Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Составление договоров: юрист по договорам». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Организация договорной работы на предприятии строится в двух направлениях. Первое – составление и контроль за соблюдением исходящих соглашений, второе – анализ предложений, которые поступают от имени всех контрагентов. Например, договорная работа с поставщиками состоит в том, чтобы подписанное соглашение стало для клиента страховкой на случай сорванных сроков доставки, получения некачественного товара или некорректно укомплектованного груза. При наличии сомнительных моментов юрист по договорному праву предоставит перечень поправок, внесение которых гарантирует соблюдение интересов клиента. Также он проследит за соблюдением прав клиента независимо от того, с чьей стороны поступило предложение о сотрудничестве.
Чем занимается специалист по договорной работе в штате
Специалист по договорной работе должен иметь юридическое образование. Существуют два вида специалистов по договорной работе: штатный специалист, работающий непосредственно в компании и сторонний юрист, осуществляющий услуги по договорам на аутсорсинге. Каждая конкретно взятая компания зачастую самостоятельно определяет функциональные обязанности такого специалиста в штате. То есть в компании такому работнику могут поручить сопровождение договоров, другому исполнение, а третьему договорную и претензионную работу. Поэтому деятельность штатного сотрудника определяется в зависимости от целей и задач компании в данном направлении деятельности и закрепляется должностной инструкцией. В некоторых организациях при большом количестве работы с договорами формируется целый договорной отдел.
Этапы договорной работы в организации
Заключение договора проходит через шесть стадий.
- От одной из сторон исходит инициатива заключения договора. Она обосновывает необходимость оформления сделки и ее цели.
- Устанавливаются условия сотрудничества, цена и порядок оплаты, достигается компромисс между сторонами.
- Проверяется, насколько добросовестный бизнес-партнер. Ошибка приведет к проблемам с ФНС, срыву договоренностей или обману.
- Договор дорабатывается: уточняются условия, составляются списки дополнительных документов, уточняется процесс визирования.
- Изучение договора финансовой службой, юристом и руководителем.
- Подписание договора, присвоение номера и занесение сведений в реестр договоров.
Разработка договоров несет следующие правовые риски:
- отсутствие проверки контрагента на банкротство, на участие в судебных спорах, ликвидацию и чистоту прав;
- отсутствие полномочий в доверенности подписанта, отсутствие одобрения сделки, необходимых лицензий;
- незаключенность договора, в котором отсутствуют существенные условия;
- недействительность сделки, несоответствующей закону или непрошедшей регистрацию;
- двусмысленность условий, избыточность или невыполнимость обязательств, особенно встречных;
- различные сроки, а также условия сдачи-приёмки, ущемляющие интересы одной из сторон;
- недостаток или избыток ответственности, право на изменение или расторжение договора, односторонний отказ от договора, не присущее виду сделки.
Подготовка договоров: этапы и мероприятия
Схематично алгоритм действий по подготовке договоров выглядит так:
создание договора сотрудником — согласование договора с юристом — согласование договора с другими сотрудниками — подписание договора руководителем предприятия — регистрация договора — отсылка копии договора партнеру
Конечно, в реальности схема будет гораздо сложнее с учетом всех замечаний. Оптимальным решением будет выбрать способ заключения договора (например, заключить его с контрагентом напрямую или устроить конкурсную систему отбора партнера), разработать структуру договорных отношений (права, обязанности, ответственность). Потом подготовить текст и подтверждающие документы. Не забудьте утвердить ответственных за исполнение договора.
После сбора всех пожеланий вносятся изменения, утверждается окончательная редакция и договор подписывают.
Следующий этап — отслеживание исполнения договорных обязательств. Ответственные проводят инструктаж работников, участвующих в исполнении договорных обязательств, и разрабатывают меры по улучшению договорных отношений.
В любой компании договор является одним из наиболее необходимых и распространённых документов
В договоре определяются права и обязанности, ответственность сторон, порядок их взаимодействия, способы и формы расчётов. Юридически грамотно составленный договор является гарантией коммерческого успеха и взаимовыгодного сотрудничества сторон договора,эффективной мерой защиты прав и законных интересов юридического лица при возникновении споров в судебном (досудебном) порядке. От правильности составления договора и точности его формулировок, не допускающих двойного толкования условий договора, правильного определения предмета, существенных и иных его условий, корректной детализации условий договора, препятствующих ущемлению интересов Клиента, зависят не только прибыль, но и деловая репутация, и экономическая безопасность любого юридического лица.
Регистрация договоров
Все подписанные руководителем предприятия (уполномоченным лицом) договоры передаются в службу делопроизводства (договорный отдел) для регистрации с присвоением договору соответствующего номера.
Каждая сторона договора должна после подписания присвоить ему порядковый номер и обеспечить его внутреннюю регистрацию. Поэтому номер договора, как правило, сложный, состоит из отдельных номеров контрагентов, которые записываются через дробь, что не всегда является удобным (см. Пример 14).
На практике возможен другой способ присвоения договору номера : если в организацию поступает договор, которому уже присвоен номер одной стороны, то вторая сторона, проведя внутреннюю регистрацию, указывает свой регистрационный номер на обороте последней страницы документа. При этом используется специальный штамп, в котором указываются название организации, регистрационный номер договора и дата (см. Пример 15). В этом случае номером договора будет считаться номер, присвоенный контрагентом (см. договор № АВ104 с ООО «Леос» в Примере 16).
При поступлении в организацию договора без номера ему присваивается номер, совпадающий с регистрационным, тогда он проставляется на первой странице документа (см. договор с ЗАО «МОР» № 116/10/06 в Примере 16).
Выдача оригиналов и копий договоров
Выдача оригиналов и копий договоров осуществляется работниками службы делопроизводства (договорного отдела) на основании письменного запроса. На нашем предприятии это оформляется служебной запиской. В ней должно быть указано обоснование необходимости получения документа, кому (Ф.И. О., должность) и на какой срок он выдается. Образцы служебных записок см. в Примерах 17 и 18. Способ заполнения специального журнала, в котором фиксируется факт выдачи и возвращения документов см. в Примере 19.
При выдаче оригинала договора работники службы делопроизводства (договорного отдела) по заведенному на нашем предприятии порядку обязаны изготовить ксерокопию договора и подложить ее в дело.
Чтобы обеспечить порядок и избежать утери важных документов, можно периодически проводить следующую процедуру. Службой делопроизводства (договорным отделом) в конце месяца готовится отчет о движении договоров. На его основании всем руководителям структурных подразделений направляются служебные записки с перечнем договоров, которые необходимо вернуть (см. Пример 20).
Структура должностной инструкции для специалиста по договорной работе
При разработке должностной инструкции специалиста по договорной работе за основу можно взять следующую структуру подобного документа.
- Общие положения
Это раздел для отражения общей информации о должности, такой как:
- название (специалист по договорной работе);
- определение подчиненности, порядка приема и увольнения с работы;
- требования к квалификации;
- порядок замещения;
- перечень нормативных актов, которые сотрудник должен использовать в своей работе.
- Права
Здесь указывается перечень прав, которыми специалист по договорной работе наделяется для выполнения своей трудовой функции. Например, сотруднику могут быть предоставлены следующие права:
- запрашивать информацию и документы у всех подразделений компании в рамках своей компетенции (или же здесь могут быть перечислены конкретные подразделения);
- знакомиться с решениями руководителя;
- передавать руководителю свои предложения по модернизации рабочего процесса;
- вести переговоры с контрагентами по вопросам представления документов, необходимых для заключения или продления договора;
- обращаться непосредственно к контрагенту с требованием исполнить обязательство по договору.
- Должностные обязанности
Этот раздел служит для детализации обязанностей, которые должен исполнять специалист по договорной работе. Например, может быть сказано, что он обязан:
- подготавливать текст соглашений на основании достигнутых с контрагентом договоренностей;
- вести учет заключенных договоров;
- отслеживать сроки действия договоров, заблаговременно сообщать руководителю о соглашениях, требующих решения вопроса о продлении;
- анализировать ход исполнения сторонами обязательств по договорам;
- выявлять текущие задолженности контрагентов и принимать меры по их погашению в рамках своей компетенции;
- организовывать обмен с контрагентами документами первичного учета, подтверждающими исполнение обязательств по договору;
- подготавливать дополнительные соглашения о продлении договоров и внесении в них изменений.
- Ответственность
Здесь описывают неблагоприятные для сотрудника последствия нарушения норм и правил. За действия, которые осуществил специалист по договорной работе, или за принятые им решения его могут привлечь к следующим видам ответственности:
- к дисциплинарной — за нарушение трудовой дисциплины;
- административной или уголовной — за совершение проступков или преступлений;
- материальной — за нанесение имущественного вреда.
Особенности деятельности юриста
Юрист может быть принят на работу в организацию, где уже существует юридическая структура с наработанной правовой базой, либо стать первым подобным специалистом.
В первом случае специалисту достаточно разобраться в уже налаженной правовой системе, ознакомиться с принятыми формами договоров, должностными инструкциями и т.д.
В такой ситуации риск совершить ошибку, которая приведет к негативным юридическим последствиям для организации, сведен к минимуму.
В иную ситуацию попадает специалист, который пришел на только что образовавшуюся должность юриста в компанию.
Сюда относится разработка должностных инструкций, подготовка проектов типовых договоров, принятие дополнительных соглашений, создание стандартных юридических формулировок, учет возможных сложностей и «подводных камней» и т.д.
Для успешного решения подобных вопросов юристу важно не только разбираться в российском законодательстве и особенностях деятельности конкретной организации, но, также, заручиться поддержкой руководства предприятия.
Зачем создавать регламент?
Но, прежде чем внедрять электронный документооборот, необходимо разработать регламент о договорной деятельности компании с такими разделами как: порядок согласования договора и сроки исполнения, ответственные лица, учет договоров, контроль соблюдения сроков. После создания подобного положения, можно приступать к выбору СЭД и автоматизации документооборота.
Регламент структурирует и четко расписывает все этапы работы с договорами, определяет ответственных лиц, регламентирует процесс согласования.
Если все сделано правильно, то в организации:
При этом можно поручить подготовку договоров специальному отделу, группе специалистов или по каждой сделке ответственными будут разные лица, например, менеджеры по продажам будут работать каждый со своим кругом клиентов.
Второй вариант более гибкий, т.к. можно дать менеджерам определенные права менять условия доставки, размер скидки и другие параметры, чтобы привлечь клиента.
Какой бы подход вы не выбрали, но в итоге все равно все контракты будут собираться в одном месте, к примеру, в бухгалтерии, или у руководителя подразделения. Их хранение — это тоже часть бизнес-процесса.
Независимо от организационных особенностей, необходимы единые для всех сотрудников правила и инструкции по работе с договорами. Ограничение прав и обязанностей отдельных работников — юрист будет рассматривать договор с точки зрения права, главбух — с финансовой точки зрения и налогообложения и т.д.
Стоит также определить, кто принимает окончательное решение и подписывает договор. Причем можно разделить разные виды сделок — с поставщиками, покупателями, на услуги связи, по командировкам и т.д.
Проще всего собрать все правила в едином документе, например. в Положении по договорной работе.
Чем занимается специалист по договорной работе в штате
Специалист по договорной работе должен иметь юридическое образование. Существуют два вида специалистов по договорной работе: штатный специалист, работающий непосредственно в компании и сторонний юрист, осуществляющий услуги по договорам на аутсорсинге. Каждая конкретно взятая компания зачастую самостоятельно определяет функциональные обязанности такого специалиста в штате. То есть в компании такому работнику могут поручить сопровождение договоров, другому исполнение, а третьему договорную и претензионную работу. Поэтому деятельность штатного сотрудника определяется в зависимости от целей и задач компании в данном направлении деятельности и закрепляется должностной инструкцией. В некоторых организациях при большом количестве работы с договорами формируется целый договорной отдел.
Примерная структура должностной инструкции для специалиста по договорной работе
При разработке должностной инструкции специалиста по договорной работе за основу можно взять следующую структуру подобного документа.
- Общие положения Это раздел для отражения общей информации о должности, такой как:
- название должности (специалист по договорной работе);
- определение подчиненности, порядка приема и увольнения с работы;
- требования к квалификации;
- порядок замещения;
- перечень нормативных актов, которые сотрудник должен использовать в своей работе.
- Права Здесь указывается перечень прав, которыми специалист по договорной работе наделяется для выполнения своей трудовой функции. Например, сотруднику могут быть предоставлены следующие права:
- запрашивать информацию и документы у всех подразделений компании в рамках своей компетенции (или же здесь могут быть перечислены конкретные подразделения);
- знакомиться с решениями руководителя;
- передавать руководителю свои предложения по модернизации рабочего процесса;
- вести переговоры с контрагентами по вопросам представления документов, необходимых для заключения или продления договора;
- обращаться непосредственно к контрагенту с требованием исполнить обязательство по договору.
- Должностные обязанности Этот раздел служит для детализации обязанностей, которые должен исполнять специалист по договорной работе. Например, может быть сказано, что он обязан:
- подготавливать текст соглашений на основании достигнутых с контрагентом договоренностей;
- вести учет заключенных договоров;
- отслеживать сроки действия договоров, заблаговременно сообщать руководителю о соглашениях, требующих решения вопроса о продлении;
- анализировать ход исполнения сторонами обязательств по договорам;
- выявлять текущие задолженности контрагентов и принимать меры по их погашению в рамках своей компетенции;
- организовывать обмен с контрагентами документами первичного учета, подтверждающими исполнение обязательств по договору;
- подготавливать дополнительные соглашения о продлении договоров и внесении в них изменений.
- Ответственность Здесь описывают неблагоприятные для сотрудника последствия нарушения норм и правил. За действия, которые осуществил специалист по договорной работе, или за принятые им решения его могут привлечь к следующим видам ответственности:
- к дисциплинарной — за нарушение трудовой дисциплины;
- административной или уголовной — за совершение проступков или преступлений;
- материальной — за нанесение имущественного вреда.
В заключение осталось сказать, что должностная инструкция должна конкретизировать те вопросы исполнения трудовой функции сотрудником, которые имеют место в действительности, и обязательно при этом учитывать связанные с этим обстоятельства. Например, если руководитель решил, что специалист по договорной работе должен отвечать еще и за ведение претензионной работы, это прописывается в разделе должностных обязанностей; однако и в разделе прав в этом случае должно быть указано право сотрудника выполнять вести такую работу. Говоря проще, разделы должностной инструкции должны быть составлены так, чтобы сотрудник мог максимально эффективно справляться со своей работой.
Не засаживать весь огород и выращивать только на семью
У меня под огород выделена всего одна сотка. Там все: огурцы, помидоры, плодовые деревья — яблони, вишни, груша, слива, а также кусты смородины и малины, петрушка и перец. Виноград еще есть. Выращенного обычно хватает, чтобы наесться до отвала всей семьей, пораздавать друзьям и что-то заморозить на зиму. Чаще всего 20% фруктов пропадает, поскольку некуда это все запихать. В этом году решим проблему сушилкой.
Работа на огороде занимает максимум час в день.
Рассаду томатов выращивала сама — на подоконнике и приставленном к окну столе. Тратила 130 Р в месяц на полив. Приобрела 10 метров шланга по 25 Р за метр и пистолет за 150 Р. Еще пару раз купила средства для обработки от болезней и паразитов в пределах 50—80 Р за пакетик. Добавим шпагат для подвязки — 200 Р за моток, которого хватит на полтора-два сезона. Полтора кило удобрений за 180 Р. Все, расчет окончен.
Рассматриваю огород как релаксацию и возможность переключиться на что-то созидательное. Доставляет искреннее удовольствие всем этим заниматься. Экономия присутствует, да и свои продукты не сравнить с покупными: тут и аромат, и вкус, и свежесть. Пробовала делать домашнее вино — очень интересно, получилось неплохо.
Как составить: общие положения
В этом первом разделе должностной инструкции содержатся базовые служебные требования. Применительно к профессии юриста в данном разделе рекомендуется прописать следующие моменты:
- каким образом специалист принимается на работу;
- в рамках какого отдела работает (то есть его место в системе организации) и кто непосредственный начальник;
- перечень документов для пользования в ходе работы;
- кто будет ответственным лицом при отсутствии сотрудника.
В общих положениях обязательно должно содержаться указание на то, что юрист относится к категории специалистов и подчиняется, как правило, заместителю руководителя или непосредственно руководителю юридического отдела (или правовой службы).
Также основные положения указывают на то, каким требованиям должен соответствовать вновь принятый на работу специалист:
- высшее юридическое образование, подтвержденное документом гособразца;
- определенный опыт работы в аналогичной должности (как правило, от двух лет);
- знание гражданского законодательства, а также законов в сфере договорного и корпоративного права;
- умение составлять договоры, претензии, деловые письма, исковые заявления и другие судебные бумаги, в зависимости от сферы деятельности организации или отдела внутри правовой службы (такая система используется в крупных компаниях).
Помимо этого, должностная инструкция юриста предприятия содержит общие моменты, за которые он должен быть ответственным:
- знание структуры предприятия и ведомственных нормативных актов;
- ознакомление с правилами безопасности и их соблюдение;
- замена сотрудника на период его отсутствия.
Заменять юриста в период его отсутствия может сотрудник, имеющий аналогичное образование и такой же опыт работы.
Сотрудник вступает в должность и освобождается от нее приказом по установленной форме, подписанным руководителем организации.
Должностная инструкция юрисконсульта подоговорной работе
441.1 Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Руководителя Договорной группы Юридического отдела, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX. 442.2.
3Готовит самостоятельно или совместно с другими подразделениями Юридического отдела и/или Общества предложения об изменении договоров, протоколов, приказов, распоряжений и иных документов, относящихся к текущей финансово-хозяйственной деятельности Общества;
Такой порядок возложения ответственности за исполнение договорных обязательств обеспечивает оптимизацию структуры управления и повышает эффективность функционирования организации в целом. Вопрос об обязательности юридической экспертизы для всех видов договоров в период централизованной плановой экономики не стоял вообще.
Компетенции (личные и профессиональные качества): Организаторские способности — способность организовать процесс деятельности команды, либо возглавляемого коллектива, для реализации задачи. Навыки планирования, постановки задач исполнителям, осуществления контроля, анализа результатов.
Коммуникабельность — умение налаживать контакты, способность к конструктивному общению с другими людьми. Исполнительность – ответственное выполнение поставленных задач, принятие на себя ответственности за результат работы.