Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Авансовый отчет по командировке». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Правила направления работников в служебные командировки как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств, определены Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
Авансовый отчет: пошаговое заполнение
Авансовый отчет готовится в одном экземпляре.
Проставляется дата, отчету присваивается номер. На лицевой стороне необходимо указать название фирмы, подразделение, ФИО генерального директора, ФИО подотчетного лица, табельный номер, должность, наименование аванса.
Сведения о наличии остатка и сумма текущего аванса отражаются в табличной части. В случае перерасхода по предыдущему авансу эта информация указывается там же. Должно отметить общее количество полученных и израсходованных средств, сумму перерасхода или остатка, сведения о бухгалтерских счетах, где отражается подотчет.
В графах 2-4 на оборотной стороне, соблюдая хронологический порядок, работник указывает реквизиты подтверждающих расходы документов, сумма затрат отмечается в 5-й графе. Сумма принятых к расходу средств указывается бухгалтером в 7-й графе, счета (субсчета) – в 9-й графе, а 8-ая графа заполняется бухгалтером, если средства были выданы в валюте.
Производственные расходы не смогут быть отражены и у организации не получится вычесть НДС без подтверждающих первичных документов, которые работник должен прикрепить к отчету. К ним относятся: чек (товарный или кассовый), ПКО, товарные накладные и т.п.
Бухгалтер заполняет расписку о принятии отчета к проверке, отрезает ее и вручает подотчетному лицу. В ней содержатся ФИО подотчетного лица, сумма полученных денег, реквизиты отчета и количество документов.
Но временами при заполнении авансового отчета возникают ошибки.
«1C:Бухгалтерия 8» — это самая популярная бухгалтерская программа, способная вывести автоматизацию учета на качественно новый уровень. Удобный продукт и подключаемые к нему сервисы позволят эффективно решать задачи бухгалтерской службы любого бизнеса!
- Поддержка разных систем налогообложения, ведение бухгалтерского и налогового учета, сдача отчетности;
- Учет МПЗ, партионный учет, расчеты с контрагентами, выписка первичных документов;
- Расчет зарплаты, учет денежных операций;
- Интеграция с другими программами 1С и сайтами;
- Работа с электронными листами нетрудоспособности (ЭЛН).
Отражение расчетов по загранкомандировкам
Расчеты по оплате и возмещению расходов работника, связанных с командировкой за пределы РФ, в том числе выплата аванса и погашение неизрасходованных средств, могут осуществляться в иностранной валюте (п. 16 Положения о командировках, п. 9 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»).
Порядок отражения в бухгалтерском и налоговом учете расходов и расчетов с работником, связанных с зарубежными командировками, зависит от валюты, в которой выдавался аванс на командировку, и от наличия документов, подтверждающих конвертацию валюты.
На практике возможны следующие варианты выдачи аванса работнику:
-
аванс выдан в иностранной валюте (наличными или путем перечисления денежных средств на личную банковскую карту работника в валюте);
-
выдана корпоративная банковская карта в валюте;
-
аванс выдан в рублях (наличными или перечислением денежных средств на личную банковскую карту работника);
-
выдана корпоративная банковская карта в рублях.
Приложения к авансовому отчету
Безусловно, основные документы по командировке — это не столько авансовый отчет. Сколько документы в подтверждение расходов. Какие документы должен собрать и предоставить работодателю работник?
1. Расходы на проживание:
- гостиница: счет и чек ККТ или справка с детализацией услуг и иные документы об отплате
- аренда квартиры: договор найма (аренды), расписка физического лица (Арендодателя) о получении денег, чек ККТ (если он — организация).
2. Проезд к месту командировки:
- электронный билет и посадочный талон
- багажная квитанция
- можно использовать справки авиаперевозчика, ж/д перевозчика
3. Проезд общественным транспортом, такси:
- билет и чек ККТ
Расходы можно подтвердить электронным документом, подписанным электронной подписью.
Для бухгалтера: в командировочные расходы по налогу на прибыль включайте суточные и документально подтвержденные расходы на проезд и проживание. НДС по расходам на проезд можно принять к вычету без счета-фактуры, если налог выделен в билете. НДФЛ и страховые взносы на командировочные расходы только в части, превышающие нормы (п. 1 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ, Письмо ФСС от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985).
Таким образом, авансовый отчет по командировке позволит избежать необоснованных трат в служебных поездках и систематизировать расходы на указанные цели.
Нужно ли отчитываться по подотчетным суммам, переведенным на банковскую карту?
Прежде всего, стоит отметить, что никто не запрещает использование для целей оплаты расходов предприятия (предпринимателя) через подотчетное лицо банковской карты.
Причем, деньги можно переводить как на корпоративную карту, которая открыта на предприятие, так и на личную карту самого подотчетного лица.
Только в обоих случаях, чтобы подотчетные средства не приняли за доход сотрудника, следует при переводе средств указать их целевой характер. Например, «для оплаты товаров по накладной…», или «под отчет», и т.д.
Кроме того, Указание Банка России №3210-У регламентирует только порядок работы с выданными под отчет средствами в наличной форме – монетами и банкнотами в валюте РФ (п.1 Указания №3210-У). И не касается безналичных расчетов.
Поэтому предприятие само решает вопрос об отчетности по подотчетным средствам, переведенным на банковскую карту. И лучше всего, если следовать порядку, который установлен для наличной формы подотчетных денег.
Т.е. нужно обязать сотрудников в случае безналичного получения ими средств под отчет сдавать в определенные сроки авансовый отчет. Это решение стоит сразу прописать, например, в Положении о подотчетных лицах.
Авансовый отчёт по командировке: правила оформления, нюансы заполнения, бухгалтерские проводки
При этом на бланке обязательно должна стоять подпись (резолюция) лица, которое приняло документ. Автограф последнего будет свидетельствовать о том, что отчет принят к рассмотрению.
Для того, чтобы при составлении отчета не возникало трудностей, перед тем как отправиться в командировку, следует внимательно ознакомиться с теми задачами, которые поставлены руководством.
Необходимо, чтобы задачи командировки были оформлены в письменном виде – в форме служебного задания (при выявлении каких-то непонятных моментов, их нужно разрешить на месте).
Таким образом, обязанности командированного сводятся исключительно к выполнению тех функций, которые будут указаны в данном документе. Именно результаты решения этих вопросов следует отразить в отчете в первую очередь. По возможности, их следует подкрепить дополнительными обосновывающими бумагами.
Если в период поездки работодатель вдруг посчитает нужным поставить какие-то дополнительные задачи подчиненному, он обязательно должен будет согласовать с ним возможность их выполнения. При этом работник имеет полное право от них отказаться.
Сроки по сдаче отчета о командировке определяются в индивидуальном порядке и зависят от особенностей предприятия. В среднем – это три рабочих дня, но в любом случае, этот период не должен превышать одного месяца с момента возвращения сотрудника из служебной поездки.
Помимо отчета, командированный должен передать в бухгалтерию:
• авансовый отчет (о расходах, произведенных в командировке);
• квитанции, чеки, проездные билеты, и пр. подтверждающие платежные бумаги;
• командировочное удостоверение (если оно выдавалось).
Прежде чем перейти к детальному описанию документа, дадим некоторые общие сведения. Начнем с того, что данный отчет можно писать либо в произвольном виде, либо по унифицированной форме, либо, если в организации существует утвержденный в учетной политике собственный шаблон документа – по его типу. Способ формирования отчета должен быть обозначен в локальных актах фирмы.
Отчет допускается писать на обычном листе бумаги любого подходящего формата (лучше А4) или на фирменном бланке – если это требование есть во внутренних нормативных документах предприятия. Писать его можно как от руки, так и набирать в компьютере (с обязательной последующей распечаткой).
Безоговорочно надо соблюсти только одно правило – в отчете должен стоять автограф командировочного, лица, которое приняло отчет (обычно это руководитель структурного подразделения), а также директора предприятия (помимо подписи он должен поставить на отчете свою резолюцию).
Отчет лучше всего писать в двух идентичных экземплярах (если от руки, то можно через «копирку»), один из которых следует передать руководству, второй, на всякий случай, оставить у себя (предварительно сделав отметку о принятии копии у представителя работодателя).
Для начала — короткое пояснение по структуре. Если вы пишете отчет в произвольной форме (а такая практика сейчас имеет широчайшее распространение), то поделите мысленно бланк на три части: начало, основной раздел и концовку.
Начало – сведения о самом документе (номер, место, дата составления).
Основной блок – собственно отчет, куда включается:
• его период (дата начала и окончания);
• основание (здесь надо указать документ, на основании которого вы были отправлены в командировку – это может быть приглашение со стороны другой организации, приказ директора и т.п.);
• цель командировки (указывайте фактические задачи, которые перед вами поставило руководство);
• результаты поездки: чем подробнее, тем лучше. Если по итогам командировки были заключены какие-то договоры, получены свидетельства, сертификаты и т.п. документы, нужно указать их номер и дату.
По мере необходимости, можете приложить к бланку дополнительные бумаги, оформив их наличие в отчете отдельным пунктом. В конце документ нужно обязательно подписать и датировать текущим числом.
Авансовые отчеты по командировке за границу
Аванс для расходов в загранкомандировке на предприятии вправе получить лицо, которое заключило с организацией трудовой договор и не имеет задолженностей по предыдущим суммам, выданным этому лицу подотчет. Запрещено выдавать подотчет денежные средства лицам, не находящимся с организацией в трудовых отношениях, а также передавать для совершения расходов выданные деньги третьим лицам.
Выплата производится бухгалтером компании наличными денежными средствами через кассу, при этом кассир выписывает на имя сотрудника соответствующие документы. Деньги правомерно перечислить работнику на зарплатную банковскую карту, личную карту сотрудника или предоставить подотчетному лицу для расчетов корпоративную банковскую карту.
При необходимости предоставить денежные средства работнику для оплаты расходов в заграничной командировке, бухгалтер может выдать или перечислить работнику денежные средства в валюте (сотрудник также будет обязан собрать все чеки и квитанции, чтобы затем вложить их в авансовый отчет) на карточку. Подтверждение, что курсовая разница возникла, прикрепляется бухгалтером в виде пояснительной записке об изменении курса валюты за подписью руководителя к авансовому отчету.
В пояснительной записке рекомендуется указать, какая с момента перечисления валюты до даты утверждения авансового отчета возникла курсовая разница: положительная или отрицательная. Далее курсовую разницу бухгалтер учитывает в бухгалтерском учете.
Для предприятий, относящихся к бюджетной сфере, командировки оформляются по такому же алгоритму, что и в коммерческой организации. Авансовый отчет (в бюджетном) по командировке за границу (в валюте также выдаются денежные средства наличными или перечисляются на банковскую карту) оформляется с приложением оправдательной документации и пояснительной запиской в случае возникновения курсовой разницы.
Еще один особенный случай учета расходов на командировку относится к производственной практике студентов на дневной форме обучения. Одаренных учащихся некоторые учебные заведения направляют на практику в самые престижные подразделения предприятия, предоставляющего такую возможность, которые иногда функционируют не в том же городе России, где студент учится.
Если предприятие заинтересовано в студенте, как в перспективном сотруднике в будущем, руководитель организации вправе принять решение о направлении его на производственную практику за счет предприятия.
Возникает случай, когда студенту оплачивают проезд до места прохождения преддипломной практики из кассы предприятия. Надлежит ли в этом случае запросить с учащегося авансовый отчет? Что важнее: даты в билетах или даты по графику производственной практики студентов 2019 года обучения?
В рассматриваемом случае студент не связан с предприятием, направляющим его на практику, трудовыми отношениями. Находясь на дневной форме обучения, студент не вправе заключить трудовой договор с предприятием, соответственно, он не может от лица компании нести расходы в интересах организации. Поэтому выплаты на подобные цели предприятие может произвести только из чистой прибыли.
При оплате затрат на командировки из чистой прибыли, организация не ограничена законодательством документацией для подтверждения правомерности таких расходов. Поэтому даты на билетах и даты, указанные в графике производственной практики могут не совпадать, для налогового учета это не имеет никакого значения.
Сдать авансовый отчет по командировке следует в течение трех рабочих дней с момента завершения командировки. Например, если сотрудник вернулся из поездки 02.07.2018, то отчитаться за аванс он должен не позднее 05.07.2018.
ВАЖНО!
Если работник заболел, например, в день возвращения либо на следующие сутки, сотруднику был выписан больничный лист, то в таком случае он должен отчитаться в течение 3 рабочих дней с момента, когда листок нетрудоспособности будет закрыт официально.
В тот же срок работник должен вернуть излишки, которые не подтверждены официальными документами. Если специалист отказывается возвращать излишне полученные деньги, то можно оформить удержание из заработной платы. Как это сделать, читайте в отдельном материале: «Как удержать из зарплаты подотчетную сумму».
Порядок выплаты суточных работникам
После того как работодатель определит, какой размер суточных в командировке положен сотруднику, проводится оформление соответствующей документации.
Общий порядок возмещения командировочных расходов:
- информирование работника о предоставлении лимита и необходимости документального фиксирования затрат;
- отправка сотрудника в поездку;
- по возвращении на рабочее место сотрудник должен предоставить руководству доказательства затрат в виде чеков и билетов;
- производится расчет размера суточных в командировке (количество дней, проведенных вне основного рабочего места, умножают на установленный лимит);
- сотрудник получает компенсацию затрат вместе с заработной платой.
Важно! В зависимости от организации, порядок получения суточных варьируется: сроки и объем выплат, требования к документации.
В обязанности организации входит возмещение работникам денежных средств согласно статье 168 ТК РФ не только за каждый день пребывания в поездке, но и за выходные, праздничные дни. Выплачивается компенсация сотрудникам за время пребывания в пути, включая непредвиденные остановки.
Заполняем авансовый отчет по командировке
Если командировка запланирована заранее и входит в план командировок, сотрудник может написать заявление на получение аванса на служебные расходы. В их число входит проживание, проезд к месту командировки и обратно, питание. Именно об этих тратах, он должен отчитаться при прибытии обратно на рабочее место.
Составив отчет о командировке, в заключение указывается итоговая сумма израсходованных средств. Если сумма больше выданного аванса, бухгалтерия должна перечислить разницу. При меньших затратах сотрудник должен внести денежные средства в кассу.
Авансовый отчет — один из документов, составление которого четко регламентируется законом. Он составляется командированным сотрудником в качестве подтверждения всех понесенных расходов в служебной поездке.
Вместе с ним в бухгалтерию должны быть предоставлены оригиналы документов на расходы. В общих чертах авансовый отчет представляет собой документ, в котором перечислен список командировочных расходов.
Что должно прилагаться к авансовому отчету
Вот документы, которые должны быть приложены к авансовому отчету (Пункт 26 Положения):
— командировочное удостоверение по форме N Т-10 (при командировках в страны СНГ, с которыми есть соглашения о том, что в загранпаспорте не делаются пограничные отметки) (Пункт 15 Положения) либо копии страниц загранпаспорта работника с отметками о пересечении границы;
— документы, подтверждающие затраты на проезд. При этом если покупался электронный авиа- или железнодорожный билет, то подтверждающими документами могут быть распечатка маршрут-квитанции (билета) и посадочный талон, а также документы об оплате билета (кассовый чек либо чеки платежного терминала, банковская выписка);
— документы, подтверждающие расходы на проживание (счет, чеки об оплате);
— документы, подтверждающие другие расходы (если они имели место): на оформление визы и медстраховки, на оплату постельного белья в поезде, перевеса багажа, представительских услуг, почтовых расходов, услуг связи и т.д.
Для удобства можно взять несколько листов чистой бумаги, озаглавить каждый по виду расходов (к примеру, «Транспортные расходы», «Гостиничные расходы», «Иные расходы») и приклеить на них соответствующие расходные документы.
А вот на что работник потратил выданные ему суточные, неважно. Никакими чеками, квитанциями и другими подобными документами это подтверждать не нужно.
Прилагать к авансовому отчету бланк служебного задания для направления в командировку (форма N Т-10а) с заполненным разд. 12 «Краткий отчет о выполнении задания» (Пункт 26 Положения) не обязательно, так как налоговые органы считают, что служебное задание вместе с отчетом о его выполнении не являются документами, необходимыми для подтверждения расходов.
Учитываем командировочные расходы
Как признаются основные расходы по командировке для целей налогообложения, для наглядности мы покажем в таблице.
Вид расходов |
Налог |
НДФЛ |
Страховые взносы в |
Суточные в |
Полностью |
Не удерживается |
Не начисляются |
Суточные за день приезда из загранкомандировки в Россию должны |
|||
Расходы на проезд: |
Учитываются |
Не удерживается |
Не начисляются |
Расходы по найму |
Учитываются |
Не удерживается |
Не начисляются. |
Не учитываются для целей налогообложения прибыли расходы на обслуживание |
|||
Расходы на |
Учитываются |
Не удерживается |
Не начисляются |
Оплата услуг связи |
|||
Оплата услуг |
|||
Обосновать расходы на оплату VIP-залов можно, например, так: обслуживание |
Оформление командировки в 2021 году
Авансовый отчет выступает обязательным условием процедуры выдачи денег подотчет. Работник должен отчитаться о совершенных тратах именно таким образом.
Этот документ относится к обязательной отчетности учреждения, а, следовательно, необходим к заполнению. Его основная цель – полный контроль над финансовыми расходами в бюджетной организации. С помощью такого документа можно не только проверить движение расходуемых средств, выданных на исполнение потребностей учреждения, но и списать произведенные траты.
Служебные поездки, либо командировки, влекут за собой некоторые затраты, скажем, на проезд, проживание, службы связи и т.д. Для этого из кассы организации командированному работнику выдаются денежные средства. Вернувшись, он должен отчитаться за потраченные суммы, предоставив чеки, квитанции, счета, убыточные, билеты. На основе этих подтверждающих документов бухгалтер либо же сам работник оформляет авансовый отчет (форма №АО-1). Вам понадобится
- — подтверждающие документы;
- — план счетов;
- — калькулятор.
1. Проверьте правильность оформления подтверждающих документов. Затраты, указанные в них, обязаны быть экономически обоснованы. При покупке за наличный расчет вы обязаны предоставить квитанцию и товарную убыточную. В этих документах проверьте указание реквизитов компании, дату и время покупки, название товара. В товарной убыточной неукоснительно должна присутствовать синяя печать организации. 2. Позже того как все проверено, начните заполнять авансовый отчет. В самой верхней строчке напишите название компании, проставьте код вашего предприятия (ОКПО). 3. Напишите номер документа и дату составления отчета. Впишите название структурного подразделения, укажите подотчетное лицо, должность и его номер по табелю. В строке «Предназначение аванса» укажите «командировочные расходы». 4. Заполните таблицу. Вначале впишите сумму, которая была выдана на руки. Ниже подведите вывод, то есть укажите, сколько получено и израсходовано денежных средств. Рядом напишите то же самое, только применяя бухгалтерский язык, то есть сделайте проводки. Для этого вам потребуются подтверждающие документы. 5. Заполните оборотную сторону форму. Впишите дату и номер документа, название, сумму расходов, дебетовый счет. Скажем, при покупке материалов в дебете укажите счет 10. Позже того как записи внесены – подведите вывод. Подпишите у подотчетного лица. 6. Вернитесь к заполнению первого листа. В таблице, где необходимо было указать бухгалтерские проводки, укажите поэтапно расходы. В дебет впишите тот же счет, что и на оборотной стороне формы, а в кредите – 71. 7. Под таблицей укажите, сколько приложений прикреплено к форме, для этого подсчитайте число подтверждающих документов. В правом верхнем углу утвердите отчет, указав сумму прописью и поставив подпись. 8. Дальше впишите сумму возврата из подотчета, подпишите документ у основного бухгалтера и кассира.
Для начала рассмотрим общий механизм того, как заполнить образец авансового отчёта по командировке.
- В выданном бухгалтерией бланке работник заполняет:
- наименование организации;
- своё Ф.И.О;
- должность;
- структурное подразделение;
- цель выдачи денежных средств (командировка).
Однако эти реквизиты обычно уже указывают, если предприятие использует бухгалтерское программное обеспечение.
- Затем работник пишет дату составления отчёта и заполняет строки на его другом листе. Туда он вписывает:
- наименования подтверждающих документов;
- суммы расходов по ним.
Налоговым правом определен порядок выплаты суточных, которые полагаются работникам, пребывающим больше одного дня в командировке. Размер суточных устанавливается коллективным договором, расположением о командировках и зависит от региона, страны, куда отправляется эксперт по служебным делам. Вам понадобится
- — Налоговый кодекс РФ;
- — документы работника;
- — коллективный договор либо расположение о командировке;
- — Трудовой кодекс РФ.
1. Закрепите размер суточных во внутреннем документе фирмы. Это может быть расположение о командировках, коллективный договор. Вы вправе установить различные суммы искупления затрат для отдельных категорий работников. К примеру, суммы оплаты суточных экспертов, трудящихся на управляющих должностях, и рядовых работников могут значительно отличаться. 2. Для работников, отправленных в командировку в один регион РФ, размер суточных один, а для экспертов, выехавших по делам компании в иную область, сумма затрат возмещается в другом размере. Помимо того, суммы будут напрямую зависеть от яруса жизни в той либо другой области РФ. К примеру, в Москве жилье значительно подороже, чем в Костроме. Следственно, и оплачиваться командировка в столицу будет в большем размере. 3. При налогообложении расходы на командировку, включая суточные , включаются в суммы, снижающие налоговую базу по выручки. Суточные и иные расходы на поездку по служебным делам подтверждаются документально, обоснованы и связаны с приобретением дохода. 4. Но в НК РФ есть оговорки, которые заключаются в дальнейшем. Для работников, которые командируются в другие города внутри страны, установлен определенный размер суточных, тот, что может быть включен в другие расходы. А для экспертов, выезжающих в другие страны, зафиксирована максимальная сумма суточных, которая сокращает базу по выручки. Вы вправе коллективным договором установить и крупные сумы искупления, но с размера, превышающего твердую ��умму, вы уплатите налог. 5. Выплачивайте суточные работникам в зависимости от числа дней, проведенных в командировке. В выходные и торжественные дни начисляйте двойственный размер, но если работнику дается добавочный отгул, рассчитывайте суточные, исходя из установленной суммы. Одинарный размер суточных выплачивается за время нахождения в командировке в торжественные дни, когда эта норма входит в норму рабочего времени.
- Трудовой кодекс РФ
- Налоговый кодекс РФ
- Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749)
- Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (утверждено Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922)
- Федеральный закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования РФ, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»
- Федеральный закон от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»
- Письмо Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 № 1343-19
- Письма Минфина России:
- от 25.04.2013 № 03-04-06/14428
- от 14.10.2009 № 03-04-06-01/263
- от 03.09.2012 № 03-03-06/1/456