стоимости выполненных работ сметным расчётам и договорным ценам, строительным нормам и правилам на приемку работ по заключенным договорам ДЗ.
- 4. Организация юридического сопровождения по заключенным договорам ДЗ.
Задачи ДО:
- 1. Для осуществления цели «Обеспечение подготовки и сопровождения КД при проведении конкурентных закупок ОАО «Газпром» или Обществом по объектам, закрепленных за ДЗ» ДО ДЗ выполняет следующие задачи:
- — Рассматривает и согласовывает технические задания и технические требования (далее — ТЗ и ТТ) на выполнение работ по объектам капитального строительства, закрепленным за ДЗ.
- — Собирает, проверяет и систематизирует полученную информацию для включения в КД.
- — Приводит КД в соответствие требованиям Положения о закупках товаров, работ, услуг ОАО «Газпром» и Компаний Группы Газпром.
- — Обеспечивает своевременное согласование и утверждение КД.
- — Отвечает на вопросы потенциальных исполнителей по технической части документации о закупке в момент проведения конкурентных закупок.
- — Готовит экспертные заключения ДЗ по результатам проведенных конкурентных закупок.
- — Готовит план проведения конкурентных закупок ДЗ на следующий год, а также ежеквартально корректирует текущий план.
Основные положения договорной работы
Деятельность любой организации связана с заключением и исполнением договоров. Они обеспечивают снабжение сырьем и деталями, продажу товаров и услуг. Каждый контракт или соглашение влекут за собой правовые последствия, в том числе негативные в случае нарушения условий одной из сторон. Это принудительное изъятие вещей, взыскание денежных сумм (возмещение убытков, неустойка).
Поэтому в серьезной компании всегда создается Положение о договорной работе в организации (предприятии). На практике получили распространение три основных модели, которые служат основой его составления.
- Система визирования договоров
Положение о договорной работе в бюджетном учреждении
Положение о порядке ведения договорной работы в бюджетных организациях может отражать исключительно внутренние правила: назначение ответственных лиц и распределение обязанностей. Что касается порядка заключения сделок, он строго регламентирован законами № 44–ФЗ от 05.04.2013 (о контрактной системе в сфере госзакупок) и № 223–ФЗ от 18.07.2011 (о закупках товаров и услуг отдельными видами юридических лиц). Положение о договорной работе в бюджетном учреждении должно соответствовать их требованиям.
Главный способ заключения договоров поставки для обеспечения государственных (муниципальных) нужд — проведение электронного аукциона с размещением заявок. Победителем признается участник, предложивший наименьшую цену. Также контракты заключаются путем проведения конкурсов, и в этом случае договор подписывается с компанией, чье предложение было признано лучшим. Значение имеет не только цена, но и другие факторы.
ФУНКЦИИ СМЕТНОГО ОТДЕЛА:
- Определять стоимость строительно-монтажных работ (проверка, разработка сметной документации) на объектах заказчика;
- Подготавливать замечания заказчикам по составу и качеству предоставленных документов;
- Проводить проверку полноты представленных заказчиком комплектов документов, а также уточнение статуса здания и, при необходимости, наличия охранного свидетельства и архитектурно-реставрационного задания;
- Осуществлять проверки сметной документации и обоснований к ней, в том числе исполнительной документации по результатам выполнение работ на объекте заказчика;
- Контролировать правильность применения нормативной базы, используемой при определении стоимости ремонтно-строительных работ;
- Осуществлять проверки правильности определения стоимости строительных работ в уровне цен, действующих на текущий период времени на территории Санкт-Петербурга, в том числе обоснованность применения расценок на материалы и коэффициенты особых условий (стесненности) при производстве работ на объекте;
- Проводить проверки сметной документации на соответствие ее проектной документации и требованиям КГиОП (в случае необходимости).
- Осуществлять разработку (проверку) заданий на проектирование для выполнения ремонтных и иных строительно-монтажных работ;
- Осуществлять разработку (проверку) смет на проектирование для выполнения ремонтных и иных строительно-монтажных работ, а также смет на проведение обследования зданий (помещений);
- Оказывать содействие заказчику в получении реставрационных заданий КГИОП, разрешительной документации КГА (в т.ч. градостроительных планов КГА), технических условий на подключение к городским инженерным сетям и др.;
- Давать рекомендации, консультации заказчику при определении сроков проектирования и согласования проектов;
- Участвовать в рассмотрении и утверждении с заказчиками и проектными организациями календарного плана выполнения проектных работ (этапы разработки, согласования и пр.);
- Проверять совместно со сметным отделом разработанную проектной организацией проектно-сметную документацию;
- Участвовать в сопровождении проектных работ в соответствии с условиями контракта (договора);
- Проверять объем проектно-сметной документации на ее соответствие требованиям заказчика, условиям контракта (договора), заданию на проектирование, медико-техническому заданию, а также требованиям действующих нормативно-правовых документов в сфере строительства и проектирования РФ;
- Выступать с инициативой о корректировке проектной документации по замечаниям отдела и согласующих инспектирующих инстанциях;
- Разрабатывать и согласовывать разработанную отделом проектно-сметную документацию для выполнения ремонтных и иных строительно-монтажных работ на объектах заказчика.
Должностная инструкция менеджера по работе с договорами
Целью принятия профстандартов является унифицированное описание квалификаций, существующих в современных реалиях. Именно они должны заменить устаревшие квалификационные справочники, однако ввиду большого объема работы по их разработке это произойдет еще не скоро.
Информацию о принятых, разрабатываемых и планируемых к разработке стандартах можно найти онлайн на ресурсе Минтруда, именуемом «Программно-аппаратный комплекс “Профессиональные стандарты”». Из представленных на ресурсе данных следует, что ни одного стандарта, касающегося договорной и претензионной работы, до сих пор не принято. В 2020 году разработка таковых также не предусмотрена — в приоритете находятся стандарты для работников промышленности.
Работодатели, имеющие потребность в таких стандартах, могут для определения требований к квалификации соответствующих специалистов воспользоваться квалификационными справочниками. Так, например, в справочниках имеются описания квалификаций для должностей:
- экономист по договорной и претензионной работе (см. Квалификационный справочник должностей руководителей…, утв. постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37).
- экономист по договорной работе энергосбытовой организации (см. раздел «Квалификационные характеристики должностей работников центров стандартизации» Квалификационного справочника, утв. постановлением Минтруда РФ от 29.01.2004 № 4).
Указанные в справочниках квалификационные требования имеют довольно узкое применение: в первом случае они касаются только лишь работы с договорами подряда, во втором — с договорами энергоснабжения. Но они и не обязательны для применения работодателем. Можно, например, частично взять их за основу для разработки должностной инструкции экономиста, работающего с договорами в целом.
В справочниках деятельность экономиста по договорной работе описана директивно, путем указания конкретных должностных обязанностей. Однако этот метод устарел, и профессиональная стандартизация предполагает выделение обобщенных и конкретных трудовых функций. Кроме того, к каждой из конкретных функций дается описание:
- трудовых действий;
- необходимых умений;
- необходимых знаний;
- других характеристик.
Мы попробуем выделить обобщенные трудовые функции экономиста-договорника:
- Деятельность по заключению договоров (анализ рыночных цен и поиск контрагентов, участие в переговорах с потенциальными контрагентами, подготовка расчетов стоимости / смет, подготовка или участие в подготовке договорных документов / согласование договорных документов).
- Деятельность по контролю исполнения договоров (оформление или контроль оформления и предоставления первичной учетной документации, сверка расчетов с контрагентами, оформление отчетности по договорам).
- Деятельность, связанная с нарушением договорных обязательств (участие в подготовке претензий и ответов на них, в подготовке документов к судебным разбирательствам).
Специфика сферы деятельности компании
В зависимости от конкретной сферы деятельности, договорная деятельность организации (предприятия) может быть построена разным образом. Если заключается большое количество контрактов на регулярной основе, обычно создается договорной отдел. Там осуществляется их учет, регистрация, хранение, его специалисты координируют действия всех других подразделений.
Если предприятие занимается производством и сбытом продукции, то ведение договорной работы часто возлагается на отдел сбыта, который занимается договорами поставки, оптовой купли–продажи, закупками сырья и т.д. В рекламной компании составлением контрактов на предоставление услуг часто занимается отдел маркетинга, в организациях по предоставлению услуг — отдел по работе с потребителями.
Если бизнес построен на недвижимости, часто создается отдел по управлению недвижимыми объектами (имуществом). На его сотрудников возлагается договорная деятельность организации по заключению соглашений с арендаторами, вопросы капитального ремонта, взаимодействия с пожарными и санитарными службами.
Похожие записи: