Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие документы нужно выдать в день увольнения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Этот документ следует отличать от предыдущего. Данная бумага содержит информацию о зарплате за последние три месяца, которые получатель трудился в компании. Это документ требуется для его последующей подачи на биржу труда с целью получения пособия по безработице.
Ответственность за невыдачу документов при увольнении
В случае если увольняемому работнику не выдали документы, когда это является обязательными, либо сделали это несвоевременно, то на организацию может быть наложен штраф. В настоящее время это от 30 000 до 50 000 рублей. Кроме этого, дополнительно штраф может быть взыскан с руководителя. В этом случае это будет от 1 000 до 5 000 рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). В случае повторного, в течение года правонарушения штрафные меры будут усилены. До 70 000 руб., — для организации, и 20 000 руб., для руководства. Для последнего может быть применена дисквалификация на протяжении до 3 лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).
Также материальная ответственность наступает в случае задержки с выдачей материальной книжки по статье 234 ТК РФ. Согласно абз. 2 п. 62 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.04 № 2, со стороны организации потребуется оплатить то время, на протяжении которого бывший сотрудник не имел возможности приступить к трудовой деятельности, вызванной отсутствием трудовой книжки.
Важно! На основании статьи 234 ТК РФ., подобная ответственность предусмотрена также в результате несвоевременной выдачи СТД-Р. Впрочем практическое применение данной нормы может быть затруднительным. Ввиду того что данная информация может быть получена из других источников. Например, на портале Госуслуг, МФЦ либо Пенсионном фонде (ст. 66.1 ТК РФ).
Что должен получить сотрудник при увольнении?
Когда трудовые отношения между работником и нанимателем прекращаются, компании нужно выдать следующее:
- трудовую книжку;
- информацию о величине его зарплаты и иных вознаграждений в период его работы на предприятии за последние два года (форма 182Н);
- также другие бумаги, относительно которых сотрудник может выдвинуть данное требование, составив об этом заявление в письменной форме.
В частности, к ним относятся:
- приказ, по которому данный сотрудник был принят на работу;
- дополнительные соглашения к основному договору при их наличии;
- также акты, в соответствии с которыми он повышался в должности;
- решения, служившие основанием для его перевода на другое место работы;
- медицинская книжка, если на данном месте она требовалась;
- приказ об увольнении.
Справки о размерах заработной платы
Информация Допускается ее составление как заранее, перед тем как произойдет само увольнение, так и уже после того, как он случится.
Универсальная обязательная форма отсутствует, однако рекомендуется заполнять его по бланку, который приведен в письме Министерства Труда от 15 августа 2016 года. Однако даже при составлении его в произвольной форме сотрудники службы занятости не вправе отказать в его приеме.
Требуется указать в нем все виды выплат за это время, включая:
- собственно зарплату;
- премии (их совокупная сумма на год делится на 12 и такая величина добавляется к каждой из трех месячных зарплат, указываемых в данном документе);
- доплаты и надбавки;
- комиссионные;
- «тринадцатую зарплату».
Список документов при увольнении: обязательные и необязательные формы
На основании ст. 84.1 ТК РФ в день увольнения производят окончательный расчет с работником, а также выдают ему бумаги, отражающие сведения о деятельности человека в этой компании. Какие документы при увольнении выдают обязательно:
1. Трудовая книжка. Оформлять можно накануне дня расторжения договора, выдавать надо лично в руки сотруднику под подпись в последний день работы. Если нет такой возможности, получить согласие на отправление почтой либо хранить в организации до обращения владельца.
2. Медицинская книжка (при наличии). Никаких записей в ней делать работодателю нельзя.
3. Расчетный лист. В нем перечисляют суммы, заработанные за отработанные в текущем месяце дни, компенсационные выплаты (например, за непредоставленный отпуск), удержанные суммы на основании закона, решений суда, исполнительных листов, прочих оснований.
4. Справка о зарплате (форма 182н) за текущий год и 2 предшествующих. Выдается лицом, отвечающим за ведение бухгалтерии в организации, для предоставления новому работодателю или в органы ФСС для начисления пособий по временной нетрудоспособности, в том числе в связи с беременностью и родами.
5. Заполненный персональными данными сотрудника раздел 3 расчета по страховым взносам. Оформляется с начала квартала до даты расторжения трудового договора.
6. Выписка из формы СЗВ-СТАЖ. Заполнять в ней графу 14 необходимо только в том случае, если расторжение трудового договора производится 31 декабря. В остальных случаях этот столбец остается пустым. Разделы 4 и 5 формы не заполняют, если расторжение контракта не связано с выходом на пенсию.
7. Выписка из формы СЗВ-М, составленная на уходящего работника, за текущий месяц.
По заявлению увольняющегося работодатель должен предоставить:
— форму 2-НДФЛ, где указывают сведения о доходах с начала года по дату его увольнения;
— справку о среднем заработке, если человек планирует в ближайшее время обращаться за пособием по безработице;
— копию формы СПВ-2 (сведения о застрахованном стаже для установления пенсии), если работник уходит на пенсию по возрасту, по инвалидности, по иным основаниям. Оригинал в 10-дневный срок после получения заявления об уходе на пенсию направляют в ПФР;
— копии приказов о приеме, увольнении, переводах, несчастных случаях на производстве, иных распоряжениях и актах, касающихся деятельности сотрудника.
Обратите внимание: документы при увольнении по соглашению сторон или по иным причинам выдаются на общих основаниях. Чтобы избежать конфликтов и споров, необходимо все бумаги подписать у руководства, а при наличии печати — проштамповать их. Если выдаются копии, их необходимо заверять в общепринятом порядке.
В какой срок должны выдать справки при увольнении?
Трудовое законодательство обязывает работодателя выдать документы в следующие сроки:
- справка о заработной плате, трудовая книжка– в день увольнения;
- формы СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и расчет по страховым взносам — в день увольнения;
Согласно ч. 4 ст. 84.1 ТК, п.п. 2-2.3, п. 4 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, ч. 4 ст. 9 Закона от 30.04.2008 № 56-ФЗ.
При отсутствии возможности выдать документы в последний рабочий день, работодатель должен направить работнику уведомление о том, что он обязан их получить либо согласиться на отправку почтовым отправлением. Уведомление направляется по адресу по месту жительства сотрудника.
- остальные справки и копии документов – в течение трех дней от даты подачи заявления с просьбой об их выдаче (ч. 1 ст. 62 ТК).
Рекомендуется фиксировать дату поступления заявления в любом регистрационном регистре (например, журнале входящей корреспонденции), чтобы не допустить проблем, связанных с нарушением сроков.
Формы отчётов и сроки
В случае увольнения сотрудника необходимо подготовить ряд отчётов, в числе которых формы СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, расчёт по страховым взносам (раздел 3) и СЗВ-ТВ.
СЗВ-М
Отчёт по форме СЗВ-М включает в себя сведения об ИНН и СНИЛС работников. В соответствии с п. 2.2 ст. 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 года № 27-ФЗ, работодатель обязан сдавать его ежемесячно. Срок — не позднее 15 числа месяца, наступающего за отчётным. При прекращении трудовых отношений работодатель выдаёт сотруднику сведения за последний месяц работы.
СЗВ-СТАЖ
В отчёте по форме СЗВ-СТАЖ содержатся сведения о стаже работника и страховых взносах. Срок его сдачи зависит от повода составления отчёта. Обычно форму СЗВ-СТАЖ сдаётся работодателем по итогам года. Срок — не позднее 1 марта года, который следует за отчётным. В случае расторжения трудового договора работодатель может подать сведения об уволенном сотруднике в обычные сроки. Но есть исключение — если ТД был прекращён в связи с выходом сотрудника на пенсию. В этом случае работодатель обязан отправить отчёт СЗВ-СТАЖ в Пенсионный фонд в течение трёх дней с момента увольнения. Выдать отчёт на руки работнику нужно в день увольнения.
РСВ (раздел 3)
В раздел 3 расчёта по страховым взносам включены сведения о доходах работника, а также об уплаченных за него взносах. При подготовке отчёта работодатель рассчитывает суммы за период с начала последнего отчётного квартала по дату увольнения сотрудника.
Эти сведения, как и предыдущие формы, не требуется сдавать в ПФР в день увольнения. Сдача происходит в обычные сроки — ежеквартально, не позднее 30 числа месяца, который следует за отчётным периодом.
На руки увольняемому работнику выдаётся бумажный экземпляр с печатями и подписями ответственных лиц.
СЗВ-ТД
В данной форме отчёта отражаются сведения о сотрудниках относительно которых производились какие-либо кадровые изменения, в том числе приём на работу и увольнение. Отчитываться о прекращении трудовых отношений с сотрудником необходимо не позднее рабочего дня, следующего за датой издания приказа об увольнении. Это правило также действует и для случаев приёма на работу. В остальных случаях СЗВ-ТД необходимо сдавать ежемесячно, не позднее 15 числа месяца, наступающего за отчётным.
При увольнении документ на руки сотруднику не выдаётся.
Последний рабочий день
В последний день работы увольняющийся должен получить все причитающиеся выплаты. А именно:
- заработную плату (ст. 140 ТК РФ);
- компенсацию за дни неиспользованного отпуска (ст. 127 ТК РФ);
- дополнительные выплаты (выходное пособие), если они предусмотрены (например, при ликвидации фирмы или при сокращении персонала) (ст. 178 ТК РФ), иные средства, если они полагаются по коллективному договору, локальным актам.
В число обязанностей работодателя входит: выдать работнику при увольнении в 2021 году определенный перечень документов. Их можно разделить на две большие группы:
- Обязательные бумаги.
- Документы, которые запрошены сотрудником (если работник не предъявил требование, то, соответственно, их не обязан выдать работодатель).
Обязательные документы
Большинство конфликтных ситуаций связано с выдачей трудовой книжки. Часто руководство недовольно увольнением человека по собственному желанию, и под разными предлогами не отдает книжку на руки. Соответственно, работник не может официально устроиться на новое место. Если такое происходит, лучше не терять время, а написать письменное заявление в Трудовую инспекцию. Время на рассмотрение обращения — тридцать дней. Сотрудники ведомства проведут проверку и вынесут предписание руководству организации, оштрафуют ответственных лиц или юрлицо по статье 5.27 КоАП РФ. Кроме того, стоит помнить, что за каждый день задержки трудовой организация обязаны выплачивать работнику заработную плату. Пока трудовая не выдана — работник официально не уволен.
Главное, что должен знать работник — нельзя расписываться в получении документа, пока он не оказался на руках, иначе жалобу признают необоснованной.
В последний день работы увольняющийся получает окончательный расчет по выплате зарплаты, а вместе с ним и расчетный лист, где отражаются все сведения о начислениях.
Нужно помнить, что еще должен выдать работодатель — это документы персонифицированного учета, содержащие информацию о застрахованном лице и его стаже. Для их оформления применяется форма СЗВ-М за последний месяц и СЗВ-СТАЖ. Указанные формы ведутся сводными таблицами на всех сотрудников. Поэтому в отделе кадров делают выписку из них на конкретного сотрудника только с его личными данными.
Обязательно проводится выдача справки о заработке за два предшествующих года, с которого производились отчисления в ФСС. Образцом служит форма 182н. Такую справку необходимо предоставить новому нанимателю для подсчета оплаты больничных листов, пособий в связи с материнством.
Обратите внимание: приведен исчерпывающий перечень, какие документы при увольнении обязан выдать работодатель сотруднику в 2021 году. Жаловаться на непредставление иных бумаг, если они не запрашивались, бессмысленно.
За халатное отношение к законному праву работника получить при увольнении все полагающиеся документы работодателю – как организации, в целом, так и ее руководителю персонально –могут грозить солидные штрафы. Данное нарушение подпадает под категорию административных санкции, которые регулируются Кодексом об Административных правонарушениях.
Так, при задержке дольше положенного времени или невыдачу (что является фактически одним и тем же) всех бумаг Трудовая инспекция вправе выписать юридическому лицу или ИП штраф в размере 30-50 тысяч рублей. Генеральному директору юрлица могут присудить индивидуальный штраф в размере 1-5 тысяч рублей.
Если в дальнейшем порочная тенденция будет развиваться, и организация не пересмотрит своего отношения к ведению личных дел сотрудников, то мера карательных воздействий может возрасти до 70 тысяч рублей для юридического лица и 20 тысяч рублей для его начальника. В особых случаях может применяться такая мера, как дисквалификация руководителя по занимаемой должности и специальности, сроком от 1 до 3 лет – статья 5.27 КоАП России.
В какой срок должны выдать справки при увольнении?
Трудовое законодательство обязывает работодателя выдать документы в следующие сроки:
- справка о заработной плате, трудовая книжка– в день увольнения;
- формы СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и расчет по страховым взносам — в день увольнения;
Согласно ч. 4 ст. 84.1 ТК, п.п. 2-2.3, п. 4 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, ч. 4 ст. 9 Закона от 30.04.2008 № 56-ФЗ.
При отсутствии возможности выдать документы в последний рабочий день, работодатель должен направить работнику уведомление о том, что он обязан их получить либо согласиться на отправку почтовым отправлением. Уведомление направляется по адресу по месту жительства сотрудника.
- остальные справки и копии документов – в течение трех дней от даты подачи заявления с просьбой об их выдаче (ч. 1 ст. 62 ТК).
Рекомендуется фиксировать дату поступления заявления в любом регистрационном регистре (например, журнале входящей корреспонденции), чтобы не допустить проблем, связанных с нарушением сроков.
Документирование при расторжении договора с сотрудником: порядок процедуры
Процедура увольнения требует соблюдения всех требований во избежание взаимных претензий и проблем между нанимателем и работником. Законодательство устанавливает следующий алгоритм действий при расторжении договора:
- Работник пишет заявление с указанием причины и даты прекращения трудовых отношений.
- Работодатель принимает заявление и издает приказ об увольнении, который подписывает сотрудник.
- Рассчитывается компенсация за неиспользованный отпуск.
- Делается расчет за отработанные дни.
- Начисляются НДФЛ и страховые взносы с положенных работнику выплат.
- Вносится запись об освобождении от должности в личную карточку увольняемого.
- Производится окончательный расчет.
- Делается запись в трудовой книжке.
- В день увольнения работнику выдаются трудовая книжка, справка о зарплате за два года, справка-расчет о прекращении трудовых отношений, приказ об увольнении (посмотреть полный список справок при увольнении с работы можно здесь).
- По требованию сотрудника предоставляются заверенные копии других документов — приказ о приеме на работу, сведения об отпусках и т. д. (какие выдают документы выдают при увольнении?).
При увольнении сотрудника по инициативе работодателя сразу издается приказ об увольнении, в котором должны быть указаны причина увольнения и соответствующий пункт ч. 1 ст. 81 ТК РФ. При увольнении по соглашению сторон работодатель и работник подписывают соответствующее соглашение, в нем определяется дата увольнения и ставится ссылка на ст. 78 ТК РФ.
Справка-расчет предназначена в фонд социального страхования. Ее функция состоит в том, чтобы эта организация выплачивала сотруднику пособие по нетрудоспособности после первых трех дней, когда эта обязанность лежит на работодателе.
Внимание
По желанию сотрудника организация может предоставить ему этот документ, если увольняющемуся требуется обратиться в ФСС за пособием.
Эта бумага включает:
- величину долга организации перед ФСС по взносам;
- размер взносов, предоставленных предприятием;
- сумма средств, полученных от территориальных органов ведомства с целью возмещения осуществленных расходов;
- и иную информацию.
Документы при увольнении в связи с истечением срока трудового договора
Если с работником заключен срочный трудовой договор, то по истечении срока действия этого договора и отсутствия желания работодателя продлевать срок его действия, нужно уведомить сотрудника о предстоящем увольнении.
Все последующие действия будут аналогичны увольнению работника по собственному желанию. Оформите увольнение в обычном порядке – издайте приказ, внесите запись о расторжении трудового договора в трудовую книжку сотрудника и его личную карточку и оформите необходимые документы, указанные в предыдущем описании увольнения.
Все последующие виды увольнения отличаются одно от другого наличием дополнительного документа, отражающего способ увольнения, с сохранением правил оформления всех документов, перечисленных выше.
Представим в виде таблицы документы, выдаваемые при увольнении работника в 2022 году, для оформления конкретного специфического вида увольнения:
|
Причина увольнения |
Специфические документы для данного типа увольнения |
|
Сотрудник не прошел испытательный срок |
Уведомление сотруднику о том, что он не прошел испытание. Предоставляется работнику не менее чем за три дня до окончания испытательного срока |
|
По соглашению сторон |
Составить письменное соглашение |
|
Сокращение численности или штата |
Письменное уведомление сотрудников о предстоящем увольнении в связи с сокращением штата или численности. Уведомление предоставить работнику не менее чем за два месяца до увольнения. В уведомлении необходимо предложить имеющуюся в организации работу. Если сотрудник откажется подписать полученное уведомление, составьте акт. Если в организации есть профсоюз, то ему необходимо сообщить о предстоящем сокращении численности. |
|
Увольнение за прогул |
На основании табеля учета рабочего времени, составьте акт об отсутствии на рабочем месте. В случае длительного прогула направьте сотруднику уведомление. Когда сотрудник появится на работе, потребуйте у него объяснение причин отсутствия. Далее установите, являются эти причины уважительными или нет. Если через два рабочих дня сотрудник не дал объяснений, составьте об этом акт о прогуле в присутствии минимум двух свидетелей. |
|
В связи со смертью сотрудника |
Для этого запросите у родственников умершего сотрудника копию свидетельства о смерти или решения суда о признании сотрудника умершим. Когда получите подтверждающие документы, оформите приказ о прекращении трудового договора и сделайте запись в трудовой книжке и личной карточке сотрудника. Трудовую книжку передайте лично в руки родственнику. Попросите родственника составить расписку, что он получил трудовую книжку, и расписаться в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Если родственник не может забрать трудовую лично, можно ее отправить обычной почтой. Но для этого нужно получить от него заявление о выдаче почтой. |
Порядок увольнения в 2021 году
Увольнение работника может быть вызвано рядом причин. В зависимости от того, кто стал инициатором процедуры выделяют четыре основания для прекращения трудовых отношений:
- По желанию работника.
- По обоюдному соглашению сторон.
- По инициативе работодателя.
- По причинам, независящим от сторон.
В каждом случае процесс увольнения имеет свои индивидуальные особенности. В основном, они касаются сроков расторжения договорных обязательств, а иногда и обязательного начисления дополнительных выплат. Дополнительное выходное пособие выплачивается, если работник уволен по сокращению штата или в связи с ликвидацией организации (ст. 178 ТК РФ).
Независимо от причины расторжения трудового договора, процесс увольнения сопровождается обязательным изданием приказа.
В нем указывается причина увольнения и ставится ссылка на статью ТК РФ, по которой сотрудник был уволен. Чаще всего это следующие статьи:
- ст. 78 — увольнение по соглашению сторон;
- ст. 80 — увольнение по собственному желанию работника;
- ст. 81 — увольнение по инициативе работодателя;
- ст. 71 — увольнение по инициативе работодателя по результатам испытательного срока;
- ст. 79 — увольнение в связи с тем, что срок трудового договора истек;
- ст. 83 — смерть работника и другие обстоятельства, которые не зависят от воли сторон договора.
Ответственность за невыдачу документов при увольнении сотрудника
Документы при увольнении сотрудника выдавать нужно обязательно, причём без задержек. Если работодатель нарушает данное требование, то ему угрожают разные неприятные последствия. Причём санкции возможны как для компании, так и лично для руководителя.
Юридическое лицо за невыдачу документов в 2022 году могут оштрафовать на сумму до 50 тысяч рублей, а должностное лицо – до 5 тысяч. При повторном нарушении размер штрафа для фирмы возрастает до 70 тысяч, а для руководителя – до 20 тысяч. Плюс ему начинает угрожать дисквалификация до 3 лет.
Соблюдение надлежащего порядка увольнения имеет принципиальное значение. Любые нарушения способны повлечь за собой неприятности как для компании, так и для руководителя. Поэтому лучше такого не допускать.